Podpis elektroniczny w aptece i laboratorium: umowy, upoważnienia i dokumenty personelu

Uczciwie, bo w ochronie zdrowia pomyłka co do formy kosztuje najwięcej:

• Recepty i e-recepty. Wystawia je osoba uprawniona w systemie P1, a apteka realizuje w oprogramowaniu aptecznym. Nie są to dokumenty, które się przesyła do podpisu linkiem.
• Sprawozdanie z badania laboratoryjnego. Autoryzuje je diagnosta laboratoryjny według przepisów o medycynie laboratoryjnej, w systemie laboratorium.
• Dokumentacja apteczna i ewidencje prowadzone według Prawa farmaceutycznego, w tym obrót środkami odurzającymi i psychotropowymi z odrębną procedurą.
• Umowa o zakazie konkurencji. Art. 101³ Kodeksu pracy wymaga dla niej formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zakaz konkurencji po odejściu farmaceuty do apteki po drugiej stronie ulicy, podpisany zwykłym podpisem elektronicznym, jest nieważny. Szczegóły na stronie umowa o zakazie konkurencji.
• Dokumenty do organów (wojewódzki inspektor farmaceutyczny, NFZ), które wymagają podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego. Składasz je kanałem wskazanym przez organ.

Naszego podpisu nie oferujemy jako kwalifikowanego. Dajemy podpis zwykły albo zaawansowany zgodny z eIDAS, z Kartą Podpisów jako śladem audytowym (więcej na stronie moc prawna podpisu).

Laboratorium sprzedaje nie tylko pacjentom z ulicy. Coraz częściej klientem jest firma, która kupuje pakiety badań dla pracowników, gabinet lekarski, który zleca badania swoim pacjentom, albo klub sportowy. Każda taka współpraca to umowa, cennik i aneksy przy zmianie cen. Z podpisem przez link zmiana cennika dla kilkudziesięciu klientów firmowych to jedna masowa wysyłka, a nie teczka umów wożona po mieście.

Drugi częsty dokument to upoważnienie do odbioru wyników. Wynik badania jest częścią dokumentacji medycznej, więc osoba trzecia (małżonek, dorosłe dziecko starszego pacjenta) dostaje go tylko na podstawie upoważnienia. Pacjent podpisuje je na telefonie przy rejestracji albo w domu, a punkt pobrań ma PDF z Kartą Podpisów w chwili, gdy ktoś przychodzi po wynik. Przy odbiorze sprawdzasz dokument tożsamości osoby upoważnionej.

Dane w upoważnieniu ogranicz do niezbędnych: imię i nazwisko osoby upoważnionej, zakres (konkretne badanie albo wszystkie wyniki) i okres. Samych wyników do podpiszmy nie wgrywaj. Pacjent odbiera je kanałem laboratorium.

W aptece najwięcej papieru generują kadry i zmiany organizacyjne. Farmaceuci i technicy farmaceutyczni podpisują dokumenty kadrowe, zobowiązania do poufności i upoważnienia do przetwarzania danych pacjentów. Większość z nich podpiszesz elektronicznie, a zasady dla umowy o pracę opisujemy na stronie umowa o pracę a podpis elektroniczny.

Przy zmianie kierownika apteki ustępujący i nowy kierownik spisują protokół przekazania dokumentów, kluczy i dostępów (protokół przekazania dokumentów). Po inwentaryzacji komisja podpisuje protokół, także gdy jej członkowie pracują na różnych zmianach (protokół inwentaryzacji online). Przy przekazaniu przeterminowanych produktów do utylizacji podpisujesz protokół z firmą odbierającą, pamiętając, że dla środków odurzających obowiązuje odrębna procedura.

Sieci aptek i apteki działające w ramach franczyzy podpisują umowy z centralą, aneksy do warunków zakupów i porozumienia marketingowe. To zwykłe umowy handlowe i tu podpis elektroniczny sprawdza się najlepiej (zobacz podpis elektroniczny we franczyzie i w hurtowni i dystrybucji).

1. Szablony: upoważnienie do odbioru wyników, umowa ramowa z klientem firmowym, upoważnienie do przetwarzania danych dla pracownika.
2. Kolejność podpisów: przy umowie z firmą najpierw klient, potem osoba reprezentująca laboratorium.
3. Kod SMS i weryfikacja tożsamości: przy upoważnieniu do wyników, żeby mieć pewność, że podpisał sam pacjent.
4. Plan Team: kilka punktów pobrań albo aptek w sieci widzi wspólne dokumenty, a administracja wie, co czeka na podpis.
5. API i webhooki (plany Business i Team): gdy system rejestracji ma sam wysyłać upoważnienie po zapisaniu pacjenta.

Typowe błędy: zakaz konkurencji wysłany linkiem zamiast na papierze, upoważnienie bez wskazania zakresu, wgrywanie wyników badań do narzędzia do podpisu i jedna zgoda RODO łącząca obsługę badania z marketingiem (zobacz zgoda na przetwarzanie danych online).