Podpis elektroniczny Excel: jak podpisać plik Excel podpisem elektronicznym i kwalifikowanym

Zamieszanie bierze się stąd, że jedno słowo opisuje w Excelu trzy mechanizmy o zupełnie różnym ciężarze prawnym. Zanim wybierzesz którykolwiek, warto wiedzieć, co dostaniesz.

Praktyczny wniosek: dwie pierwsze pozycje z tej tabeli to formatowanie dokumentu, nie zabezpieczenie go. Trzecia jest prawdziwym podpisem elektronicznym, ale wymaga certyfikatu po stronie każdej podpisującej osoby, a w arkuszu żyje krótko. Dlaczego krótko, opisujemy w następnej sekcji.

To jest różnica, która decyduje o wszystkim i której nie ma przy PDF-ie. Microsoft opisuje ją w dokumentacji podpisów cyfrowych wprost: każda edycja pliku powoduje unieważnienie podpisu cyfrowego, a zapisanie kopii skoroszytu unieważnia wszystkie podpisy w tej kopii. Po zamknięciu i ponownym otwarciu podpisanego skoroszytu Excel dopisuje w pasku tytułu Tylko do odczytu, a na pasku stanu pokazuje ikonę podpisu.

Zestawmy to z tym, do czego arkusz służy na co dzień:

Innymi słowy: podpis w XLSX zakłada, że plik jest już skończony i nikt go nie tknie. Arkusz zakłada odwrotnie. Te dwa założenia się wykluczają, dlatego zestawienia, oferty cenowe i załączniki liczbowe podpisuje się po wyeksportowaniu do PDF, a nie w formacie źródłowym. W PDF-ie treść jest zamrożona, a każdą późniejszą zmianę wykrywa porównanie skrótu SHA-256 z tym zapisanym w Karcie Podpisów.

Jeżeli mimo wszystko podpis musi trafić na sam plik XLSX (bo tak brzmi wymóg odbiorcy albo umowy), są dwie drogi.

Droga pierwsza, wewnątrz Excela. Otwierasz Plik, przechodzisz do Informacje i wybierasz Dodaj podpis cyfrowy. Excel poprosi o imienny identyfikator cyfrowy. Jeżeli masz certyfikat kwalifikowany na karcie lub tokenie, potrzebujesz zainstalowanych sterowników i oprogramowania pośredniczącego od swojego wystawcy, inaczej Excel certyfikatu nie zobaczy. Podpis powstaje wewnątrz pliku, więc dostajesz jeden plik XLSX i nic nie musisz dosyłać.

Droga druga, aplikacją wystawcy. Polskie aplikacje do podpisu kwalifikowanego (Szafir od KIR, proCertum SmartSign od Certum, oprogramowanie Sigillum) podpiszą dowolny plik, także XLSX. Schemat jest zawsze ten sam: uruchamiasz aplikację, wskazujesz plik, wybierasz certyfikat, podajesz PIN, zapisujesz wynik. Dla plików innych niż PDF standardem jest XAdES.

I tu jest haczyk, o którym warto wiedzieć zawczasu. XAdES można zapisać na dwa sposoby, a od wyboru zależy, ile plików wyśle się kontrahentowi:

Zwróć uwagę na ostatni wiersz. PAdES, czyli format, który daje jeden czytelny plik i który Adobe Acrobat Reader pokazuje z paskiem informującym o podpisie, jest zarezerwowany dla PDF. Arkusza w tym formacie podpisać się nie da. To kolejny powód, dla którego eksport do PDF przed podpisem jest wygodniejszy dla obu stron, a nie tylko dla nadawcy.

Osobno warto odnotować podpis zaufany. Rządowa usługa Podpisz dokument elektronicznie na gov.pl przyjmuje pliki XLSX i podpisze je profilem zaufanym, tworząc podpis w formacie XAdES. Pamiętaj jednak, że w prawie cywilnym podpis zaufany daje formę dokumentową, a nie pisemną, więc tam, gdzie przepis wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, nie zastąpi podpisu kwalifikowanego. Szerzej piszemy o tym w tekście o różnicy między podpisem zaufanym a kwalifikowanym.

Jeżeli masz wybrać jedną rzecz z tej strony, niech to będzie ta tabela. Zestawia oba formaty dokładnie w tych punktach, które później decydują o tym, czy dokument obroni się w sporze.

Praktyczna reguła, którą stosuje większość biur: arkusz zostaje wersją roboczą i źródłem liczb, a do podpisu idzie PDF. Jeśli druga strona naprawdę potrzebuje danych w tabeli, wyślij oba pliki, ale podpisem obejmij PDF. Wtedy podpisany jest dokument o jednoznacznej treści, a arkusz jest tylko wygodnym dodatkiem roboczym. Jak wygląda taka wysyłka od strony praktycznej, opisujemy w poradniku jak wysłać umowę do podpisu klientowi.

To pytanie wraca co roku w biurach rachunkowych, więc warto je rozstrzygnąć. Księgi prowadzi się w programie księgowym, zestawienia robi w Excelu, ale sprawozdania finansowego nie składa się ani w XLSX, ani w PDF. Ustawa o rachunkowości wymaga postaci elektronicznej w strukturze logicznej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, czyli pliku XML.

Kto je podpisuje, wynika z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości: podpisuje je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wszyscy jego członkowie. Dopuszczalne rodzaje podpisu wskazuje art. 45 ust. 1f ustawy: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty. Podpis zwykły (SES) nie znajduje się na tej liście, więc tego dokumentu nie podpiszesz u nas i nie próbujemy udawać inaczej.

Od 2022 roku obowiązuje uproszczenie: zamiast wszystkich członków organu wieloosobowego sprawozdanie może podpisać co najmniej jedna osoba z jego składu, o ile pozostałe złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy. Rozbieramy ten mechanizm na czynniki pierwsze, razem z sytuacją, w której członek zarządu odmawia podpisu, w artykule kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe.

Gdzie w takim razie przydaje się podpis zwykły w pracy biura? W całej reszcie dokumentów, które krążą między biurem a klientem przez okrągły rok: umowach o świadczenie usług księgowych, aneksach do nich, upoważnieniach do odbioru dokumentów, protokołach przekazania, umowach powierzenia przetwarzania danych. Tam forma szczególna nie jest wymagana, a podpis elektroniczny ze śladem audytowym oszczędza tygodnie czekania na papier. Zebraliśmy te przypadki na stronie o podpisie elektronicznym dla biura rachunkowego.

Wolimy powiedzieć to wprost, zanim wgrasz pierwszy plik, bo granica między rodzajami podpisu jest miejscem, w którym najłatwiej wprowadzić kogoś w błąd.

Dajemy podpis elektroniczny zwykły (SES) zgodny z eIDAS. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną albo że nie jest podpisem kwalifikowanym. Do tego dokładamy warstwę dowodową: tożsamość deklarowaną przez sygnatariusza, adres e-mail, adres IP, znacznik czasu, metodę uwierzytelnienia, skrót SHA-256 oryginału i łańcuch skrótów. Wszystko to trafia na Kartę Podpisów doklejoną do finalnego PDF.

Nie wystawiamy podpisu kwalifikowanego (QES) i nie robimy z SES czegoś, czym nie jest. Zgodnie z art. 78[1] Kodeksu cywilnego formę pisemną w postaci elektronicznej spełnia wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny. Tam, gdzie przepis wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, potrzebujesz QES od kwalifikowanego dostawcy, a nie naszego podpisu. Dotyczy to między innymi umowy o pracę, przeniesienia autorskich praw majątkowych, licencji wyłącznej i zakazu konkurencji z pracownikiem. Pełną listę granic opisujemy na stronie o mocy prawnej podpisu elektronicznego, a różnice między rodzajami podpisu w artykule o podpisie elektronicznym a kwalifikowanym.

Przyjmujemy wyłącznie pliki PDF do 15 MB, maksymalnie 15 sygnatariuszy na dokument. Arkusza XLSX nie wgrasz i to jest świadoma decyzja, a nie brak funkcji: dokument, pod którym ktoś składa oświadczenie woli, powinien mieć jedną, zamrożoną treść. Eksport z Excela do PDF trwa kilka sekund i rozwiązuje ten problem u źródła.

Nie każdy przypadek wygląda tak samo, więc zamiast jednej reguły podajemy rozstrzygnięcie dla sytuacji, które faktycznie się zdarzają.

Widać w tym jeden wzorzec. Podpis w arkuszu bywa uzasadniony tylko wtedy, gdy plik jest naprawdę skończony i nikt nie zamierza go już otwierać do edycji. Ponieważ arkusze rzadko bywają skończone, w praktyce niemal zawsze wygrywa eksport do PDF.