Podpis elektroniczny dla freelancera: od briefu do odbioru pracy i zapłaty

Najwięcej sporów freelancerów nie dotyczy prawa, tylko zakresu. Klient pamięta, że „miało być też wersja na Instagram”, Ty pamiętasz dwie rundy poprawek. Wszystko zależy od tego, co da się pokazać na piśmie.

• Brief jako załącznik: opis zadania, liczba propozycji, formaty plików, liczba rund poprawek, termin. Klient podpisuje go razem z wyceną.
• Zlecenie zmian: gdy klient chce czegoś spoza briefu, wysyłasz jednostronicowe zlecenie z ceną i nowym terminem. Pracę zaczynasz po podpisie, nie po wiadomości „zrób, dogadamy się”.
• Odrzucenie z uzasadnieniem: klient, który nie akceptuje wyceny zmian, odrzuca dokument z opisem. Wiesz, czego oczekuje, i masz ślad, że propozycję złożyłeś.

Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się wykonać oznaczone dzieło (art. 627 KC). Im dokładniej brief to dzieło oznacza, tym łatwiej wykazać, że zostało wykonane.

W braku odmiennej umowy wynagrodzenie za dzieło należy się w chwili jego oddania, a gdy dzieło oddaje się częściami i wynagrodzenie liczono za każdą część, z chwilą oddania każdej części (art. 642 KC). Dlatego protokół odbioru jest dla freelancera ważniejszy niż sama umowa: pokazuje dzień, od którego klient zalega z zapłatą.

Wyślij protokół odbioru z listą przekazanych plików albo linkiem do repozytorium i zaznacz, że klient może go podpisać albo odrzucić z opisem wad. Karta Podpisów zapisze datę i godzinę. Jeśli klient milczy, automatyczne przypomnienia e-mail wracają same. Przy projektach IT możesz skorzystać ze wzoru protokołu odbioru oprogramowania.

Logo, tekst, zdjęcie, ilustracja czy kod to utwory. Klient korzysta z nich na podstawie licencji albo przeniesienia praw. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim), tak samo licencja wyłączna (art. 67 ust. 5). Klauzula o przeniesieniu praw w umowie podpisanej przez link nie zadziała.

Praktyczny układ: umowę na wykonanie pracy z licencją niewyłączną podpisujecie przez link, a jeśli klient potrzebuje pełnych praw, na przykład do logo, które zarejestruje jako znak towarowy, podpisujecie osobną umowę przeniesienia odręcznie albo kwalifikowanym podpisem. Warto też dopisać w umowie prawo do pokazania pracy w portfolio, bo bez tego klient może się sprzeciwić. Więcej w poradniku jaki podpis przy przeniesieniu praw autorskich.

• Klient z Unii: rozporządzenie eIDAS obowiązuje we wszystkich państwach Unii, a podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Umowę po angielsku wgrywasz jako PDF tak samo jak polską. O języku umowy piszemy w tekście umowa z obcokrajowcem: w jakim języku.
• Klient spoza Unii: skutki podpisu ocenia się według prawa, które wybraliście w umowie. Wpisz prawo właściwe i sąd, zanim podpiszecie.
• Klient przysyła własną umowę do podpisu: przeczytaj zapisy o prawach autorskich, karach umownych i terminie płatności. Jeśli chcesz zmian, odeślij swoją wersję jako PDF przez podpiszmy. Klient podpisuje ją bez konta.
• Działalność nierejestrowana albo JDG: przy działalności nierejestrowanej wystawiasz rachunek, przy JDG fakturę. Podpis elektroniczny działa tak samo w obu przypadkach.

1. Szablony: NDA, brief z wyceną, umowa o dzieło z licencją niewyłączną, zlecenie zmian, protokół odbioru. Zapisujesz raz, wysyłasz każdemu klientowi.
2. Kolejność: najpierw klient, potem Ty. Gdy po stronie klienta akceptują dwie osoby, na przykład marketing i zarząd, ustaw ich kolejno.
3. Kod SMS przy nowym kliencie: gdy nie znasz klienta osobiście, podpis powiązany z numerem telefonu pomoże przy windykacji.
4. Archiwum: każdy podpisany PDF z Kartą Podpisów ląduje w Twojej skrzynce i w panelu. Przy sporze nie szukasz go w komunikatorze.