Podpis elektroniczny Word: jak wstawić podpis elektroniczny w Wordzie i podpisać dokument Word

Zamieszanie wokół podpisu elektronicznego w Wordzie bierze się stąd, że jedno słowo opisuje trzy mechanizmy o zupełnie różnej wartości dowodowej. Tabela porządkuje, co jest czym.

Praktyczny wniosek: trzy pierwsze wiersze to warianty zwykłego podpisu elektronicznego. Tylko ostatni daje formę pisemną, i tylko wtedy, gdy certyfikat pochodzi od kwalifikowanego dostawcy z polskiej listy nadzorowanej przez Narodowe Centrum Certyfikacji.

To pytanie wraca częściej niż jakiekolwiek inne, bo różnica jest niewidoczna aż do momentu, w którym coś pójdzie nie tak. Sedno sprowadza się do formatu podpisu, a nie do formatu dokumentu.

Rekomendacja: pisz w Wordzie, wysyłaj w PDF. Format DOCX ma sens tam, gdzie druga strona musi jeszcze nanieść zmiany w treści, czyli na etapie negocjacji. Do podpisu idzie wersja zamrożona. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak wygląda cała ścieżka na pliku PDF, opisaliśmy ją na stronie o podpisie elektronicznym PDF.

Ta sama logika obowiązuje przy arkuszach, tylko konsekwencje są tam ostrzejsze, bo podpis w pliku XLSX znika przy pierwszej poprawionej komórce. Rozbieramy to na czynniki pierwsze na stronie o podpisie elektronicznym w Excelu.

Microsoft rozdziela dwie ścieżki i warto wiedzieć, w którą się wchodzi.

Wiersz podpisu, czyli miejsce na podpis

Ustaw kursor tam, gdzie ma być podpis. Wejdź w zakładkę Wstawianie, w sekcji Tekst kliknij Wiersz podpisu. W oknie konfiguracji wpisujesz imię, nazwisko, stanowisko i adres e-mail osoby podpisującej oraz opcjonalną instrukcję. W dokumencie pojawia się linia z krzyżykiem. To jest przygotowane pole, a nie złożony podpis. Jeden dokument może mieć kilka takich wierszy, po jednym dla każdej strony umowy.

Podpis cyfrowy, czyli podpis z certyfikatem

Gdy dokument jest gotowy, wejdź w Plik, potem Informacje, wybierz Chroń dokument i Dodaj podpis cyfrowy. Word poprosi o wskazanie certyfikatu. Jeżeli korzystasz z karty kryptograficznej albo tokena, musisz mieć zainstalowane sterowniki i oprogramowanie wystawcy, inaczej Word po prostu nie zobaczy certyfikatu na liście. Po podpisaniu dokument przechodzi w tryb tylko do odczytu i każda próba edycji unieważnia podpis.

Czego ta ścieżka nie obejmuje

Obie opcje zakładają, że plik jest u Ciebie na dysku. Nie ma tu wysyłki, przypomnień ani potwierdzenia tożsamości drugiej strony. Jeżeli podpis ma złożyć kontrahent, i tak wracasz do maila, a razem z nim do pytania, która wersja pliku jest ostateczna.

Odpowiedź jest krótsza, niż się wydaje: format pliku nie decyduje o skutku prawnym, decyduje certyfikat. Art. 78(1) Kodeksu cywilnego mówi, że formę pisemną w postaci elektronicznej spełnia oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przepis nie wymienia rozszerzeń plików. Umowa w DOCX podpisana podpisem kwalifikowanym spełnia więc formę pisemną tak samo jak PDF.

Praktyka jest mniej wygodna. Podpis kwalifikowany na pliku DOCX powstaje w formacie XAdES, który zapisuje podpis obok dokumentu, w drugim pliku. Dopóki obie części są razem, wszystko działa. Gdy ktoś prześle dalej sam dokument, zostajesz z plikiem bez dowodu. PDF podpisany w formacie PAdES nie ma tego problemu, bo podpis mieszka w środku.

Warto też pamiętać o granicy, której żaden e-podpis nie przesuwa. Umowa o pracę, przeniesienie autorskich praw majątkowych, licencja wyłączna czy zakaz konkurencji z pracownikiem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc elektronicznie obsłuży je wyłącznie podpis kwalifikowany. Zbycie nieruchomości wymaga aktu notarialnego (art. 158 KC) i tego nie zastąpi nawet QES. Nasza platforma wystawia zwykły podpis elektroniczny, więc do tych dokumentów świadomie się nie nadaje. Różnice rozpisaliśmy w artykule o tym, czym różni się podpis elektroniczny od kwalifikowanego.

Jeżeli dokument został podpisany certyfikatem, Word pokazuje to sam. Po otwarciu pliku pojawia się pasek informujący, że dokument jest oznaczony jako finalny i podpisany. Szczegóły znajdziesz w Plik, Informacje, w sekcji dotyczącej podpisów, albo klikając ikonę podpisu na pasku stanu. Zobaczysz tam, kto podpisał, kiedy i jakim certyfikatem, a także ostrzeżenie, jeśli treść zmieniono po złożeniu podpisu.

Są jednak trzy sytuacje, w których Word nic nie pokaże, choć podpis istnieje:

• Podpis w formacie XAdES jako osobny plik. Word otwiera dokument, ale o podpisie leżącym obok nie wie nic. Weryfikujesz go aplikacją wystawcy albo walidatorem zgodnym z eIDAS, na przykład WeryfikacjaPodpisu.pl czy WebNotarius.
• Wklejony obrazek podpisu. Nie ma czego weryfikować, bo to zwykła grafika.
• Wypełniony wiersz podpisu bez certyfikatu. Word zapisze wpisane nazwisko, ale nie potwierdzi, kto faktycznie siedział przy klawiaturze.

Przy zwykłym podpisie elektronicznym złożonym u nas weryfikacja wygląda inaczej i nie potrzebuje żadnego programu: czytasz Kartę Podpisów na końcu pliku i porównujesz skrót SHA-256. W systemie Windows liczy go polecenie Get-FileHash plik.pdf -Algorithm SHA256, a w macOS i Linuksie shasum -a 256 plik.pdf. Szerzej opisaliśmy to w poradniku o tym, jak zweryfikować podpis elektroniczny w PDF.

Rządowa usługa „Podpisz dokument elektronicznie” na gov.pl przyjmuje pliki DOCX, obok kilkudziesięciu innych formatów. Limit to 25 MB na plik, a jednorazowo można wysłać do pięciu plików o łącznym rozmiarze nieprzekraczającym 25 MB. Logujesz się profilem zaufanym, wskazujesz dokument i pobierasz podpisany rezultat.

Dla plików PDF usługa potrafi umieścić podpis wewnątrz dokumentu (PAdES). Dla pozostałych formatów, w tym DOCX, podpis powstaje w formacie XAdES, czyli jako osobny plik. Znów wracasz więc do pary plików, których nie wolno rozdzielić.

Jest też druga rzecz, którą warto rozumieć, zanim oprze się na tym cały obieg umów w firmie. Podpis zaufany nie jest podpisem kwalifikowanym. Jego równoważność z podpisem własnoręcznym dotyczy spraw załatwianych przed podmiotami publicznymi. W obrocie cywilnym, czyli w umowach między firmami, daje formę dokumentową z art. 77(2) KC, a nie pisemną. Do tego wymaga, żeby każda podpisująca osoba miała profil zaufany, co przy kontrahencie zagranicznym zwykle kończy sprawę. Rozpisaliśmy to w tekście o różnicy między podpisem elektronicznym a profilem zaufanym.

Nie każdy dokument wymaga tego samego. Tabela pomaga zdecydować bez czytania całej strony.

Jeżeli szukasz szerszego zestawienia narzędzi, porównaliśmy je na stronie o programach i aplikacjach do podpisu elektronicznego. Osobno opisaliśmy też, jak wygląda podpis elektroniczny w Adobe Reader i Acrobat, bo tam pułapka nazewnictwa jest bardzo podobna.