Umowa pośrednictwa sprzedaży nieruchomości: forma, wyłączność, wzór i co podpiszesz online

Wymóg dotyczy każdej umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, a nie tylko sprzedaży. Pośrednictwo polega na odpłatnym wykonywaniu czynności zmierzających do zawarcia przez inne osoby umów nabycia lub zbycia praw do nieruchomości, nabycia lub zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, najmu lub dzierżawy nieruchomości lub ich części oraz innych umów, których przedmiotem są prawa do nieruchomości (art. 179b u.g.n.). Umowa pośrednictwa w najmie, umowa pośrednictwa kupna nieruchomości i umowa pośrednictwa sprzedaży mieszkania podlegają więc tej samej formie.

Formę spełniają dwie drogi:

• Forma pisemna: własnoręczne podpisy stron na dokumencie. Wystarczy, że każda strona podpisze egzemplarz odręcznie, także w różnych dniach.
• Forma elektroniczna: oświadczenie woli w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78(1) § 1 KC). Taki podpis jest równoważny własnoręcznemu (art. 78(1) § 2 KC).

Nie spełniają jej: e-mail, skan podpisanej umowy, SMS, kliknięcie „akceptuję”, zwykły podpis elektroniczny (SES) i zaawansowany podpis elektroniczny (AdES) bez certyfikatu kwalifikowanego. Zwykłe i zaawansowane podpisy dają formę dokumentową, a tej ustawa tu nie uznaje. Różnice między poziomami podpisu omawiamy na stronie forma elektroniczna a pisemna, a o tym, jak zdobyć podpis kwalifikowany bez wizyty w punkcie, piszemy przy podpisie kwalifikowanym w chmurze.

Ustawa mówi, że zakres czynności pośrednika określa umowa. Dobrze przygotowana umowa zawiera:

• Strony i dane pośrednika, w tym osobę odpowiedzialną za wykonanie umowy.
• Nieruchomość: adres, numer księgi wieczystej, rodzaj prawa (własność, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, użytkowanie wieczyste).
• Zakres czynności: prezentacje, ogłoszenia, zdjęcia, negocjacje, pomoc w skompletowaniu dokumentów do aktu, obecność przy umowie przedwstępnej i akcie.
• Cenę ofertową i granice negocjacji.
• Wynagrodzenie: procent albo kwota, moment wymagalności (umowa przedwstępna, akt, zapłata ceny), zasady przy transakcji po zakończeniu umowy z klientem wskazanym przez pośrednika.
• Wyłączność albo jej brak i czas trwania.
• Kopię dokumentu ubezpieczenia OC pośrednika. Pośrednik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej (art. 181 ust. 3 u.g.n.), a kopia polisy aktualnej na dzień zawarcia umowy stanowi załącznik do umowy (art. 181 ust. 3a u.g.n.). Jeśli pośrednik jej nie przedłoży w ciągu 7 dni od pisemnego wezwania, klient może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym (art. 181 ust. 3b u.g.n.).
• Zasady wypowiedzenia i skutki zakończenia umowy.

Umowa na wyłączność oznacza zwykle, że właściciel przez określony czas nie zleca sprzedaży innym biurom, a często także, że pośrednikowi należy się wynagrodzenie, nawet gdy właściciel sprzeda nieruchomość sam. Przed podpisaniem sprawdź:

• Zakres wyłączności. W praktyce spotyka się wyłączność, która zakazuje tylko współpracy z innymi biurami, i wyłączność, która odbiera właścicielowi prawo do samodzielnej sprzedaży bez prowizji. Umowa powinna mówić wprost, o którą chodzi.
• Automatyczne przedłużenie. Zapis, że umowa przedłuża się na kolejne okresy bez wypowiedzenia, bywa źródłem sporów po sprzedaży.
• Okres ochronny po zakończeniu umowy, w którym prowizja należy się za transakcję z klientem przedstawionym przez pośrednika. Sprawdź jego długość i to, czy wymaga listy klientów przekazanej na piśmie.
• Kary umowne za sprzedaż z pominięciem biura albo za odmowę prezentacji.
• Prawo odstąpienia konsumenta. Gdy właściciel jest konsumentem, a umowę zawarto poza lokalem biura albo na odległość, przysługuje mu co do zasady prawo odstąpienia w terminie 14 dni na podstawie ustawy o prawach konsumenta.

Umowa bez wyłączności (otwarta) daje właścicielowi swobodę, a pośrednikowi mniejszą motywację. W obu wariantach forma jest ta sama: pisemna albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ten wzór służy do wydruku i podpisu odręcznego albo podpisu kwalifikowanego obu stron. Nie wysyłaj go do podpisu zwykłym podpisem elektronicznym, także w podpiszmy.

UMOWA POŚREDNICTWA W OBROCIE NIERUCHOMOŚCIAMI, zawarta w dniu [data] w [miejscowość] pomiędzy [imię i nazwisko albo nazwa], [PESEL albo NIP], zwanym Zamawiającym, a [nazwa biura], NIP [NIP], reprezentowanym przez [imię i nazwisko], zwanym Pośrednikiem.

1. § 1. Nieruchomość. Przedmiotem pośrednictwa jest [sprzedaż albo najem] nieruchomości położonej w [adres], KW nr [numer], stanowiącej [rodzaj prawa] Zamawiającego.
2. § 2. Zakres czynności. Pośrednik zobowiązuje się do: [przygotowania oferty i zdjęć, publikacji ogłoszeń, prezentacji nieruchomości, prowadzenia negocjacji, pomocy w skompletowaniu dokumentów, udziału w zawarciu umowy przedwstępnej i umowy przenoszącej własność].
3. § 3. Cena ofertowa. Cena ofertowa wynosi [kwota], a minimalna cena akceptowana przez Zamawiającego [kwota].
4. § 4. Wynagrodzenie. Pośrednikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości [procent] ceny [netto + 23% VAT albo brutto], płatne w dniu [zawarcia umowy przedwstępnej albo umowy przenoszącej własność]. Wynagrodzenie należy się także za umowę zawartą w ciągu [liczba] miesięcy od zakończenia niniejszej umowy z osobą przedstawioną przez Pośrednika i wskazaną Zamawiającemu na piśmie.
5. § 5. Wyłączność. Umowa [jest albo nie jest] zawarta na wyłączność. [Zakres wyłączności].
6. § 6. Czas trwania. Umowa zostaje zawarta na czas [oznaczony do dnia [data] albo nieoznaczony] i może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem [okres] okresu wypowiedzenia.
7. § 7. Ubezpieczenie. Pośrednik oświadcza, że podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu OC. Kopia dokumentu ubezpieczenia aktualnego na dzień zawarcia umowy stanowi załącznik nr 1.
8. § 8. Obowiązki Zamawiającego. [Udostępnienie nieruchomości do prezentacji, przekazanie dokumentów, informowanie o zmianach stanu prawnego].
9. § 9. Forma. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

............................................ Zamawiający    ............................................ Pośrednik

Ustawa zastrzega formę dla samej umowy pośrednictwa. Wiele dokumentów, które biuro wymienia z klientami, takiej formy nie wymaga i dobrze działa w obiegu elektronicznym:

• Protokół prezentacji nieruchomości (karta oglądania): kto, kiedy i którą nieruchomość obejrzał dzięki biuru. To kluczowy dowód w sporze o prowizję za transakcję zawartą z pominięciem pośrednika. Kupujący podpisuje go z telefonu jeszcze w mieszkaniu.
• Potwierdzenie przekazania dokumentów: odpisu księgi wieczystej, zaświadczeń ze spółdzielni, świadectwa charakterystyki energetycznej, projektów. Wzór znajdziesz w protokole przekazania dokumentów.
• Oświadczenia klienta: zgoda na publikację zdjęć, informacja o przetwarzaniu danych, oświadczenie o stanie prawnym lokalu.
• Wypowiedzenie umowy pośrednictwa. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej, jej wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę (art. 77 § 2 KC). Sprawdź więc, czy umowa nie wymaga do wypowiedzenia pisma. Więcej na stronie wypowiedzenie umowy elektronicznie.
• Umowa rezerwacyjna i protokół wydania lokalu po transakcji: umowa rezerwacyjna, protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania.

Aneksu do umowy pośrednictwa nie podpisuj zwykłym podpisem elektronicznym. Zmiana umowy wymaga takiej formy, jaką przewidziano do jej zawarcia (art. 77 § 1 KC), czyli pisemnej albo kwalifikowanej.

1. Zapisz protokół prezentacji jako szablon w panelu: dane nieruchomości, data i godzina, imię i nazwisko oglądającego, oświadczenie, że o nieruchomości dowiedział się od biura.
2. Po prezentacji wyślij go oglądającemu. Podpisuje w przeglądarce telefonu z linku w e-mailu, bez zakładania konta.
3. Włącz kod SMS, gdy chcesz silniej powiązać podpis z osobą. Przy weryfikacji tożsamości ze zdjęciem dowodu dokument otrzymuje poziom podpisu zaawansowanego.
4. Odbierz PDF z Kartą Podpisów ze znacznikiem czasu i skrótem SHA-256. Za rok, przy sporze o prowizję, pokażesz dokładnie, kiedy klient oglądał lokal.

Biuro, które prowadzi wiele ofert, korzysta z szablonów i masowej wysyłki: ten sam dokument, na przykład informację o przetwarzaniu danych, wysyła do wielu klientów, a każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.

Wymóg z art. 180 ust. 3 dotyczy wyłącznie obrotu nieruchomościami. Umowa pośrednictwa sprzedaży samochodu, towarów, usług czy umowa pośrednictwa handlowego nie ma w przepisach zastrzeżonej formy szczególnej, więc strony mogą ją zawrzeć także zwykłym podpisem elektronicznym. Takie umowy przygotujesz na podstawie wzoru umowy o współpracy. Pośrednictwo pracy podlega z kolei osobnym przepisom o rynku pracy i tej strony nie dotyczy.