Upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej: wzór i zbieranie od pacjentów

Rozporządzenie o dokumentacji medycznej wymienia je w § 8 ust. 1 jako dwa odrębne oświadczenia:

Upoważnienie do informacji nie uprawnia do odbioru kopii dokumentów, a upoważnienie do dokumentacji nie oznacza, że lekarz ma rozmawiać z tą osobą przez telefon. Dlatego wzór ma dwie osobne części z wpisem TAK albo NIE.

Ustawa o prawach pacjenta nie wymaga dla upoważnienia formy pisemnej. Rozporządzenie przewiduje dwie drogi: złożenie oświadczenia przez Internetowe Konto Pacjenta albo w inny sposób, i wtedy placówka zamieszcza je w dokumentacji indywidualnej wewnętrznej (§ 8 ust. 1). Przed złożeniem oświadczenia placówka informuje pacjenta o możliwości skorzystania z IKP i o skutkach (§ 8 ust. 2).

Oświadczenie podpisane elektronicznie przez link to właśnie ten „inny sposób”. Podpis zwykły (SES) wystarcza co do formy, ale przy dokumentacji medycznej rekomendujemy silną identyfikację: kod SMS na numer z karty pacjenta i weryfikację dowodu tożsamości. Gdy wszyscy sygnatariusze ją przejdą, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego (AdES), a Karta Podpisów pokazuje metodę identyfikacji.

Uczciwie: to upoważnienie nie jest podpisem pod dokumentacją prowadzoną przez lekarza i nie służy do zgody na zabieg operacyjny, która wymaga formy pisemnej. Granice opisaliśmy na stronie o podpisie pacjenta na tablecie.

1. Rejestracja przygotowuje oświadczenie. Pacjent podaje dane osób przy zapisie na wizytę, rejestratorka uzupełnia wzór i zapisuje PDF. W podpiszmy nie ma pól do wypełniania, więc dokument trafia do pacjenta kompletny.
2. Wysyłka linku do pacjenta. Pacjent jest jedynym sygnatariuszem albo, przy dziecku, przedstawiciel ustawowy. Włącz kod SMS i w razie potrzeby weryfikację tożsamości.
3. Pacjent podpisuje na telefonie przed wizytą. Jeżeli coś się nie zgadza, odrzuca dokument z uzasadnieniem, a rejestracja widzi powód.
4. PDF z Kartą Podpisów trafia do dokumentacji indywidualnej wewnętrznej w systemie gabinetowym placówki.

Ochrona danych. Przez podpiszmy przesyłasz tylko upoważnienie, nigdy samą dokumentację: wyników, wypisów ani opisów badań nie wgrywaj jako załączników. Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych (art. 9 RODO), a ustawa przewiduje własne sposoby udostępniania dokumentacji (art. 27 ust. 1), w tym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, które placówka organizuje w swoich systemach. Samo upoważnienie zawiera dane osobowe, a my przetwarzamy je jako podmiot przetwarzający, dlatego na żądanie placówki zawieramy umowę powierzenia przetwarzania. Jak ją podpisać, opisaliśmy na stronie umowa powierzenia RODO.

• Tożsamość przy odbiorze. Porównaj dokument osoby odbierającej z danymi w upoważnieniu. Podpis pacjenta potwierdza, kto upoważnił, a nie kto przyszedł.
• Wykaz udostępnień. Art. 27 ust. 4 ustawy każe prowadzić wykaz z imieniem i nazwiskiem osoby innej niż pacjent, której udostępniono dokumentację, sposobem, zakresem, datą i podpisem osoby udostępniającej.
• Opłata. Art. 28 ust. 2a pkt 1 zwalnia z opłaty pierwsze udostępnienie w żądanym zakresie pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu. Zwolnienie nie obejmuje osoby upoważnionej, więc placówka może pobrać opłatę według swojego cennika i w granicach ustawowych.
• Śmierć pacjenta. Art. 26 ust. 2 wskazuje, że po śmierci dokumentacja jest udostępniana osobie upoważnionej przez pacjenta za życia, osobie, która była przedstawicielem ustawowym, oraz osobie bliskiej, chyba że sprzeciwi się temu inna osoba bliska albo sprzeciwił się pacjent za życia. Upoważnienie złożone za życia oszczędza rodzinie sporów, czasem sądowych.

• Jedno ogólne upoważnienie „dla rodziny”. Rejestracja nie wie, komu wolno wydać wypis. Wskazuj osoby z imienia i nazwiska.
• Brak danych kontaktowych przy informacji o stanie zdrowia. Rozporządzenie wymaga imienia, nazwiska i danych umożliwiających kontakt.
• Upoważnienie z innej placówki. Oświadczenie złożone w szpitalu A trafia do dokumentacji szpitala A. Przychodnia B potrzebuje własnego albo wpisu w IKP.
• Dokumentacja dziecka. Rodzic jako przedstawiciel ustawowy nie potrzebuje upoważnienia. Potrzebuje go babcia, która odbiera wyniki. Upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej dziecka podpisuje rodzic.
• Wysłanie kopii dokumentacji mailem w załączniku. To nie jest bezpieczny kanał. Użyj kanałów przewidzianych w regulaminie placówki.