Umowa zlecenie z osobą mieszkającą za granicą i umowa o dzieło podpisana online bez wysyłki papieru

Tak. Kodeks cywilny nie stawia zleceniobiorcy żadnego warunku co do obywatelstwa ani miejsca zamieszkania, a samej umowie nie narzuca formy. Art. 734 § 1 KC brzmi: „Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.” Do umów o świadczenie usług, czyli do większości tego, co w praktyce nazywa się zleceniem (tłumaczenia, obsługa klienta, testy, grafika na godziny), art. 750 KC każe stosować przepisy o zleceniu odpowiednio.

Skoro przepis nie wymaga formy pisemnej, umowa dochodzi do skutku, gdy obie strony złożą zgodne oświadczenia, w dowolnej postaci. PDF podpisany z linku z adresem e-mail, godziną, adresem IP i skrótem SHA-256 pliku daje formę dokumentową i porządny dowód tego, kto i co podpisał.

Najważniejsza klauzula to prawo właściwe

Gdy strony mieszkają w różnych krajach, prawo umowy wskazuje rozporządzenie Rzym I, które polskie sądy stosują wprost. Art. 3 ust. 1 pozwala stronom wybrać prawo. Jeżeli tego nie zrobią, art. 4 ust. 1 lit. b mówi, że umowa o świadczenie usług podlega prawu państwa, w którym usługodawca ma miejsce zwykłego pobytu. Przy zleceniu usługodawcą jest zleceniobiorca, więc umowa z grafikiem z Berlina bez klauzuli podlega prawu niemieckiemu, z jego przepisami o wypowiedzeniu, odpowiedzialności i przedawnieniu.

Jedno zdanie w umowie, „Umowa podlega prawu polskiemu”, rozwiązuje ten problem. Wzór niżej ma je w § 7. Sama forma też jest bezpieczna: art. 11 ust. 2 Rzym I uznaje umowę zawartą między osobami przebywającymi w różnych państwach za ważną pod względem formy, jeżeli spełnia wymagania prawa, któremu umowa podlega, albo prawa jednego z tych państw.

Najpierw sprawdź, czy zleceniobiorca w ogóle jest nierezydentem. Mieszkanie za granicą nie przesądza sprawy. Art. 3 ust. 1a ustawy o PIT uznaje za polskiego rezydenta osobę, która „posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym”. Programista, który na pół roku wyjechał do Hiszpanii, ale ma w Polsce żonę, mieszkanie i firmę, zwykle zostaje polskim rezydentem i rozliczasz go jak każdego zleceniobiorcę: zaliczka 12%, PIT-11, ZUS.

Gdy zleceniobiorca jest nierezydentem, polska ustawa sięga po jego wynagrodzenie, nawet jeśli pracuje za granicą. Art. 3 ust. 2b pkt 7 uznaje za dochód osiągany w Polsce dochód z „tytułu należności regulowanych, w tym stawianych do dyspozycji, wypłacanych lub potrącanych, przez osoby fizyczne, osoby prawne albo jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, mające miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, niezależnie od miejsca zawarcia umowy i wykonania świadczenia”. Art. 29 ust. 1 pkt 1 każe od przychodów z działalności z art. 13 pkt 8 (to właśnie zlecenie i dzieło) pobrać ryczałt 20% przychodu.

Certyfikat rezydencji zmienia wynik. Art. 29 ust. 2 stanowi, że ryczałt stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, a „zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji”. Większość takich umów przyznaje prawo do opodatkowania wynagrodzenia za pracę wykonaną osobiście poza Polską państwu, w którym zleceniobiorca mieszka. W praktyce:

• Bez certyfikatu pobierasz 20% ryczałtu od każdej wypłaty i wpłacasz go do urzędu skarbowego.
• Z certyfikatem stosujesz właściwą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, co przy pracy wykonanej za granicą zwykle oznacza brak polskiego podatku. Sprawdź treść konkretnej umowy z danym państwem, bo artykuły o usługach różnią się szczegółami.
• Po roku wystawiasz informację IFT-1R zamiast PIT-11, także gdy podatku nie pobrałeś.

Dlatego wzór na tej stronie zobowiązuje zleceniobiorcę do dostarczenia certyfikatu przed pierwszą wypłatą. Certyfikat może przyjść w PDF, a w panelu dołączysz go do tej samej koperty co umowę.

O ubezpieczeniach decyduje miejsce wykonywania pracy, a nie siedziba zleceniodawcy. Gdy zleceniobiorca mieszka i pracuje w innym państwie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w Szwajcarii, stosuje się rozporządzenie 883/2004, a jego art. 11 ust. 3 lit. a wskazuje ustawodawstwo państwa, w którym praca jest faktycznie wykonywana. Tłumaczka, która całe zlecenie wykonuje w Irlandii, podlega irlandzkim przepisom, a Ty nie zgłaszasz jej do ZUS.

Sprawa komplikuje się w trzech sytuacjach:

• Część pracy w Polsce. Gdy zleceniobiorca przyjeżdża na kilka dni w miesiącu do biura w Krakowie, pracuje w dwóch państwach i o właściwym ustawodawstwie rozstrzyga art. 13 rozporządzenia. Poproś o zaświadczenie A1 z instytucji państwa zamieszkania.
• Zleceniobiorca ma już inny tytuł do ubezpieczenia. Etat u pracodawcy w kraju zamieszkania i zlecenie dla Ciebie to praca w dwóch państwach, nawet jeśli fizycznie siedzi przy tym samym biurku. Tu też rozstrzyga A1.
• Państwo spoza Unii. Wtedy liczy się dwustronna umowa o zabezpieczeniu społecznym, jeśli Polska ją zawarła, albo przepisy krajowe. Przed pierwszą wypłatą zapytaj ZUS o konkretny przypadek.

Wzór ma w § 5 oświadczenie zleceniobiorcy o jego ubezpieczeniu i obowiązek zgłaszania zmian. Taki dokument podpisany z linku zostaje w archiwum razem z umową, więc przy kontroli pokazujesz jeden PDF z Kartą Podpisów.

Podatek liczysz tak samo jak przy zleceniu. Art. 13 pkt 8 ustawy o PIT obejmuje przychody z umowy zlecenia i z umowy o dzieło, więc u nierezydenta działa ten sam ryczałt 20% z art. 29 ust. 1 pkt 1 i ta sama furtka w postaci certyfikatu rezydencji.

Inna jest sprawa ZUS. Art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi: „Płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje Zakład o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.” Formularz to RUD. W 2021 r. ministerstwo pracy i ZUS w odpowiedzi na indywidualne zapytanie wskazały, że umowy o dzieło wykonywane poza Polską przez osobę mieszkającą za granicą rejestracji nie podlegają. To stanowisko wiąże tylko pytającego, więc przy pierwszej takiej umowie potwierdź je w ZUS.

Uwaga na prawa autorskie. Dzieło z zagranicy to często logo, ilustracja, tekst albo kod. Art. 53 ustawy o prawie autorskim wymaga dla przeniesienia autorskich praw majątkowych formy pisemnej pod rygorem nieważności. Samą umowę o dzieło podpiszesz z linku, ale przeniesienie praw musi mieć podpis kwalifikowany po obu stronach albo papier. Twórca z innego kraju Unii może użyć podpisu kwalifikowanego wydanego u siebie, bo art. 24a ust. 1 eIDAS każe uznawać go w całej Unii.

Zleceniobiorca nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji i nie potrzebuje polskiego numeru PESEL. Dostaje e-mail z linkiem, otwiera umowę na telefonie albo komputerze, rysuje podpis palcem lub wpisuje imię i nazwisko. Ty dostajesz PDF z Kartą Podpisów, na której są adres e-mail, godzina, adres IP, metoda potwierdzenia i skrót SHA-256 pliku.

Przy osobie, której nie znasz osobiście, włącz weryfikację tożsamości. Zleceniobiorca robi zdjęcie przodu i tyłu dokumentu oraz twarzy, a system przyjmuje dowód osobisty, paszport, kartę pobytu albo prawo jazdy. Wynik trafia na Kartę Podpisów, a zdjęcia są kasowane po ocenie. Gdy zleceniobiorca ma polski numer telefonu, możesz dodatkowo zażądać kodu SMS.

Dwie rzeczy, o których warto wiedzieć z góry:

• Ekran podpisu jest po polsku. Jest krótki i prowadzi przez dwa kroki, ale jeśli zleceniobiorca nie zna polskiego, wyślij mu umowę dwujęzyczną, jak we wzorze (§ 8 rozstrzyga, która wersja wygrywa).
• Poziom AdES. Na planach płatnych, gdy każdy podpisujący przejdzie weryfikację tożsamości albo kod SMS, plik dostaje podpis PAdES certyfikatem platformy na poziomie podpisu zaawansowanego. Kwalifikowanym podpisem to nie jest.

Umowę, oświadczenie o ubezpieczeniu i certyfikat rezydencji wysyłasz w jednej kopercie. Gdy podpisze, każda strona dostaje komplet w PDF, a Ty masz go w archiwum z wyszukiwarką i etykietami, na przykład „zleceniobiorcy zagraniczni 2026”.

Uczciwie, bo od tego zależy ważność części dokumentów:

• Przeniesienie autorskich praw majątkowych i licencja wyłączna. Forma pisemna pod rygorem nieważności (art. 53 i art. 67 ust. 5 prawa autorskiego). Papier albo podpis kwalifikowany.
• Umowa, która sama zastrzega formę pisemną. Gdy wcześniejsza umowa ramowa mówi, że zmiany wymagają pisma, aneks podpisany z linku tego warunku nie spełni.
• Praca wykonywana w Polsce przez cudzoziemca spoza Unii. Od 1 czerwca 2025 r. powierzenie mu pracy wymaga formy pisemnej. Ta strona dotyczy jednak zleceniobiorcy, który pracuje za granicą, więc ten wymóg zwykle go nie obejmuje.
• Urząd w kraju zleceniobiorcy. Jeśli zleceniobiorca potrzebuje umowy do wniosku o kredyt albo wizę, tamtejsza instytucja może żądać podpisu kwalifikowanego albo apostille. To wymóg tej instytucji, a nie warunek ważności umowy.

Wszystko inne, czyli sama umowa zlecenia, umowa o dzieło bez przeniesienia praw, aneks zmieniający stawkę, rachunek, protokół odbioru i wypowiedzenie, podpiszesz z linku.