Podpis elektroniczny w przychodni: upoważnienia pacjentów, kontrakty lekarskie i RODO

Artykuły w tabeli dotyczą ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Szczegółowe zestawienie dokumentów, które zostają na papierze, opisaliśmy w poradniku podpis pacjenta na tablecie.

Pacjent, także małoletni powyżej 16 lat, ma prawo wyrazić zgodę na badanie lub inne świadczenie zdrowotne (art. 17 ust. 1). Taką zgodę można wyrazić ustnie albo zachowaniem, które nie budzi wątpliwości (art. 17 ust. 4). Przy zwykłej wizycie przychodnia nie musi więc zbierać żadnego podpisu. Jeśli chce mieć zgodę na piśmie, bo usługa jest komercyjna albo wymaga wcześniejszego przygotowania, podpis elektroniczny dobrze ją dokumentuje.

Inaczej jest przy zabiegu operacyjnym albo metodzie leczenia lub diagnostyki, które stwarzają podwyższone ryzyko. Tu zgodę wyraża się w formie pisemnej (art. 18 ust. 1). Ustawa dopuszcza też zgodę przez Internetowe Konto Pacjenta albo z użyciem podpisu osobistego, i wtedy wymagana jest forma dokumentowa (art. 18 ust. 1a). Nasz podpis zwykły i zaawansowany nie spełniają formy pisemnej, a nie jesteśmy ani IKP, ani podpisem osobistym. Takie zgody zostają więc na papierze albo w IKP.

Co możemy zrobić przy zabiegach? Przesłać pacjentowi przed wizytą informację o zabiegu, przygotowaniu i ryzyku jako PDF do zapoznania, z podpisem pod oświadczeniem, że ją otrzymał. Samą zgodę pacjent podpisuje potem w gabinecie.

Przychodnie prowadzą dokumentację medyczną w postaci elektronicznej w swoim systemie. Tego nie zmieniamy i nie obiecujemy integracji z konkretnym programem. Podpisany u nas dokument, na przykład upoważnienie do dokumentacji czy oświadczenie pacjenta, pobierasz jako PDF z Kartą Podpisów i dołączasz do dokumentacji tak, jak placówka dołącza inne dokumenty zewnętrzne.

Jeśli przychodnia ma własny zespół programistów albo dostawcę, który rozwija jej system, może użyć naszego API i webhooków: system wysyła dokument do podpisu i odbiera informację, że pacjent podpisał. To jednak praca po stronie przychodni i jej dostawcy.

Upoważnienie do dokumentacji medycznej jest dobrym przykładem, gdzie podpis online pomaga. Pacjent, który chce, żeby córka odebrała wyniki, nie musi przyjeżdżać do rejestracji. Podpisuje upoważnienie przez link, a rejestracja ma dokument z danymi osoby upoważnionej i datą. Upoważnienie do informacji o stanie zdrowia (art. 9 ust. 3) i do dokumentacji (art. 26 ust. 1) to dwa różne oświadczenia i warto zbierać je osobno.

Najczęstszy błąd to zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celu leczenia. Przychodnia przetwarza dane o zdrowiu na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO i przepisów o dokumentacji medycznej, a nie na podstawie zgody pacjenta. Zbieranie takiej zgody wprowadza pacjenta w błąd, bo sugeruje, że może ją wycofać i zatrzymać prowadzenie dokumentacji.

Zgoda jest potrzebna tam, gdzie wykraczasz poza leczenie: newsletter, oferty handlowe, publikacja opinii z imieniem. Taką zgodę na przetwarzanie danych zbieraj osobno i tak, żeby jej wycofanie było proste.

Druga strona RODO to personel i dostawcy. Rejestratorka potrzebuje upoważnienia do przetwarzania danych, a laboratorium zewnętrzne i firma serwisująca system umowy powierzenia. Oba dokumenty podpiszesz elektronicznie, a Karta Podpisów pokaże, od kiedy upoważnienie obowiązuje.

W przychodni pracuje kilkunastu lekarzy, z których część przyjmuje dwa razy w miesiącu, a część prowadzi praktykę w kilku miejscach. Kontrakt lekarski to umowa cywilnoprawna i nie wymaga formy pisemnej, chyba że przychodnia zawiera go w trybie zamówienia publicznego z własnymi wymaganiami. Szczegóły opisaliśmy na stronie o kontrakcie lekarskim i w poradniku kontrakt lekarski czy umowa zlecenie.

W podpiszmy lekarz dostaje kontrakt przez link i podpisuje go z telefonu między pacjentami. Kolejność podpisywania ustawiasz tak, żeby kierownik podmiotu leczniczego podpisał ostatni. Aneksy ze zmianą stawki za punkt lub godzinę zapisujesz jako szablon, a zmianę dla wszystkich lekarzy wysyłasz masową wysyłką. W planie Team kadry, księgowość i kierownik widzą te same umowy.