Zlecenie tłumaczenia z podpisem online: dokumenty biura tłumaczeń i tłumaczy

Spory w tłumaczeniach rzadko dotyczą jakości. Częściej chodzi o to, co było przedmiotem zlecenia. Zlecenie jednej strony klient rozumie jako jedną stronę pliku, biuro jako 1500 znaków ze spacjami tekstu docelowego. Klient zakłada, że tłumaczenie obejmuje tabele w załącznikach, biuro wyceniło tylko tekst główny. Dlatego zlecenie powinno zawierać:

• nazwę i liczbę plików źródłowych oraz język źródłowy i docelowy,
• jednostkę rozliczeniową i sposób jej liczenia (znaki tekstu źródłowego albo docelowego, strony obliczeniowe, godziny przy tłumaczeniu ustnym),
• termin i format oddania (DOCX, PDF, plik w formacie narzędzia CAT),
• rodzaj tłumaczenia: zwykłe, specjalistyczne, przysięgłe, z weryfikacją drugiego tłumacza,
• zasady poprawek: ile rund, w jakim terminie klient zgłasza uwagi,
• zasady poufności albo odesłanie do podpisanej umowy NDA.

Klient, który nie zgadza się z wyceną, może odrzucić zlecenie z uzasadnieniem, na przykład „załączniki 3 i 4 nie do tłumaczenia”. Kierownik projektu poprawia wycenę i wysyła nową wersję, zamiast wymieniać kilka e-maili bez jasnego zakończenia. Karta Podpisów pokazuje, którą wersję i kiedy klient zaakceptował.

To dwa różne podpisy i nie wolno ich mylić. Klient podpisuje zlecenie, czyli umowę z biurem albo tłumaczem. Tłumacz przysięgły poświadcza tłumaczenie. Do poświadczania tłumaczeń wydawanych w formie pisemnej używa pieczęci (art. 18 ust. 1 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego), a tłumaczenie w postaci elektronicznej może poświadczyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 18 ust. 1a). Podpis z podpiszmy nie jest podpisem kwalifikowanym, więc do poświadczenia się nie nadaje.

Zlecenie tłumaczenia przysięgłego możesz za to przyjąć przez link. Tłumacz odnotowuje w repertorium m.in. datę przyjęcia zlecenia i oznaczenie zleceniodawcy (art. 17 ust. 2 ustawy), więc podpisane zlecenie z datą w Karcie Podpisów ułatwia prowadzenie repertorium. Na tłumaczeniu przysięgłym tłumacz stwierdza, czy sporządził je z oryginału, czy z tłumaczenia lub odpisu (art. 18 ust. 2). Klient, który przysyła tylko skan, powinien to wiedzieć przed akceptacją zlecenia, bo urząd może wymagać tłumaczenia z oryginału. Tłumacz przysięgły jest obowiązany do zachowania w tajemnicy faktów, z którymi zapoznał się w związku z tłumaczeniem (art. 14 ust. 1 pkt 2), co warto przypomnieć klientowi pytającemu o NDA.

Tłumaczenie jest opracowaniem cudzego utworu i samo może być przedmiotem prawa autorskiego (art. 2 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Biuro, które przekazuje tekst klientowi do publikacji, powinno mieć od tłumacza odpowiednie prawa. Tu ważna granica: umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53), tak samo umowa licencyjna wyłączna (art. 67 ust. 5). Formę pisemną spełnia podpis odręczny albo kwalifikowany. Umowę ramową z tłumaczem, w której przenosi prawa do przyszłych przekładów, podpiszcie więc na papierze albo kwalifikowanym podpisem. Więcej na blogu: umowa o przeniesienie praw autorskich: jaki podpis.

Pozostałe dokumenty współpracy obsłużysz online:

• zlecenie jednostkowe z tekstem, terminem i stawką, które tłumacz akceptuje albo odrzuca z opisem („termin niemożliwy, proponuję czwartek”),
• zobowiązanie do poufności i zasady pracy z danymi osobowymi (dalsze powierzenie),
• licencja niewyłączna, gdy klient nie potrzebuje wyłączności.

Obieg dokumentów samodzielnego tłumacza, który nie pracuje przez biuro, opisujemy na stronie podpis elektroniczny dla freelancera.

1. Szablon zlecenia dla klientów jednorazowych i szablon umowy ramowej z NDA i umową powierzenia dla klientów firmowych.
2. Kolejność podpisów: klient akceptuje zlecenie, potem kierownik projektu podpisuje po stronie biura. Tłumacz dostaje osobne zlecenie jednostkowe.
3. Kod SMS przy klientach indywidualnych, którzy zlecają tłumaczenie dokumentów osobistych, i przy nowych tłumaczach.
4. Masowa wysyłka, gdy zmieniasz zasady współpracy albo stawki dla całej bazy tłumaczy. Każdy dostaje własny egzemplarz.
5. API i webhooki w planach Business i Team, gdy biuro ma system do zarządzania projektami tłumaczeniowymi i chce wysyłać zlecenia bezpośrednio z niego.

Szkoły językowe, które obok kursów prowadzą tłumaczenia, znajdą swój obieg na stronie dokumenty szkoły językowej. O umowach z kontrahentem z zagranicy piszemy na blogu: umowa z obcokrajowcem: w jakim języku.