Podpis elektroniczny dla dewelopera: od prospektu do odbioru mieszkania

Ustawa deweloperska jest tu wyjątkowo precyzyjna, więc nie ma miejsca na interpretację:

• umowa rezerwacyjna z deweloperem: forma pisemna pod rygorem nieważności (art. 30 ust. 1). Opłata rezerwacyjna nie może przekroczyć 1% ceny z prospektu (art. 32 ust. 2),
• umowa deweloperska i umowa przeniesienia wierzytelności z niej: akt notarialny (art. 40 ust. 1),
• zmiana umowy deweloperskiej: w tej samej formie, w jakiej umowę zawarto (art. 77 § 1 KC), czyli także u notariusza,
• umowa przenosząca własność lokalu: akt notarialny (art. 158 KC).

Nasz podpis, także na poziomie zaawansowanym po weryfikacji tożsamości, nie jest podpisem kwalifikowanym i nie daje formy pisemnej. Rezerwację z nabywcą zdalnym podpisujecie więc odręcznie albo podpisem kwalifikowanym. Na rynku wtórnym zasady są inne, bo tam umowy rezerwacyjnej nie obejmuje ustawa deweloperska, co opisujemy na stronie umowa rezerwacyjna. Różnice między rezerwacją a umową przedwstępną znajdziesz na stronie umowa przedwstępna.

Deweloper przed zawarciem umowy rezerwacyjnej albo deweloperskiej doręcza osobie zainteresowanej prospekt informacyjny wraz z załącznikami (art. 21 ust. 1), nieodpłatnie i na trwałym nośniku (art. 21 ust. 2). Jeśli doręczasz go wyłącznie elektronicznie, na żądanie klienta musisz udostępnić wersję papierową w lokalu przedsiębiorstwa (art. 21 ust. 3).

Spory o prospekt dotyczą zwykle jednego: którą wersję klient dostał i kiedy. Wyślij prospekt z załącznikami jako PDF do podpisu z krótkim potwierdzeniem odbioru na pierwszej stronie. Karta Podpisów zapisze datę i godzinę oraz skrót SHA-256 pliku, więc później da się wykazać, że klient potwierdził właśnie tę wersję, a nie wcześniejszą. Gdy w trakcie rezerwacji prospekt się zmienia, deweloper informuje o tym rezerwującego (art. 33). Masowa wysyłka pozwala powiadomić wszystkich rezerwujących z danego etapu naraz, każdego z osobnym potwierdzeniem.

Odbiór lokalu odbywa się w obecności nabywcy, a z odbioru sporządza się protokół, do którego nabywca może zgłosić wady (art. 41 ust. 2 i 3). Od dnia podpisania protokołu biegną terminy dewelopera: 14 dni na przekazanie nabywcy na papierze lub innym trwałym nośniku informacji o uznaniu wad albo oświadczenia o odmowie z przyczynami (art. 41 ust. 4) i 30 dni na usunięcie uznanych wad (art. 41 ust. 6). Brak odpowiedzi w 14 dni oznacza, że deweloper wady uznał (art. 41 ust. 5).

Skoro wszystko liczy się od podpisu, data podpisu musi być bezsporna. Praktyczny układ:

1. przedstawiciel dewelopera prowadzi odbiór z nabywcą w lokalu i dopisuje wady do protokołu ze zdjęciami,
2. oboje podpisują protokół przez link na swoich telefonach jeszcze w mieszkaniu,
3. nabywca od razu dostaje PDF z Kartą Podpisów, a dział techniczny ma w panelu listę wad z dokładną datą,
4. odpowiedź w sprawie wad wysyłasz jako PDF, a nabywca potwierdza jej otrzymanie podpisem.

Po usunięciu usterek spisz protokół usunięcia usterek. Jeśli nabywca wykryje wadę istotną, a deweloper odmówi jej uznania, nabywca może odmówić odbioru (art. 41 ust. 9) i fakt ten również odnotowuje się w protokole.

Zmiany aranżacyjne to osobny strumień dokumentów: wniosek nabywcy, wycena, akceptacja, termin zgłoszenia przed danym etapem budowy. Dopóki zmiana dotyczy układu ścianek, punktów elektrycznych czy białego montażu i nie zmienia ceny ani przedmiotu umowy deweloperskiej, kartę zmian i akceptację wyceny podpiszesz przez link. Jeśli zmiana wpływa na cenę lub metraż ustalone w akcie, potrzebny jest aneks u notariusza.

Nabywcy z zagranicy często wysyłają na odbiór rodzinę albo inspektora. Pełnomocnictwo do odbioru lokalu nie wymaga formy szczególnej, ale deweloper chce wiedzieć, kto je wystawił. Włącz dla mocodawcy weryfikację tożsamości ze zdjęciem dowodu i twarzy, a dokument dostanie poziom podpisu zaawansowanego. Wzór znajdziesz na stronie pełnomocnictwo szczególne. Pełnomocnictwo do podpisania aktu notarialnego to inna sprawa: wymaga formy aktu, więc nie zbieraj go przez link.

• Szablony: potwierdzenie odbioru prospektu, karta zmian lokatorskich, protokół odbioru, protokół usunięcia usterek, pełnomocnictwo do odbioru.
• Zespół w planie Team: dział sprzedaży, dział techniczny i obsługa posprzedażowa pracują na wspólnych dokumentach inwestycji.
• Masowa wysyłka: informacje o zmianach w prospekcie, harmonogram odbiorów, regulamin zmian lokatorskich dla całego etapu.
• API i webhooki: CRM sprzedaży wysyła dokumenty sam, a status podpisu wraca do karty klienta, opis w dokumentacji API.

Stroną dla generalnego wykonawcy i podwykonawców jest podpis elektroniczny w firmie budowlanej, a sprzedaż przez pośrednika opisujemy na stronie dla biura nieruchomości.