Podpisywanie umów w spółce komandytowej: kto podpisuje umowy, reprezentacja komplementariusza i komandytariusza online

Umowy podpisuje komplementariusz, czyli wspólnik odpowiadający za zobowiązania spółki bez ograniczenia. Komandytariusz może podpisać tylko wtedy, gdy ma pełnomocnictwo, i musi je przy podpisie ujawnić. Podstawa jest krótka i nie pozostawia miejsca na interpretację.

Art. 117 KSH: „Spółkę reprezentują komplementariusze, których z mocy umowy spółki albo prawomocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono prawa reprezentowania spółki.”

Art. 118 § 1 KSH: „Komandytariusz może reprezentować spółkę jedynie jako pełnomocnik.”

Skąd bierze się ten podział, mówi definicja z art. 102 KSH: spółką komandytową jest spółka osobowa prowadząca przedsiębiorstwo pod własną firmą, „w której wobec wierzycieli za zobowiązania spółki co najmniej jeden wspólnik odpowiada bez ograniczenia (komplementariusz), a odpowiedzialność co najmniej jednego wspólnika (komandytariusza) jest ograniczona”. Kto ryzykuje całym majątkiem, ten reprezentuje. Kto wniósł kapitał i odpowiada do sumy komandytowej, ten z zasady nie podpisuje.

Praktyczna konsekwencja dla kontrahenta jest prosta: przed podpisaniem sprawdź w odpisie z KRS, kto figuruje jako komplementariusz i jaki jest sposób reprezentacji. Od dnia wpisu do rejestru nikt nie może zasłaniać się jego nieznajomością (art. 15 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym), więc tłumaczenie „nie wiedziałem, że on nie może podpisywać” po podpisaniu umowy nie pomaga żadnej ze stron.

Różnica w prawie do podpisu wynika wprost z różnicy w odpowiedzialności, więc warto znać obie liczby.

• Komplementariusz odpowiada za zobowiązania spółki bez ograniczenia (art. 102 KSH), przy czym odpowiedzialność jest subsydiarna: wierzyciel może prowadzić egzekucję z jego majątku dopiero, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna (art. 31 § 1 KSH w związku z art. 103 § 1 KSH). Pozew można jednak wnieść wcześniej (art. 31 § 2 KSH).
• Komandytariusz odpowiada wobec wierzycieli spółki tylko do wysokości sumy komandytowej (art. 111 KSH) i jest wolny od odpowiedzialności w granicach wartości wkładu wniesionego do spółki (art. 112 § 1 KSH). Przy zwrocie wkładu odpowiedzialność wraca w wysokości równej wartości zwrotu (art. 112 § 2 KSH).
• Komandytariusz nie prowadzi spraw spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 121 § 1 KSH). W sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymagana jest natomiast jego zgoda, również z zastrzeżeniem odmiennego zapisu umowy (art. 121 § 2 KSH).

Zwróć uwagę na rozróżnienie, które w codziennej pracy myli się najczęściej. Zgoda komandytariusza na czynność przekraczającą zwykły zarząd to sprawa wewnętrzna spółki i nie jest podpisem pod umową. Komandytariusz wyraża ją uchwałą albo oświadczeniem wobec spółki, a pod samą umową i tak podpisuje się komplementariusz. Odwrotnie też: brak takiej zgody nie unieważnia umowy wobec kontrahenta, bo ograniczenia wewnętrzne nie działają na zewnątrz.

Jest jeszcze pułapka nazwiskowa, typowa dla spółek rodzinnych. Art. 104 § 4 KSH stanowi, że nazwisko komandytariusza nie może być zamieszczane w firmie spółki, a w razie zamieszczenia „komandytariusz ten odpowiada wobec osób trzecich tak jak komplementariusz”. Jeżeli ojciec jest komplementariuszem, syn komandytariuszem, a w nazwie spółki widnieje wspólne nazwisko, warto zweryfikować, czy w firmie nie zapisano nazwiska tego drugiego.

Zasadą jest reprezentacja samodzielna każdego komplementariusza, ale umowa spółki może to zmienić. Działa tu art. 103 § 1 KSH, zgodnie z którym „w sprawach nieuregulowanych w niniejszym dziale do spółki komandytowej stosuje się odpowiednio przepisy o spółce jawnej, chyba że ustawa stanowi inaczej”. Z przepisów o spółce jawnej bierzemy dwa.

Art. 30 § 1 KSH: „Umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem.”

Art. 29 § 3 KSH: „Prawa reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich.”

Te dwa zdania wyglądają na sprzeczne, a nie są. Sposób reprezentacji zapisany w umowie spółki i ujawniony w KRS wiąże kontrahenta, bo określa granice samego prawa do reprezentacji. Natomiast dodatkowe ograniczenia nałożone na wspólnika wewnętrznie, na przykład uchwała, że umowy powyżej 100 000 zł wymagają zgody komandytariuszy, są skuteczne tylko w środku spółki. Wspólnik, który ją złamie, odpowiada wobec spółki, ale umowa z kontrahentem pozostaje ważna.

Jak to wygląda przy zbieraniu podpisów: przy reprezentacji łącznej ustaw tryb sekwencyjny. Link idzie najpierw do pierwszego komplementariusza, po jego podpisie automatycznie do drugiego, a na końcu do kontrahenta. Dokument nie zostaje zamknięty, dopóki nie podpiszą wszyscy, więc nie zdarzy się wersja z jednym podpisem krążąca po skrzynkach. Opisujemy to krok po kroku w poradniku jak podpisać dokument przez dwie osoby.

W konstrukcji „sp. z o.o. sp.k.” pod umową podpisuje się zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która jest komplementariuszem, a nie sama spółka komandytowa i nie jej wspólnicy prywatnie. To najczęstsze źródło błędów w komparycjach, jakie widujemy.

Podstawa brzmienia firmy: art. 104 § 3 KSH mówi, że jeżeli komplementariuszem jest osoba prawna, firma spółki komandytowej powinna zawierać pełne brzmienie firmy tej osoby prawnej z dodatkowym oznaczeniem „spółka komandytowa”. Dopuszczalny skrót „sp.k.” wynika z art. 104 § 2 KSH.

Podstawa podpisu: sposób reprezentacji spółki z o.o. określa jej własna umowa. Jeżeli nic w tej sprawie nie mówi, obowiązuje art. 205 § 1 KSH: „Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.”

Z tego wynika łańcuch, który trzeba przejść za każdym razem: odpis KRS spółki komandytowej pokazuje komplementariusza, odpis KRS komplementariusza pokazuje zarząd i sposób reprezentacji, a dopiero stamtąd bierze się listę osób do podpisu. Przy zarządzie dwuosobowym bez odmiennego zapisu umowy oznacza to dwa podpisy pod jedną umową, złożone w imieniu spółki z o.o. działającej jako komplementariusz spółki komandytowej. Zasady reprezentacji samej spółki z o.o. rozbieramy szerzej na stronie podpisywanie umów w spółce z o.o.

Komparycja, czyli wstęp umowy określający strony, powinna opisać spółkę i wskazać osobę, która za nią działa, wraz z podstawą umocowania. Dwa warianty pokrywają niemal wszystkie przypadki.

Wariant 1, komplementariusz będący osobą fizyczną:

Nowak i Wspólnicy spółka komandytowa z siedzibą w Poznaniu, ul. Przykładowa 1, 61-001 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000000000, NIP 0000000000, REGON 000000000, reprezentowana przez Jana Nowaka, komplementariusza uprawnionego do samodzielnej reprezentacji spółki.

Wariant 2, komplementariuszem jest spółka z o.o.:

Nowak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Poznaniu, ul. Przykładowa 1, 61-001 Poznań, KRS 0000000000, NIP 0000000000, REGON 000000000, reprezentowana przez komplementariusza Nowak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000000001, w imieniu której działają Jan Nowak, prezes zarządu, i Anna Nowak, członek zarządu, uprawnieni do łącznej reprezentacji spółki.

Trzy szczegóły, które ratują umowę w sporze. Po pierwsze, wskazuj funkcję, a nie tylko imię i nazwisko: „komplementariusz”, „prezes zarządu komplementariusza”, „pełnomocnik”. Po drugie, przy pełnomocniku dopisz datę i zakres pełnomocnictwa i dołącz jego kopię do umowy. Po trzecie, sprawdź numer KRS w odpisie z tego samego dnia, bo zmiana w zarządzie komplementariusza zmienia listę osób uprawnionych do podpisu, a nie zmienia nic w nazwie spółki komandytowej.

Umowa nie staje się automatycznie nieważna, ale osoba, która ją podpisała, wpada w osobistą odpowiedzialność bez ograniczenia. Mówi o tym art. 118 § 2 KSH: „Jeżeli komandytariusz dokona w imieniu spółki czynności prawnej, nie ujawniając swojego pełnomocnictwa, odpowiada za skutki tej czynności wobec osób trzecich bez ograniczenia; dotyczy to także reprezentowania spółki przez komandytariusza, który nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres.”

Zwróć uwagę na pierwszą część tego przepisu, bo bywa pomijana. Sankcja obejmuje także komandytariusza, który pełnomocnictwo ma, ale go nie ujawnił. Sam fakt posiadania dokumentu w szufladzie nie wystarcza. Dlatego przy podpisie elektronicznym warto wpisać podstawę umocowania w treści umowy i dodać skan pełnomocnictwa jako załącznik do tego samego PDF.

Los samej umowy rozstrzyga art. 103 § 1 Kodeksu cywilnego: „Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.” Spółka może więc czynność potwierdzić i wtedy umowa wiąże od początku. Druga strona ma przy tym narzędzie nacisku: może wyznaczyć odpowiedni termin do potwierdzenia i po jego bezskutecznym upływie staje się wolna (art. 103 § 2 KC).

Przy czynnościach jednostronnych, takich jak wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej, jest ostrzej. Art. 104 KC: czynność jednostronna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania jest nieważna, chyba że adresat oświadczenia zgodził się na działanie bez umocowania. Jeżeli wypowiadasz umowę w imieniu spółki komandytowej, podpis musi złożyć osoba uprawniona, i to od razu. Szczegóły formy opisujemy na stronie wypowiedzenie umowy elektronicznie.

Dyrektor handlowy, kierownik projektu albo właśnie komandytariusz mogą podpisywać umowy, jeśli dostaną umocowanie. Dwie drogi, dwa różne zakresy.

Pełnomocnictwo. Zakres określasz sam: do jednej umowy (szczególne), do kategorii czynności (rodzajowe, art. 98 KC) albo ogólne. Formę narzuca art. 99 § 1 KC: „Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.” Pełnomocnictwo ogólne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 99 § 2 KC), więc akurat jego nie udzielisz zwykłym podpisem elektronicznym. Pełnomocnictwo do umowy bez formy szczególnej, na przykład do umowy sprzedaży towaru albo zlecenia, możesz podpisać elektronicznie bez przeszkód.

Prokura. To szczególne pełnomocnictwo dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru, obejmujące z mocy prawa czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokurent nie potrzebuje osobnego pełnomocnictwa do każdej umowy, a jego umocowanie widać w KRS, więc kontrahent może je sprawdzić sam. Prokury udziela się na piśmie pod rygorem nieważności i wymaga ona zgody wszystkich komplementariuszy.

W obu przypadkach pamiętaj o jednym: umocowanie trzeba ujawnić przy podpisie. Komparycja powinna nazwać rolę podpisującego, a do dokumentu warto dołączyć kopię pełnomocnictwa. Więcej o granicach umocowania w spółkach piszemy w artykule kto może podpisać umowę w imieniu firmy.

Zasadą polskiego prawa jest swoboda formy (art. 60 KC), a tam, gdzie ustawa wymaga formy dokumentowej, wystarcza zwykły podpis elektroniczny. Art. 77(2) KC: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

Podpiszesz więc bez przeszkód: umowy handlowe i ramowe, zlecenia, umowy o dzieło, NDA, zamówienia, aneksy bez formy szczególnej, umowy najmu na czas oznaczony krótszy niż rok, umowy pożyczki powyżej 1 000 zł (art. 720 § 2 KC wymaga formy dokumentowej), umowy leasingu w zakresie formy dokumentowej oraz uchwały wspólników, dla których umowa spółki nie zastrzega formy szczególnej.

Nie podpiszesz elektronicznie: zmiany umowy spółki komandytowej (wymaga formy aktu notarialnego, chyba że spółkę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy), zbycia ogółu praw i obowiązków wspólnika, jeżeli umowa spółki wymaga formy szczególnej, umowy o pracę, przeniesienia autorskich praw majątkowych, poręczenia i przejęcia długu, pełnomocnictwa ogólnego ani niczego, co wymaga aktu notarialnego. Pełną mapę trzymamy na stronie jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Gdy druga strona jest obca albo kwota jest wysoka, warto podnieść poziom dowodu. Włączenie kodu SMS przed podpisem albo weryfikacji tożsamości przy każdym podpisującym sprawia, że dokument kończy się na poziomie zaawansowanym (AdES), z kryptograficznym podpisem PAdES w finalnym PDF. Kosztu podpisu to nie zmienia, bo płacisz za plan, a nie za sztukę.