Umowy z kursantami szkoły językowej online: zapisy, pakiety lekcji i kursy dla firm

Kursant, który zapisuje się przez telefon, formularz na stronie albo mailowo i podpisuje umowę przez link, zawiera ją na odległość. Jeśli jest konsumentem, może od niej odstąpić w ciągu 14 dni bez podawania przyczyny (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Dotyczy to także kursu stacjonarnego: liczy się sposób zawarcia umowy, a nie miejsce zajęć.

Problem pojawia się, gdy kurs startuje wcześniej niż po 14 dniach, a w szkole językowej to reguła. Jeżeli zajęcia mają ruszyć przed upływem terminu, szkoła powinna uzyskać od kursanta wyraźne żądanie rozpoczęcia usługi i potwierdzenie, że wie o utracie prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi (art. 21 ust. 2 tej ustawy). Kursant, który po takim żądaniu odstąpi, płaci za zajęcia, które już się odbyły, proporcjonalnie do ceny (art. 35). Bez tego oświadczenia szkoła ryzykuje zwrot całości, także za lekcje, które kursant zdążył odbyć.

Najprościej dołączyć to oświadczenie jako osobny punkt na ostatniej stronie umowy, nad podpisem, a nie ukrywać go w regulaminie. Kursant podpisuje oba dokumenty jednym linkiem, a Karta Podpisów pokazuje datę i godzinę, z której wynika, że żądanie złożył przed pierwszymi zajęciami.

W szkole językowej umowę podpisują trzy różne typy klientów, a błąd w ustaleniu strony wychodzi dopiero przy windykacji rat.

• Uczeń do 18 lat. Stroną umowy i płatnikiem jest rodzic. Podpisuje on, a nie dziecko, nawet jeśli nastolatek sam wybrał kurs przygotowujący do matury. Zgody na nagrania lekcji czy publikację zdjęć z zajęć też składa rodzic. Szerzej o dokumentach rodziców piszemy przy szkołach i placówkach oświatowych.
• Kursant dorosły. Podpisuje sam. Jeśli za kurs płaci ktoś inny, na przykład rodzic studenta, wpisz go w umowie jako płatnika i dodaj jako drugiego sygnatariusza.
• Kurs dla firmy. Stroną jest pracodawca, nie pracownik. Umowę podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji firmy, a pracownicy dostają najwyżej regulamin zajęć i zgody. Uwaga: jeśli firma chce, by pracownik po kursie odpracował jego koszt, to jest to umowa lojalnościowa między firmą a pracownikiem, zawierana na piśmie. Szkoła nie jest jej stroną.

Umowa o kurs to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego). Kursant może ją wypowiedzieć w każdym czasie (art. 746 § 1 KC), płacąc za zajęcia już przeprowadzone. Postanowienia typu „w razie rezygnacji opłata za semestr nie podlega zwrotowi” w umowie z konsumentem łatwo uznać za niedozwolone, dlatego lepiej rozliczać rezygnację według zajęć, które się odbyły, i ewentualnie krótkiego okresu wypowiedzenia.

Sytuacje, które widzimy najczęściej w szkołach językowych:

• Kursant „zniknął” w październiku i nie płaci rat. Bez podpisanej umowy trudno wykazać, na jaki okres się zapisał. Karta Podpisów z datą i adresem e-mail zamyka ten temat.
• Zmiana grupy po teście poziomującym. Nowa grupa ma inną liczbę godzin i cenę. Wyślij krótki aneks zamiast ustnej zgody.
• Przejście z zajęć stacjonarnych na online. Jeśli umowa mówi o zajęciach w sali, zmiana trybu to zmiana umowy. Aneks podpisany przez link rozwiązuje to w jeden dzień.
• Rezygnacja zgłoszona lektorowi na lekcji. Lektor nie zawsze przekazuje ją do sekretariatu. Wskaż w umowie, że rezygnację składa się w formie dokumentowej, na przykład mailem, i od kiedy biegnie okres wypowiedzenia.

1. Szablony. Zapisz w panelu osobne PDF-y: umowa na kurs grupowy, pakiet lekcji, kurs dla firmy, regulamin. Przy zapisie wybierasz tylko właściwy.
2. Sygnatariusze. Wpisz imię i e-mail kursanta albo rodzica. Przy płatniku innym niż kursant dodaj dwie osoby i ustaw kolejność: najpierw płatnik, potem kursant.
3. Podpis z telefonu. Kursant nie zakłada konta. Otwiera link, czyta PDF i podpisuje palcem, wpisanym imieniem albo kliknięciem. Przy kursach dla firm, gdzie umowa opiewa na większą kwotę, możesz włączyć kod SMS dla reprezentanta firmy.
4. Karta Podpisów. Po podpisaniu obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów: imię, e-mail, IP, znaczniki czasu i skrót dokumentu. To Twój dowód w sporze o raty.

Na początku semestru zmieniasz regulamin wszystkim kursantom naraz? Masowa wysyłka wysyła ten sam PDF do każdego osobno, każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów, a przypomnienia idą same do tych, którzy nie podpisali.

Umowa o kurs, regulamin, aneksy, rezygnacje i zgody RODO nie mają wymaganej formy. Zwykły podpis elektroniczny (SES) zgodny z eIDAS wystarcza, a gdy włączysz kod SMS lub weryfikację tożsamości dla wszystkich sygnatariuszy, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego. Więcej o poziomach podpisu na stronie moc prawna.

Naszym podpisem nie zastąpisz formy pisemnej tam, gdzie wymaga jej ustawa. W szkole językowej to przede wszystkim umowa o pracę z lektorem zatrudnionym na etat (papier albo podpis kwalifikowany) oraz umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych do materiałów, które lektor przygotował, jeśli szkoła chce je nabyć na własność. Rejestracja na egzaminy certyfikatowe odbywa się według zasad centrum egzaminacyjnego i jego systemu, nie przez umowę szkoły.