Podpis elektroniczny w sieci franczyzowej: od kandydata do zamknięcia punktu

Lokal to najdroższy element franczyzy i źródło najpoważniejszych sporów przy rozstaniu. Sieci stosują dwa modele: franczyzobiorca wynajmuje lokal sam, albo centrala wynajmuje lokal i oddaje go franczyzobiorcy w podnajem. W drugim modelu centrala kontroluje lokalizację po zakończeniu współpracy, ale musi pilnować dwóch umów naraz.

• Forma: umowa najmu pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 KC). Umowę najmu i podnajmu na pięć lat podpisz odręcznie albo podpisem kwalifikowanym.
• Zgoda na podnajem: najemca może oddać lokal w podnajem, jeżeli umowa mu tego nie zabrania (art. 668 § 1 KC). Wiele umów najmu w galeriach handlowych zabrania, więc sprawdź umowę główną, zanim podpiszesz podnajem z franczyzobiorcą.
• Koniec podnajmu: podnajem rozwiązuje się najpóźniej z chwilą zakończenia najmu (art. 668 § 2 KC). Zapisz w umowie franczyzy, co się wtedy dzieje z punktem.

Wszystko, co dzieje się po podpisaniu najmu, zamkniesz online: protokół zdawczo odbiorczy lokalu, protokół przekazania wyposażenia, aneksy do godzin otwarcia uzgodnione z zarządcą centrum handlowego.

1. Kandydat: NDA przed wysłaniem prezentacji sieci i wyników punktów. Przy nieznanej osobie włącz weryfikację tożsamości: zdjęcie dowodu i twarzy, na komputerze kod QR przenosi kandydata na telefon.
2. Rezerwacja terytorium: list intencyjny z terminem ważności rezerwacji i opłatą rezerwacyjną.
3. Umowa franczyzy: umowa podpisana elektronicznie, a licencja na znak i poręczenie jako osobne dokumenty podpisane odręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
4. Szkolenie początkowe: lista obecności i potwierdzenie otrzymania podręcznika operacyjnego.
5. Otwarcie: protokół przekazania wyposażenia, systemu kasowego i materiałów reklamowych, z numerami seryjnymi.

Franczyzobiorca jest odrębnym przedsiębiorcą i sam zatrudnia personel. Dokumenty kadrowe swoich pracowników podpisuje jako pracodawca, a centrala może mu tylko dostarczyć wzory, patrz dokumenty działu HR online.

Po otwarciu punktu najwięcej dokumentów generują zmiany. Centrala zmienia recepturę, cennik rekomendowany, zasady ekspozycji, uruchamia akcję promocyjną w całej sieci. Każda z tych zmian powinna mieć potwierdzenie od każdego punktu, bo w sporze franczyzobiorca często twierdzi, że zmiany nie otrzymał.

• Masowa wysyłka: jeden PDF z nowym standardem do wszystkich franczyzobiorców. Każdy podpisuje własny egzemplarz z własną Kartą Podpisów, a panel pokazuje, kto jeszcze nie podpisał. Automatyczne przypomnienia robią resztę.
• Akcja promocyjna: punkt potwierdza udział, ceny promocyjne i podział kosztów rabatu. Punkt, który się nie zgadza, odrzuca dokument z uzasadnieniem.
• Audyty i wizyty kontrolne: kontroler wysyła protokół z wizyty z telefonu zaraz po wyjściu z punktu. Franczyzobiorca podpisuje albo odrzuca z opisem zastrzeżeń.
• Program lojalnościowy: gdy dane klientów zbiera punkt, a przetwarza system centrali, ustal role. Zależnie od modelu potrzebna jest umowa powierzenia albo porozumienie współadministratorów.

Nasz podpis jest zwykły (SES) albo zaawansowany (AES), gdy wszyscy sygnatariusze przeszli silną identyfikację. Żaden z nich nie jest formą pisemną. Formę pisemną elektronicznie zachowuje tylko kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78(1) § 1 KC), którego nie oferujemy. W sieci franczyzowej formy pisemnej pilnuj przy:

• licencji na zarejestrowany znak towarowy i jej zmianach,
• poręczeniu zobowiązań franczyzobiorcy przez wspólnika, członka zarządu albo małżonka,
• umowie najmu i podnajmu lokalu na dłużej niż rok,
• wekslu własnym in blanco, który podpisuje się własnoręcznie na dokumencie.

Pozostałe dokumenty sieci są zawierane między przedsiębiorcami, a skutków niezachowania formy przewidzianej dla celów dowodowych między przedsiębiorcami nie stosuje się (art. 74 § 4 KC). Karta Podpisów z adresami e-mail, IP, znacznikami czasu i skrótem SHA-256 wystarcza do wykazania, kto i którą wersję dokumentu zaakceptował. Więcej na stronie moc prawna.