Aplikacja do podpisywania dokumentów w firmie: kryteria wyboru i checklista

1. Czy druga strona podpisze bez konta

To kryterium numer jeden. Jeśli klient musi zakładać konto, pobierać aplikację albo kupować certyfikat, część dokumentów utknie. Sprawdź, czy podpis działa z linku w przeglądarce, także na telefonie.

2. Kilku sygnatariuszy i kolejność

Umowa ze spółką to często dwóch członków zarządu po każdej stronie. Aplikacja powinna obsłużyć kilka osób w jednym dokumencie i pozwolić ustalić, kto podpisuje po kim.

3. Poziom identyfikacji

Do prostych dokumentów wystarcza link wysłany na e-mail. Przy ważniejszych umowach przydaje się kod SMS albo weryfikacja dowodu tożsamości. Zapytaj, co dokładnie zmienia się w dokumencie, gdy włączysz silniejszą identyfikację.

4. Ślad audytowy i weryfikacja

Po podpisaniu powinieneś dostać plik, z którego da się odczytać, kto podpisał, kiedy, z jakiego adresu IP i jaką metodą, oraz sprawdzić, czy treść nie zmieniła się po podpisie. Zapytaj, jak zweryfikujesz dokument za pięć lat, gdy przestaniesz płacić abonament. Więcej o tym w tekście co to jest ślad audytowy.

5. Szablony i masowa wysyłka

Jeśli co miesiąc wysyłasz tę samą umowę lub regulamin do wielu osób, szablony i wysyłka jednego dokumentu do wielu odbiorców oszczędzają najwięcej czasu.

6. Przypomnienia, odrzucenie, status

Automatyczne przypomnienia i możliwość odrzucenia dokumentu z uzasadnieniem skracają korespondencję. Status każdej osoby powinien być widoczny bez dopytywania.

7. Zespół i wspólne archiwum

Gdy dokumenty wysyła kilka osób, liczy się wspólna przestrzeń firmy. Dokumenty nie powinny odchodzić razem z pracownikiem.

8. API i webhooki

Jeśli umowy powstają w CRM lub systemie sprzedaży, sprawdź, czy wyślesz je do podpisu przez API i dostaniesz powiadomienie o podpisie.

9. Dane i bezpieczeństwo

Gdzie przechowywane są dokumenty, kto ma do nich dostęp, czy dostawca podpisze umowę powierzenia przetwarzania danych.

10. Cena i model rozliczenia

Porównuj ceny netto, liczbę użytkowników i limity dokumentów. Nasze plany są opisane w cenniku.

Pytania, które warto zadać każdemu dostawcy przed zakupem. Odpowiedź „to zależy” przy którymkolwiek z nich to sygnał, żeby poprosić o test.

• Czy sygnatariusz musi zakładać konto albo instalować aplikację?
• Ile osób może podpisać jeden dokument i czy ustawię kolejność?
• Jaki poziom podpisu dostaję (zwykły, zaawansowany, kwalifikowany) i od czego to zależy?
• Czy mogę wymagać kodu SMS lub weryfikacji tożsamości dla wybranych osób?
• Co zawiera ślad audytowy i czy jest częścią pliku, czy tylko widokiem w panelu?
• Czy wszyscy dostają identyczny, jeden plik po ostatnim podpisie?
• Czy są szablony i wysyłka jednego dokumentu do wielu odbiorców?
• Czy sygnatariusz może odrzucić dokument z uzasadnieniem?
• Czy jest API i jakie zdarzenia wysyłają webhooki?
• Jak działa praca zespołowa i kto widzi czyje dokumenty?
• Gdzie są przechowywane dokumenty i czy dostawca zawrze umowę powierzenia?
• Ile kosztuje plan dla mojej liczby osób i dokumentów, w netto?

Platformy do podpisywania dokumentów zwykle oferują podpis zwykły (SES) albo zaawansowany (AdES). Oba są zgodne z eIDAS i skuteczne przy umowach bez szczególnej formy oraz w formie dokumentowej. Żaden z nich nie jest podpisem kwalifikowanym, więc nie spełnia formy pisemnej. Tam, gdzie ustawa żąda formy pisemnej pod rygorem nieważności, potrzebny jest podpis własnoręczny albo kwalifikowany (art. 78(1) KC).

Dlatego sprawdzaj, co dostawca obiecuje. Sformułowanie „podpis równoważny odręcznemu” jest prawdziwe tylko dla podpisu kwalifikowanego. W podpiszmy.pl podpisu kwalifikowanego nie oferujemy i nie piszemy, że nasz podpis go zastępuje. Które umowy da się podpisać naszym podpisem, opisujemy na stronie jakie umowy można podpisać elektronicznie i w opisie mocy prawnej.

Opisy funkcji brzmią podobnie u wszystkich. Różnice widać dopiero w teście na prawdziwym dokumencie. Proponujemy taki scenariusz:

1. Wgraj prawdziwą umowę z załącznikami, scaloną w jeden PDF.
2. Dodaj dwóch sygnatariuszy: siebie na drugi adres e-mail i kolegę z telefonem. Ustaw kolejność.
3. Podpisz raz na komputerze, raz na telefonie. Zwróć uwagę, ile kroków wymaga podpis i czy coś trzeba instalować.
4. Za drugim razem odrzuć dokument z uzasadnieniem i sprawdź, co zobaczy wysyłający.
5. Po zakończeniu otwórz plik: czy ślad audytowy jest w pliku, czy da się go zweryfikować niezależnie od panelu.
6. Sprawdź, jak wygląda to samo dla wysyłki do wielu odbiorców i dla szablonu.

W podpiszmy.pl pierwsze trzy kroki zrobisz bez konta, wgrywając PDF na stronie głównej. Resztę na kilku dokumentach próbnych po rejestracji. Podpisany plik sprawdzisz w walidatorze.

Wgrywasz PDF do 6 MB i dodajesz do 15 sygnatariuszy (imię i e-mail), opcjonalnie z kolejnością. Dla wybranych osób włączasz kod SMS lub weryfikację tożsamości: zdjęcie dowodu z obu stron i twarzy, a na komputerze kod QR przenosi ten krok na telefon. Każdy sygnatariusz podpisuje w przeglądarce: rysując podpis, wpisując imię i nazwisko albo kliknięciem.

Po ostatnim podpisie wszyscy dostają ten sam PDF z Kartą Podpisów: imię i nazwisko, e-mail, adres IP, znaczniki czasu, metoda identyfikacji i skrót SHA-256 dokumentu. Gdy wszyscy sygnatariusze przeszli silną identyfikację, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego, pieczętowany certyfikatem platformy. W pozostałych przypadkach to zwykły podpis elektroniczny. Do tego szablony, masowa wysyłka, automatyczne przypomnienia, plan Team dla zespołu oraz API i webhooki.

• Kupno certyfikatu kwalifikowanego, gdy potrzebne są podpisy klientów. Certyfikat podpisuje Ciebie. Nie sprawi, że klient podpisze umowę.
• Wybór po liczbie funkcji. Połowa funkcji w dużych pakietach nie będzie używana. Liczy się, czy druga strona podpisze bez tarcia.
• Pominięcie telefonu. Wielu sygnatariuszy otwiera link na telefonie. Jeśli tam podpis jest niewygodny, dokumenty czekają.
• Ślad audytowy tylko w panelu. Jeśli dowód podpisu istnieje tylko w systemie dostawcy, jest zależny od abonamentu. Lepiej, gdy jest częścią pliku.
• Porównywanie cen brutto z netto. Sprawdzaj, czy cennik podaje kwoty netto i ile osób obejmuje plan.