Najlepszy program do podpisu elektronicznego: przewodnik wyboru zamiast rankingu

To pytanie rozstrzyga wybór, zanim zaczniesz porównywać funkcje. Rozporządzenie eIDAS zna trzy poziomy podpisu elektronicznego:

• SES, podpis zwykły. Art. 25 ust. 1 eIDAS nie pozwala odmówić mu skutku prawnego tylko dlatego, że jest elektroniczny. Umowa tak podpisana zachowuje formę dokumentową (art. 77(2) KC).
• AES, podpis zaawansowany. Musi spełniać wymogi z art. 26 eIDAS: jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu, pozwala ustalić jego tożsamość i wykrywa każdą późniejszą zmianę danych.
• QES, podpis kwalifikowany. Ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust. 2 eIDAS), a w prawie cywilnym zachowuje formę elektroniczną, równoważną pisemnej (art. 78(1) KC).

Jeżeli ustawa zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności, np. przy umowie o zakazie konkurencji (art. 101(3) Kodeksu pracy), platforma bez QES nie wystarczy. W pozostałych przypadkach wybierasz między SES a AES. Szerzej: rodzaje podpisów elektronicznych i forma elektroniczna a pisemna.

Model cenowy warto przeliczyć na własnych danych: ile dokumentów miesięcznie, ile osób podpisuje jeden dokument, ile osób w firmie wysyła. Platforma rozliczana za podpis zużywa przy umowie trójstronnej trzy jednostki, a platforma z limitem kopert lub zaproszeń liczy każdy wysłany dokument.

Kolejność nie jest rankingiem. Każdy opis to fakty sprawdzone na stronach dostawcy przy przygotowaniu naszych porównań; ceny i aktualne warunki znajdziesz na podlinkowanych stronach i u źródła.

Autenti

Polska platforma do e-podpisu w modelu abonamentowym. Podpis kwalifikowany i podpisywanie masowe są sprzedawane jako osobne moduły, a plany różnią się limitami dokumentów i rozliczeniem miesięcznym albo rocznym. Więcej: porównanie z Autenti.

DocuSign

Globalna platforma z bardzo szerokim zakresem funkcji i integracji. Osoba podpisująca widzi polskie komunikaty, a europejskich klientów DocuSign rozlicza w euro, z limitem kopert w planach. Więcej: DocuSign w Polsce.

Adobe Acrobat Sign

Wysyłanie do podpisu sprzedawane razem z licencją Acrobat, obok osobnego rozwiązania dla firm z API. Zwykle podpis SES, a kwalifikowany przez partnerów chmurowych. Więcej: Adobe Sign cena.

Dropbox Sign

Dawniej HelloSign, dziś część Dropbox. Szablony, pola do wypełnienia, integracje i osobno wyceniane API. Więcej: porównanie z Dropbox Sign.

signNow

Platforma airSlate z polami formularza, płatnościami w dokumencie i nielimitowaną liczbą użytkowników w planie. Panel nadawcy po angielsku, francusku i hiszpańsku, strona podpisu także po polsku. Więcej: porównanie z signNow.

PandaDoc

Platforma dokumentów sprzedażowych: edytor, oferty z tabelą cenową, integracje z CRM, a podpis jako jeden z etapów. Więcej: porównanie z PandaDoc.

SIGNIUS

Polska platforma rozliczana za pojedynczy podpis, z pakietami podpisów zaawansowanych i kwalifikowanych. Umowa dwustronna zużywa dwa podpisy z pakietu. Więcej: cennik SIGNIUS.

CertumSign

Platforma Certum (Asseco Data Systems) sprzedawana w planach rocznych, z miesięcznym limitem wysyłek i roczną pulą jednorazowych podpisów kwalifikowanych. Więcej: CertumSign cena.

mSzafir (KIR)

To nie platforma do zbierania podpisów, tylko kwalifikowany podpis w chmurze wydawany przez Krajową Izbę Rozliczeniową. Podpisuje nim wyłącznie właściciel certyfikatu. Więcej: mSzafir cena i alternatywa.

podpiszmy.pl

Polska platforma do zbierania podpisów pod gotowym PDF: do 15 sygnatariuszy, kolejność, kod SMS i weryfikacja tożsamości ze zdjęciem dowodu, Karta Podpisów po polsku, szablony, masowa wysyłka, API i webhooki. Poziom SES albo AdES, bez podpisu kwalifikowanego, bez pól formularza i edytora dokumentów.

podpiszmy.pl pasuje firmom, które mają dokumenty gotowe w PDF i potrzebują szybko zebrać podpisy osób z zewnątrz: kontrahentów, klientów, zleceniobiorców, pracowników. Sygnatariusz nie zakłada konta, podpisuje przez link na telefonie albo komputerze, a na końcu wszyscy dostają PDF z Kartą Podpisów: imię i nazwisko, e-mail, IP, znaczniki czasu, metoda identyfikacji i skrót SHA-256 dokumentu. Gdy wszyscy przejdą kod SMS lub weryfikację tożsamości, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego (AdES, PAdES pieczętowany certyfikatem platformy, nie kwalifikowanym). Podpis sprawdzisz w walidatorze.

Typowe dokumenty: umowy B2B, zlecenia, aneksy, NDA, protokoły, zgody i regulaminy wysyłane masowo do wielu osób. Serwer aplikacji i pliki dokumentów są na terenie UE, a wszystko działa po polsku. Plany i ceny są w cenniku.

• Forma pisemna pod rygorem nieważności. Elektronicznie spełnia ją tylko QES. Nasz podpis jej nie zastępuje.
• Wymóg urzędu, sądu rejestrowego lub zamawiającego. Gdy procedura wymaga podpisu kwalifikowanego, a czasem pozwala na profil zaufany, porównaj opcje na stronie podpis zaufany a kwalifikowany.
• Akt notarialny. Tu nie pomoże żadna platforma, potrzebny jest notariusz.

W praktyce wiele firm łączy dwa narzędzia: certyfikat kwalifikowany (np. w chmurze) dla osoby, która podpisuje dokumenty wymagające QES, i platformę do zbierania podpisów od innych przy codziennych umowach.

• Kupowanie certyfikatu kwalifikowanego, gdy problemem jest podpis kontrahenta. Certyfikat podpisuje tylko Ciebie; druga strona musiałaby mieć własny.
• Porównywanie samej ceny planu. Limity kopert, zaproszeń lub podpisów zmieniają rachunek bardziej niż kwota abonamentu.
• Pominięcie planu, w którym jest SMS lub weryfikacja tożsamości. U części dostawców te funkcje są dopiero w wyższych planach.
• Test na przykładowym pliku zamiast na prawdziwej umowie. Sprawdź, jak wygląda raport z podpisu i czy zrozumie go ktoś spoza firmy.

Uzupełniające zestawienie kategorii narzędzi (certyfikaty, platformy, profil zaufany, programy do PDF) znajdziesz na stronie program do podpisu elektronicznego.