Podpis elektroniczny w hotelu: umowy z firmami, goście i zespół sezonowy

Firmy budowlane, serwisowe i handlowe rezerwują noclegi dla ekip przez cały rok. Zamiast potwierdzać każdą rezerwację mailem, hotel podpisuje z firmą jedną umowę korporacyjną i do niej dokłada zamówienia. Co powinno się w niej znaleźć:

• Stawki za typ pokoju i sezon, z informacją, czy obejmują śniadanie i parking dla busa.
• Kto może rezerwować w imieniu firmy: imiona i adresy e-mail osób uprawnionych. To chroni hotel przed rezerwacją, której firma potem nie uzna.
• Płatność: przelew z terminem po wystawieniu faktury albo obciążenie karty firmowej, limit kredytu kupieckiego.
• Anulacje i no show: do kiedy firma odwołuje rezerwację bez kosztów.
• Szkody i zasady pobytu ekipy: palenie, hałas po 22:00, zwierzęta.

Pojedyncze zamówienie grupy pod umową ramową potwierdzasz osobnym dokumentem, patrz umowa ramowa online i zamówienie z podpisem online.

Przy autoryzacji płatności za pobyt pracownika nie wpisuj do PDF pełnego numeru karty ani kodu CVV. Formularz powinien zawierać dane firmy, imię gościa, zakres opłat (nocleg, śniadanie, parking, bez minibaru albo z nim) i podpis osoby umocowanej. Dane karty przyjmij kanałem płatniczym, który do tego służy.

Hotel odpowiada za utratę lub uszkodzenie rzeczy wniesionych przez gościa, chyba że szkoda wynikła z właściwości rzeczy, wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby, która mu towarzyszyła, była u niego zatrudniona albo go odwiedzała (art. 846 § 1 KC). Odpowiedzialność jest ograniczona względem jednego gościa do stokrotnej należności za nocleg za jedną dobę, a za pojedynczą rzecz do pięćdziesięciokrotnej (art. 849 § 1 KC). Ograniczenie nie działa, gdy hotel przyjął rzecz na przechowanie albo bezpodstawnie odmówił przyjęcia i gdy szkoda wynikła z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa hotelu lub jego personelu (art. 849 § 2 KC). Roszczenie wygasa, gdy gość po dowiedzeniu się o szkodzie nie zawiadomi hotelu niezwłocznie (art. 847 KC).

Dlatego zgłoszenie szkody warto spisać od razu, najlepiej w protokole podpisanym przez gościa i recepcję. Działa to w obie strony: gdy to gość zniszczył wyposażenie pokoju albo sali konferencyjnej, protokół ze zdjęciami podpisany przez gościa lub organizatora jest podstawą obciążenia. Gość, który już wyjechał, dostaje protokół linkiem i może go podpisać albo odrzucić z uzasadnieniem.

Umowa o nocleg nie wymaga żadnej formy, zwykle zawiera się ją mailem albo przez system rezerwacyjny. Podpis elektroniczny ma sens tam, gdzie chodzi o większe pieniądze albo spór jest prawdopodobny: grupy, wyłączność obiektu na wesele, długie pobyty ekip, konferencje z salą i wyżywieniem.

Gdy gościem jest konsument i umowę zawarto na odległość, ustawowe prawo odstąpienia nie przysługuje przy usługach zakwaterowania innych niż do celów mieszkalnych i gastronomii, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia (art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta). Warunki anulacji musisz więc opisać sam w umowie albo w umowie rezerwacyjnej, a gość musi je zaakceptować przed wpłatą.

Czego nie podpiszesz naszym podpisem: umowy wymagającej formy pisemnej pod rygorem nieważności ani czynności przed notariuszem. Wnioski do urzędów składa się przez kanały urzędowe. Umowa najmu budynku na dłużej niż rok powinna być zawarta na piśmie. Podpis zwykły (SES) albo zaawansowany (AES) nie jest formą pisemną, co wyjaśniamy na stronie moc prawna.

1. Szablony: umowa korporacyjna, autoryzacja płatności, protokół szkody i regulamin dla grup zapisane w panelu. Recepcja uzupełnia dane i wysyła.
2. Masowa wysyłka dla grup: zasady pobytu obozu sportowego albo grupy szkoleniowej trafiają do wszystkich uczestników naraz. Każdy podpisuje własny egzemplarz i ma własną Kartę Podpisów.
3. Kolejność podpisów: przy umowie na konferencję najpierw organizator, potem kierownik sprzedaży hotelu, na końcu dyrektor obiektu.
4. Kod SMS dla nowych klientów: przy pierwszej umowie z firmą albo dużej przedpłacie włącz kod SMS, a przy wysokiej kwocie także weryfikację tożsamości.
5. Zespół w planie Team: recepcja, dział sprzedaży i dyrekcja pracują na wspólnych dokumentach, więc wiadomo, która umowa grupowa jeszcze czeka.

Umowy z pracownikami na sezon oraz szkolenia BHP obsłużysz tą samą drogą, patrz dokumentacja BHP. Apartamenty na doby wynajmowane poza hotelem opisujemy na stronie najem krótkoterminowy.