Aneks do umowy zmiana ceny i aneks waloryzacyjny podpisany online

Tak, jeżeli umowa podaje konkretną cenę albo stawkę i nie zawiera klauzuli, która pozwala ją zmienić bez zgody klienta. Cena jest częścią tego, na co obie strony się umówiły, więc jej zmiana to zmiana umowy, a do niej potrzebna jest zgoda drugiej strony. Art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego brzmi: „Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia”. Umowy o świadczenie usług, abonamentowe, serwisowe czy dostawy między firmami zwykle nie mają formy przewidzianej w ustawie, więc o formie aneksu decyduje to, co zapisaliście w umowie.

Bez aneksu obejdziesz się w dwóch sytuacjach:

• Umowa ma klauzulę waloryzacyjną. Art. 358(1) § 2 KC pozwala zastrzec, że „wysokość świadczenia pieniężnego zostanie ustalona według innego niż pieniądz miernika wartości”, na przykład według wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego przez GUS. Wtedy wystarczy pismo z wyliczeniem nowej kwoty.
• Cena wynika z cennika albo regulaminu, a umowa jest ciągła. Art. 384(1) KC mówi, że wzorzec wydany w czasie trwania umowy o charakterze ciągłym „wiąże drugą stronę, jeżeli zostały zachowane wymagania określone w art. 384, a strona nie wypowiedziała umowy w najbliższym terminie wypowiedzenia”. Klient musi więc dostać nowy cennik i mieć szansę odejść.

W każdym innym przypadku podwyżka bez podpisu klienta to tylko propozycja. Klient może płacić starą kwotę, a Ty w sporze musisz udowodnić, że zgodził się na nową. Podpisany aneks zamyka ten temat.

Firmy, które co roku podnoszą ceny od 1 stycznia, wybierają jedną z trzech dróg. Różnią się tym, ile pracy kosztują teraz i ile oszczędzają w kolejnych latach.

• Aneks z nową kwotą. Najprostszy. Paragraf z ceną dostaje nowe brzmienie od konkretnej daty. Wymaga podpisu każdego klienta co roku.
• Aneks waloryzacyjny. Zamiast nowej kwoty wpisujesz do umowy zasadę: cena rośnie raz w roku o wskaźnik inflacji GUS za poprzedni rok, nie więcej niż o określony procent. Klient podpisuje raz, a w kolejnych latach wysyłasz tylko informację z wyliczeniem.
• Aneks łączony. Nowa kwota od 1 stycznia plus klauzula waloryzacyjna na przyszłość. To najczęstszy wybór firm, które mają kilkudziesięciu stałych klientów i nie chcą co roku zbierać podpisów od nowa.
• Nowy cennik bez aneksu. Działa tylko wtedy, gdy umowa odsyła do cennika i jest ciągła. Klient, który się nie zgadza, wypowiada umowę, więc ryzyko odejścia jest takie samo jak przy aneksie, tylko mniej widoczne.

Wzór na tej stronie jest aneksem łączonym. Jeżeli chcesz tylko zmienić kwotę, usuń § 2.

Przy podwyżce każdy klient ma zwykle inną kwotę, inny numer umowy i inną nazwę, więc jeden plik PDF dla wszystkich nie wystarcza. Dlatego aneks zapisujesz u nas jako szablon i zaznaczasz na podglądzie strony miejsca na dane, które się zmieniają: nazwę klienta, numer umowy, nową stawkę. Przy każdej wysyłce wpisujesz trzy wartości, a my nanosimy je na kopię dokumentu dla tego klienta.

Masz trzy sposoby, zależnie od tego, jak różnią się aneksy:

• Ta sama podwyżka dla wszystkich. Jeżeli aneks mówi „ceny z załącznika rosną o 6% od 1 stycznia 2027 r.”, wgrywasz jeden PDF i wysyłasz go masowo do 200 klientów naraz. Każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.
• Inna kwota dla każdego klienta. Szablon z polami danych. Wybierasz szablon, wpisujesz nazwę, numer umowy i stawkę, dodajesz adres e-mail klienta i wysyłasz. Jeden aneks zajmuje mniej niż minutę.
• Kilkuset klientów z cenami w arkuszu albo CRM. Wyzwalacz szablonu przez API przyjmuje wartości pól w obiekcie pola. Twój system albo narzędzie do automatyzacji wysyła aneks dla każdego wiersza, a brak którejś wartości kończy się błędem, zanim dokument powstanie. API jest w planach Business i Team.

Klient dostaje e-mail z linkiem. Nie zakłada konta i nie instaluje programu. Czyta aneks na telefonie albo komputerze i podpisuje. Jeżeli przy wysyłce włączysz kod SMS, klient przepisuje sześć cyfr wysłanych na numer, który podałeś. Gdy wszyscy podpisujący przejdą kod SMS albo weryfikację tożsamości, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego (AdES) i podpis PAdES w pliku.

Po podpisie obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów: czas każdego podpisu, adres IP, metoda potwierdzenia i skrót SHA-256 pliku. W panelu widzisz, kto już podpisał, a kto nie. Klientom, którzy nie zareagowali, system sam przypomina po 3 dniach, najwyżej dwa razy. Link jest ważny 14 dni.

Klient, który nie podpisał aneksu, nadal płaci starą cenę. Milczenie nie jest zgodą na podwyżkę. Art. 68(2) KC, który każe traktować brak odpowiedzi jak przyjęcie oferty, dotyczy oferty zawarcia umowy od firmy, z którą jesteś w stałych stosunkach gospodarczych. Nie opieraj na nim podwyżki w trwającej umowie.

Masz trzy ruchy, w tej kolejności:

• Przypomnienie i rozmowa. Większość braków to zagubiony mail. Panel pokazuje, kto otworzył link, a kto nie.
• Wypowiedzenie z propozycją nowych warunków. Wypowiadasz umowę z zachowaniem terminu z umowy i jednocześnie wysyłasz nową umowę albo aneks z nową ceną. Klient wybiera, czy zostaje.
• Waloryzacja przez sąd. Art. 358(1) § 3 KC pozwala sądowi zmienić świadczenie przy istotnej zmianie siły nabywczej pieniądza, ale § 4 wyłącza to dla strony prowadzącej przedsiębiorstwo, gdy świadczenie jest związane z jej działalnością. Dla firmy usługowej ta droga zwykle jest zamknięta.

Dlatego aneks warto wysłać z wyprzedzeniem, najlepiej na sześć do ośmiu tygodni przed datą podwyżki. Klient ma czas na decyzję, a Ty na wypowiedzenie, jeżeli umowa ma miesięczny termin.

Jeżeli Twoimi klientami są konsumenci, na przykład w umowach abonamentowych, szkoleniowych czy serwisowych, uważaj na art. 385(3) KC. W razie wątpliwości za niedozwolone uważa się postanowienia, które „przewidują uprawnienie kontrahenta konsumenta do określenia lub podwyższenia ceny lub wynagrodzenia po zawarciu umowy bez przyznania konsumentowi prawa odstąpienia od umowy” (pkt 20).

Najbezpieczniej jest zebrać od konsumenta podpisany aneks. Podpis z linku z kodem SMS jest tu wygodny, bo konsument podpisuje z telefonu, a Ty masz w Karcie Podpisów dowód, kiedy i z jakiego numeru zaakceptował nową cenę.

Plan Business kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 1188 zł netto rocznie (99 zł miesięcznie), do tego 23% VAT, bez limitu dokumentów. W cenie są szablony z polami danych, kod SMS, przypomnienia, API i masowa wysyłka do 200 osób. Team kosztuje 399 zł netto miesięcznie albo 2388 zł netto rocznie za 5 osób, gdy aneksy wysyła kilka osób z działu sprzedaży albo obsługi klienta.

Dla porównania: wysyłka papierowego aneksu w dwóch egzemplarzach kurierem w obie strony to zwykle kilkadziesiąt złotych na klienta i kilka tygodni czekania. Przy 60 klientach roczny plan zwraca się na samej logistyce jednej podwyżki. Zanim kupisz, sprawdź aneks na sobie: demo obejmuje 3 dokumenty, jednorazowo, bez karty płatniczej.