Umowa z biurem rachunkowym wzór PDF i umowa o prowadzenie księgowości podpisana online przez nowego klienta

Tak. Ustawa o rachunkowości w art. 11 ust. 2 pozwala jednostce powierzyć prowadzenie ksiąg przedsiębiorcy, który spełnia warunki z art. 76a ust. 3, i nie zastrzega dla tej umowy żadnej formy. Przy KPiR i ryczałcie nie ma nawet tego przepisu, więc umowa podpisana z linku jest ważna tak samo jak papierowa.

Jedno zdanie wymaga uwagi przy pełnej księgowości. Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości stanowi, że kierownik jednostki odpowiada za rachunkowość także wtedy, gdy powierzy ją biuru, a „przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej”. Przepis nie przewiduje rygoru nieważności, więc jest to forma dla celów dowodowych. A art. 74 § 4 Kodeksu cywilnego mówi wprost, że przepisów o skutkach niezachowania takiej formy „nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami”.

W praktyce wygląda to tak:

• KPiR, ryczałt, kadry i płace. Umowa i umowa powierzenia podpisane z linku w zupełności wystarczą.
• Pełna księgowość spółki. Umowa z linku jest ważna i skuteczna. Biura, które chcą mieć formę pisemną bez dyskusji, dodają do niej jednostronicowe oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności podpisane podpisem kwalifikowanym albo na papierze.
• Klient, który sam zastrzegł formę pisemną. Jeżeli w dotychczasowej umowie strony zapisały formę pisemną pod rygorem nieważności dla zmian, art. 76 KC wymaga jej zachowania i wtedy potrzebny jest podpis kwalifikowany po obu stronach.

Umowę powierzenia danych reguluje osobno art. 28 ust. 9 RODO: umowa „ma formę pisemną, w tym formę elektroniczną”. Podpis elektroniczny z zapisem daty, adresu IP i skrótu pliku ten warunek spełnia.

Dobra umowa z biurem rachunkowym ma osiem elementów: zakres usług, terminy przekazywania dokumentów, uprawnienia w KSeF, odpowiedzialność i polisę OC, wynagrodzenie z limitem dokumentów, okres wypowiedzenia, zasady wydania dokumentów po rozstaniu oraz umowę powierzenia danych. Pozostałe zapisy to kwestia stylu biura.

• Zakres. Jaka ewidencja (KPiR, ryczałt, księgi rachunkowe), czy VAT i JPK_V7, czy kadry i płace, czy zeznanie roczne i sprawozdanie finansowe.
• Terminy dokumentów. Najczęściej do 5. albo 10. dnia następnego miesiąca. Bez tego zapisu każda zaległa deklaracja staje się sporem.
• KSeF. Od 2026 roku faktury są w Krajowym Systemie e-Faktur, więc umowa powinna mówić, kto nadaje biuru uprawnienia i co się dzieje, gdy klient je odbierze.
• OC. Art. 76h ustawy o rachunkowości nakłada na biuro obowiązek ubezpieczenia. Numer polisy w umowie to pierwszy dowód profesjonalizmu dla klienta.
• Wynagrodzenie. Kwota netto, limit dokumentów i stawka za nadwyżkę. Od tego zależy, czy klient z 300 fakturami nie zje Ci marży.
• Wypowiedzenie. Zwykle jeden do trzech miesięcy ze skutkiem na koniec miesiąca, bo rozliczenia zamyka się miesięcznie.
• Wydanie dokumentów. Termin zwrotu dokumentów i plików, odwołanie uprawnień w KSeF i pełnomocnictw w urzędzie skarbowym i ZUS.
• Powierzenie danych. Osobna umowa albo załącznik z elementami z art. 28 ust. 3 RODO.

Różnica między wariantami jest w paragrafie o zakresie i w odpowiedzialności, nie w formie podpisu. Jeden szablon w panelu obsłuży wszystkie trzy, jeśli zakres wpiszesz jako pole danych.

• Ryczałt. Ewidencja przychodów, zaliczki ryczałtu, zeznanie PIT-28, VAT, jeśli klient jest czynnym podatnikiem. Najczęściej najniższa stawka i najmniej dokumentów, ale klientów jest dużo, więc liczy się szybkość podpisania umowy.
• KPiR. Księga przychodów i rozchodów, ewidencja środków trwałych, zaliczki PIT, zeznanie PIT-36 albo PIT-36L. Zwykle z kadrami dla kilku osób, więc umowa powierzenia obejmuje też dane pracowników.
• Pełna księgowość. Księgi rachunkowe, sprawozdanie finansowe, e-sprawozdanie do KRS. Tu dochodzi zdanie o przyjęciu odpowiedzialności z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości i dobra praktyka podpisania go podpisem kwalifikowanym.

W szablonie z polami danych zakres, kwotę i limit dokumentów wpisujesz przy wysyłce. Szablon ma do 30 pól, a my nanosimy wartości na osobną kopię PDF dla danego klienta, więc oryginał zostaje nietknięty.

Klient dostaje e-mail z linkiem, otwiera umowę i załącznik na telefonie, rysuje podpis palcem albo wpisuje imię i nazwisko, a jeśli tego chcesz, potwierdza podpis sześciocyfrowym kodem SMS. Nie zakłada konta, niczego nie instaluje i nie potrzebuje certyfikatu.

Po podpisie obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów. Karta zapisuje datę i godzinę, adres IP, sposób potwierdzenia i skrót SHA-256 pliku, więc po roku nikt nie zakwestionuje, jaką wersję cennika klient zaakceptował. Na planach płatnych plik dostaje też pieczęć platformy na poziomie podpisu zaawansowanego (AdES), którą sprawdzisz w Adobe Acrobat Reader.

Jeżeli klient ma wspólnika, który reprezentuje spółkę łącznie z nim, dodajesz drugą osobę podpisującą i ustawiasz kolejność. Umowa wraca do Ciebie dopiero, gdy podpiszą wszyscy.

Większość przedsiębiorców zmienia biuro od nowego roku podatkowego, a umowy z jedno- do trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia wypowiada w październiku i listopadzie. Dla biura oznacza to kilkanaście albo kilkadziesiąt nowych umów do podpisania w grudniu, dokładnie wtedy, gdy kończy się rok i nikt nie ma czasu na spotkania.

Dlatego warto przygotować szablon już teraz. W grudniu wysyłasz umowę każdemu nowemu klientowi w kilka minut, a panel pokazuje, kto podpisał, kto tylko otworzył link i komu wysłać przypomnienie. Automatyczne przypomnienie idzie co 3 dni, najwyżej dwa razy.

Ten sam mechanizm przyda się istniejącym klientom. Nowy cennik od 1 stycznia wyślesz jako aneks do 200 osób w jednej masowej wysyłce, każdy dostanie własny egzemplarz z osobną Kartą Podpisów.

U nas płacisz abonament, a nie za podpis. Plan Business kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 1188 zł netto rocznie (99 zł miesięcznie) dla jednej osoby, plan Team 399 zł netto miesięcznie albo 2388 zł netto rocznie dla pięciu osób, a każde kolejne miejsce 49 zł netto miesięcznie. Liczba umów nie ma limitu przy normalnym korzystaniu.

Dla porównania, według cenników sprawdzonych u źródła we wrześniu 2026 roku:

• Autenti PRO kosztuje 139 zł netto miesięcznie z limitem 10 dokumentów albo 89 zł miesięcznie przy płatności rocznej bez limitu. Przy 30 nowych klientach w grudniu plan miesięczny nie wystarczy.
• SIGNIUS sprzedaje podpisy zaawansowane w pakietach, od 16 zł brutto za 10 sztuk w subskrypcji. Taniej przy kilku umowach rocznie, drożej w obsłudze, gdy liczysz pakiety dla kilku księgowych.
• Podpis kwalifikowany po stronie klienta to koszt klienta, zwykle od około 300 zł netto na rok. Mały przedsiębiorca na ryczałcie rzadko go ma i nie kupi go dla jednej umowy.

Biuro z kilkoma księgowymi wybiera zwykle Team, bo każda osoba wysyła umowy swoich klientów z własnego konta, a Kontakty i szablony są wspólne.