Tablet do podpisu czy podpis elektroniczny: co wybrać dla firmy

Krótka odpowiedź: tablet do podpisu wybierz tylko wtedy, gdy podpisujący fizycznie stoi przed Tobą. W każdym innym przypadku zwykły podpis elektroniczny wysłany linkiem daje dokładnie tę samą formę prawną, kosztuje mniej i nie wciąga firmy w przetwarzanie danych biometrycznych. Oba rozwiązania kończą się formą dokumentową z art. 77(2) Kodeksu cywilnego, więc porównanie rozstrzyga się na kosztach i zasięgu, a nie na skutku prawnym.

To zaskakuje większość osób, które zaczynają szukać sprzętu. Tablet z rysikiem wygląda solidniej, bo przypomina podpis na papierze, i łatwo założyć, że skoro wygląda jak podpis odręczny, to działa jak podpis odręczny. W polskim prawie tak nie jest, a szczegóły rozstrzygnięcia opisaliśmy osobno w tekście o tym, czy podpis biometryczny zastępuje formę pisemną.

W gabinetach i przychodniach rachunek wygląda jeszcze inaczej, bo tam o formie decyduje ustawa o prawach pacjenta, a nie sam Kodeks cywilny. Rozpisaliśmy to osobno, razem z przepisami, na stronie o podpisie pacjenta na tablecie.

Podpis na tablecie czy podpis elektroniczny: co wybrać

Zacznij od jednego pytania, bo ono odsiewa około 80 procent przypadków: czy druga strona jest u Ciebie w tej samej chwili. Tablet obsługuje wyłącznie osoby fizycznie obecne. Nie da się wysłać tabletu pocztą ani podać go przez telefon, więc każdy kontrahent spoza Twojego biura i tak wymaga innej ścieżki.

Jeżeli więc rozważasz sprzęt, policz najpierw, jaka część Twoich umów naprawdę powstaje przy ladzie. Firmy zwykle przeszacowują ten udział, bo pamiętają wizyty klientów, a zapominają o mailach z załącznikiem w PDF. Gdy okaże się, że zdalnie zawierasz większość umów, tablet rozwiąże mniejszość problemu za większość budżetu, a i tak będziesz potrzebować drugiego narzędzia.

Ile kosztuje tablet do podpisu, a ile podpis elektroniczny

Porównanie samej ceny urządzenia jest mylące, bo sprzęt to najmniejsza pozycja rachunku. Poniżej składniki, które trzeba zsumować po obu stronach.

Ostatni wiersz jest tym, który zwykle przesądza. Nawet gdyby sprzęt był darmowy, nie obsłuży osoby, która jest w innym mieście, a to właśnie ona najczęściej blokuje domknięcie umowy.

Czy tablet do podpisu załatwia formę pisemną

Nie w sposób pewny, i to jest najczęściej sprzedawane nieporozumienie w tej kategorii. Art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego wymaga „złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”, a polskie orzecznictwo nie uznało dotąd podpisu biometrycznego za spełniający ten warunek. Część doktryny broni poglądu przeciwnego, natomiast dopóki sądy go nie potwierdzą, ryzyko procesowe zostaje przy firmie, która kupiła sprzęt.

Praktyczny wniosek: jeżeli Twoje dokumenty wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, żadne z porównywanych tu rozwiązań nie wystarczy. Potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, bo tylko on jest na mocy art. 78(1) § 2 KC równoważny z formą pisemną. Jeżeli jednak podpisujesz umowy objęte swobodą formy, czyli większość umów w obrocie gospodarczym, wystarczy forma dokumentowa i pytanie o sprzęt sprowadza się do wygody oraz kosztu. Zestawienie wszystkich poziomów znajdziesz na stronie o rodzajach podpisów elektronicznych.

Podpis biometryczny a RODO: jaki narzut dla firmy

Tu leży różnica, której nie widać w cenniku. System zapisujący dynamikę podpisu, czyli nacisk, prędkość i rytm pisania, przetwarza dane biometryczne w rozumieniu art. 4 pkt 14 RODO. Te należą do kategorii szczególnej z art. 9 RODO, gdzie zasadą jest zakaz przetwarzania, a legalność wymaga trafienia w jeden z wyjątków.

W praktyce dokłada to obowiązków, których przy zwykłym podpisie elektronicznym po prostu nie ma: oceny skutków dla ochrony danych, wyraźnej podstawy przetwarzania, pisemnych upoważnień dla osób z dostępem do danych oraz krótszej i pilnowanej retencji. Każda z tych pozycji kosztuje czas prawnika albo inspektora ochrony danych, a przy naruszeniu podnosi stawkę.

Zwykły podpis elektroniczny zbiera zupełnie inny materiał: adres e-mail, adres IP, znacznik czasu i sumę kontrolną pliku. To wystarcza, żeby ustalić osobę składającą oświadczenie, czego wymaga art. 77(2) KC, i żadna z tych danych nie jest daną biometryczną.

Czy podpis na tablecie sprawdzi się w kadrach

To najczęstszy kierunek sprzedaży tabletów i jednocześnie najsłabszy prawnie. Art. 22(1b) § 2 Kodeksu pracy dopuszcza przetwarzanie danych biometrycznych pracownika tylko wtedy, gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji albo do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Podpisanie aneksu ani listy obecności nie jest kontrolą dostępu do niczego.

Zostaje zgoda z § 1, ale ten przepis dopuszcza ją wyłącznie wtedy, gdy przekazanie danych następuje z inicjatywy pracownika. Gdy to pracodawca podsuwa tablet i prosi o podpis rysikiem, inicjatywa jest po jego stronie, więc podstawa odpada. Do tego dochodzi znany problem z dobrowolnością zgody w relacji podległości służbowej.

Jest w tym pewna ironia, bo dokumenty kadrowe to akurat ten obszar, w którym elektroniczny obieg oszczędza najwięcej czasu. Umowy, aneksy i oświadczenia trafiające do podpisu zaraz po zakończonej rekrutacji zwykle wychodzą prosto z systemu do prowadzenia rekrutacji, więc naturalnym krokiem jest wysłanie ich do podpisu linkiem, a nie przepisywanie kandydata na papier i podawanie mu rysika. Zwykły podpis elektroniczny nie zbiera danych biometrycznych, więc art. 22(1b) KP w ogóle go nie dotyczy.

Kiedy tablet do podpisu naprawdę wygrywa

Uczciwie: są takie sytuacje i nie ma sensu ich pomijać.

• Klient stoi przy ladzie, nie ma przy sobie komputera i nie chce podawać adresu e-mail.
• Praca w terenie bez pewnego zasięgu, gdzie urządzenie zbiera podpisy offline i synchronizuje później.
• Pokwitowania odbioru i protokoły, gdzie liczy się sam fakt kwitowania, a nie forma czynności prawnej.
• Firma ma już wdrożoną biometrię i komplet dokumentacji RODO, więc narzut jest kosztem utopionym.

Zwróć uwagę, że we wszystkich czterech przypadkach wartością jest fizyczna obecność albo brak internetu, a nie skutek prawny podpisu. Gdy tego elementu nie ma, przewaga tabletu znika.

Jak przetestować oba rozwiązania bez wydawania budżetu

Zanim podpiszesz umowę z dostawcą sprzętu, zrób tygodniowy pomiar. Jest prosty i zwykle rozstrzyga sprawę szybciej niż prezentacja handlowa.

1. Przez tydzień notuj każdą umowę i zaznaczaj, czy druga strona była fizycznie obecna.
2. Policz udział procentowy tych obecnych. To jest maksymalny zasięg tabletu w Twojej firmie.
3. Te same dokumenty wyślij równolegle linkiem do podpisu i zmierz, ile wróciło podpisanych i po jakim czasie.
4. Do oferty na sprzęt dopisz koszt oceny skutków RODO i szkolenia, a potem porównaj obie kwoty.

W większości firm usługowych wynik wychodzi jednoznacznie na korzyść linku, bo udział spotkań na miejscu okazuje się niższy, niż podpowiada pamięć. Jeżeli u Ciebie wyjdzie odwrotnie, będziesz mieć twardą liczbę uzasadniającą zakup, a nie przeczucie.

Co zrobić, gdy część kontrahentów i tak zostaje przy papierze

To normalna sytuacja i nie wymaga wyboru jednej drogi dla wszystkich. Prawo nie żąda, aby obie strony złożyły podpis w ten sam sposób, o ile czynność objęta jest swobodą formy. Jedna strona może podpisać elektronicznie, druga odręcznie, a umowa pozostaje skuteczna. Rozpisaliśmy to razem z wyjątkami w tekście o tym, czy można podpisać umowę dwoma różnymi podpisami.

Dzięki temu nie musisz przekonywać całego rynku naraz. Wysyłasz link tym, którzy go przyjmą, a resztę obsługujesz jak dotąd. Z czasem udział podpisów elektronicznych rośnie sam, bo druga strona zwykle woli podpisać z telefonu niż jechać po papier.

Podsumowanie

Tablet z podpisem biometrycznym i podpis elektroniczny z linku prowadzą do tej samej formy dokumentowej, więc nie kupujesz lepszego skutku prawnego, tylko inny sposób dostarczenia dokumentu. Tablet ma sens przy ladzie i w terenie, a poza tym dokłada sprzęt, wdrożenie i reżim danych biometrycznych. Jeżeli potrzebujesz skutku formy pisemnej, żadne z nich nie wystarczy i trzeba sięgnąć po podpis kwalifikowany.

Najtańszy pierwszy krok jest zwykle taki sam: wyślij jeden prawdziwy dokument linkiem i zobacz, ile czasu minie do podpisu. Darmowe demo obejmuje 3 dokumenty na próbę i nie wymaga karty płatniczej.