Podpis elektroniczny w szkole: zgody rodziców, umowy z nauczycielami i dokumenty szkoły niepublicznej

Zestawienie obejmuje dokumenty, które szkoły najczęściej zbierają od rodziców i współpracowników. SES oznacza zwykły podpis elektroniczny zgodny z eIDAS, którym rodzic podpisuje w przeglądarce.

Jeżeli dokumentu nie ma w tabeli, zadaj jedno pytanie: czy przepis albo statut wymaga dla niego formy pisemnej? Jeśli nie, decyduje to, czy w razie sporu wykażesz, kto podpisał. Szerzej o tej granicy piszemy na stronie moc prawna podpisu elektronicznego.

W szkole publicznej dziennik elektroniczny służy do ocen, frekwencji i wiadomości. Wiadomość w dzienniku nie jest jednak podpisem: widać w niej, że rodzic odczytał informację, ale nie ma treści oświadczenia związanej z jego podpisem i skrótem dokumentu. Dlatego wiele szkół i tak drukuje zgody na wizerunek, regulaminy wyjść czy zgody na udział w konkursach i rozdaje je przez uczniów. Dla tych dokumentów podpis elektroniczny jest prostszy niż kartka, która wraca pognieciona albo nie wraca wcale.

Uczciwie: szkoła publiczna nie potrzebuje nas do dokumentacji przebiegu nauczania ani do pism do kuratorium i organu prowadzącego. To pozostaje w jej systemach.

W szkole niepublicznej relacja z rodzicem jest przede wszystkim umową. Umowa o naukę, regulamin opłat, aneks z nową wysokością czesnego, wypowiedzenie przy zmianie szkoły: to dokumenty cywilnoprawne, które nie wymagają formy pisemnej, a spory o czesne zdarzają się regularnie. Tu podpis elektroniczny z pełnym śladem audytowym realnie zmienia pozycję szkoły, bo zamiast nieczytelnego skanu masz zapis, kto, kiedy i z jakiego adresu zaakceptował stawkę. Rozporządzenie o krajoznawstwie i turystyce dotyczy szkół publicznych, więc szkoła niepubliczna zasady zgód na wycieczki określa sama w statucie lub regulaminie.

Na początku roku szkolnego wychowawca potrzebuje od każdego rodzica kilku zgód naraz. Najczęściej jest to zezwolenie na publikację wizerunku (strona szkoły, kronika, profil w mediach społecznościowych), zgoda na przetwarzanie danych przy konkursach i olimpiadach, a czasem zgoda na udział w zajęciach dodatkowych prowadzonych przez firmę zewnętrzną.

Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, a za dziecko udziela go rodzic (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Przepis nie wymaga formy pisemnej, ale szkoła musi umieć wykazać, że zezwolenie istnieje i czego dotyczy. Dobrze napisana zgoda rozdziela pola: osobno strona internetowa, osobno media społecznościowe, osobno materiały promocyjne, i przypomina, że zgodę można w każdej chwili wycofać.

Przy podpisie online szkoła wysyła jeden PDF do rodziców całej klasy masową wysyłką. Każdy rodzic dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów, więc wycofanie zgody przez jednego rodzica nie dotyka pozostałych. Jeśli rodzic nie zgadza się na jeden z punktów, może dokument odrzucić z uzasadnieniem, a wychowawca od razu wie, którego dziecka nie pokazywać na zdjęciach.

Szkoły, zwłaszcza niepubliczne, zatrudniają na umowę zlecenia instruktorów kół zainteresowań, trenerów, lektorów i korepetytorów. Te osoby rzadko bywają w sekretariacie w godzinach jego pracy. Umowa zlecenia nie wymaga formy pisemnej, więc można ją zawrzeć elektronicznie, tak samo rachunek do umowy zlecenia i miesięczną ewidencję godzin.

Osobny obowiązek dotyczy każdej osoby dopuszczanej do pracy z dziećmi. Przed nawiązaniem współpracy organizator sprawdza, czy dane kandydata są w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, a kandydat przedkłada informację z Krajowego Rejestru Karnego (art. 21 ust. 1 do 3 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich). Oświadczenie o państwach zamieszkania z ostatnich 20 lat składa się z klauzulą o odpowiedzialności karnej (art. 21 ust. 5 i 8). Samą informację z rejestru kandydat przynosi osobno, ale umowę i oświadczenie może podpisać przez link.

Przy umowach z nauczycielami dobrze działa kolejność podpisywania: najpierw zleceniobiorca, na końcu dyrektor. Dyrektor dostaje dokument dopiero wtedy, gdy druga strona go zaakceptowała, i nie musi pilnować, kto jeszcze nie podpisał.

1. Szablony na cały rok. Zgodę na wizerunek, regulamin wyjść, umowę zlecenia i aneks do umowy o naukę zapisujesz raz jako szablony. We wrześniu nie składasz ich od nowa.
2. Masowa wysyłka do klasy. Jeden PDF, lista rodziców z adresami e-mail, każdy podpisuje swój egzemplarz. Automatyczne przypomnienia robią to, co wcześniej robił wychowawca na zebraniu.
3. Kod SMS przy pieniądzach. Umowę o naukę i aneks z czesnym wysyłaj z kodem SMS, a przy nowym rodzicu, którego szkoła nie zna, możesz włączyć weryfikację tożsamości dowodem.
4. Sekretariat w planie Team. Sekretarka, dyrektor i księgowa widzą wspólne dokumenty szkoły, więc umowa nie ginie na koncie osoby, która jest na urlopie.

Po podpisaniu wszyscy dostają PDF z Kartą Podpisów: imię i nazwisko, e-mail, adres IP, czas i skrót SHA-256 dokumentu. Autentyczność pliku każdy sprawdzi w walidatorze.

• Zgody rodzica na wycieczkę w szkole publicznej. § 8 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 25 maja 2018 r. wymaga formy pisemnej, a tę spełnia podpis odręczny albo kwalifikowany. Nasz podpis zwykły i zaawansowany jej nie spełniają. Możesz natomiast elektronicznie przekazać rodzicom program i regulamin wycieczki.
• Dokumentów urzędowych, takich jak świadectwa i legitymacje, oraz pism do organów składanych przez ePUAP. To zadania systemów szkoły.
• Umów, dla których przepis zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności, na przykład przeniesienia majątkowych praw autorskich do materiałów dydaktycznych. Tu potrzebny jest podpis kwalifikowany albo papier.