Podpis elektroniczny dla biura nieruchomości: pośrednictwo, rezerwacje, najem

Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami polega na odpłatnym wykonywaniu czynności zmierzających do zawarcia przez inne osoby umów sprzedaży, najmu, dzierżawy i innych umów dotyczących praw do nieruchomości (art. 179b u.g.n.). Zakres tych czynności określa umowa pośrednictwa, która wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3 u.g.n.).

Forma pisemna to własnoręczny podpis na dokumencie. Forma elektroniczna to oświadczenie w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 KC). Podpis rysowany palcem, kliknięciem czy z kodem SMS tej formy nie spełnia, także gdy dokument ma poziom podpisu zaawansowanego. Skutek jest poważny: nieważna umowa pośrednictwa to ryzyko sporu o prowizję.

Do umowy dołącza się kopię aktualnej polisy OC pośrednika (art. 181 ust. 3a u.g.n.). Wzór umowy i opis obu dróg znajdziesz na stronie o umowie pośrednictwa. Praktycznie: umowę pośrednictwa podpisz odręcznie przy pierwszym spotkaniu albo podpisem kwalifikowanym, jeśli klient go ma. Wypowiedzenie takiej umowy wymaga już tylko formy dokumentowej, chyba że umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 KC).

Najczęstszy spór o prowizję wygląda tak: kupujący ogląda mieszkanie z pośrednikiem, a miesiąc później kupuje je bezpośrednio od właściciela. Umowa pośrednictwa zwykle przewiduje wynagrodzenie także w takiej sytuacji, ale pośrednik musi wykazać, że to on przedstawił nieruchomość.

Potwierdzenie prezentacji podpisane przez oglądającego na jego telefonie, jeszcze w mieszkaniu, daje taki dowód: adres nieruchomości, datę, imię i nazwisko, e-mail, adres IP i czas podpisu na Karcie Podpisów. Zapisz dokument jako szablon, a przed wizytą uzupełnij tylko adres. Jeśli oglądający to para, dodaj obie osoby jako sygnatariuszy.

Na rynku wtórnym umowa rezerwacyjna nie ma formy szczególnej. Uważaj tylko, żeby nie stała się niechcący umową przedwstępną: jeśli strony zobowiązują się do zawarcia umowy sprzedaży, to przy formie innej niż notarialna kupujący może żądać jedynie odszkodowania, a nie zawarcia umowy przyrzeczonej. Rezerwacja u dewelopera to odrębny reżim z formą pisemną pod rygorem nieważności.

Przy najmie biuro często prowadzi cały proces. Umowę najmu podpiszesz online, pamiętając o skutku art. 660 KC przy najmie na ponad rok. Protokół zdawczo-odbiorczy z odczytami liczników i zdjęciami podpisują wynajmujący i najemca w dniu przekazania kluczy. Przy najmie okazjonalnym sam podpis online nie wystarczy, bo potrzebne jest notarialne oświadczenie najemcy. Szczegóły na stronie o najmie okazjonalnym.

Gdy właściciel mieszka za granicą, rezerwację, protokoły i aneksy podpisze przez link, bez kuriera. Przy dokumentach, w których liczy się tożsamość, włącz weryfikację: zdjęcie dowodu przód i tył oraz twarzy. Gdy wszyscy sygnatariusze ją przejdą, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.

Pośrednik w obrocie nieruchomościami jest też instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i ma własne procedury identyfikacji klienta. Nasza weryfikacja tożsamości może być jednym z elementów tej procedury, ale jej nie zastępuje. Sprzedaż samej nieruchomości i tak kończy się u notariusza.

• Umowa pośrednictwa podpisana kliknięciem albo mailem. Nie spełnia formy z art. 180 ust. 3 u.g.n. Podpisz ją odręcznie albo kwalifikowanym.
• Brak polisy OC w załączniku. Art. 181 ust. 3a u.g.n. wymaga dołączenia kopii dokumentu ubezpieczenia.
• Prezentacja bez potwierdzenia. Bez podpisu oglądającego trudno wykazać, że to biuro przedstawiło mieszkanie.
• Rezerwacja, która przypadkiem jest przedwstępną. Opisz jasno, że to tylko wyłączenie oferty, i ustal, co dzieje się z opłatą rezerwacyjną.
• Najem na dwa lata podpisany online bez świadomości skutku. Strony myślą, że umowa jest terminowa, a zgodnie z art. 660 KC jest traktowana jako zawarta na czas nieoznaczony.