Podpis zaufany a kwalifikowany: czym się różnią i który wybrać

Podpis zaufany definiuje art. 3 pkt 14a ustawy o informatyzacji: to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność zapewnia pieczęć elektroniczna ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający imię, nazwisko i numer PESEL podpisującego, identyfikator środka identyfikacji elektronicznej oraz czas złożenia. Składasz go profilem zaufanym, który zakładasz bezpłatnie i potwierdzasz na przykład przez bank albo w punkcie potwierdzającym.

Podpis kwalifikowany definiuje art. 3 pkt 12 eIDAS: zaawansowany podpis elektroniczny składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia i oparty na kwalifikowanym certyfikacie. Certyfikat wydaje kwalifikowany dostawca usług zaufania po potwierdzeniu tożsamości. Nie wymaga PESEL-u, więc może go mieć także cudzoziemiec. Gdzie go kupić i ile kosztuje, opisaliśmy na stronach jak uzyskać podpis elektroniczny i cena podpisu elektronicznego.

Art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji stanowi: „Dane w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej”. Ust. 1 dodaje, że podpis zaufany wywołuje skutki, jeśli złożono go w okresie ważności profilu, a ust. 3, że nie można mu odmówić ważności tylko dlatego, że jest elektroniczny.

Dla podpisu kwalifikowanego analogiczną regułę zawiera art. 25 ust. 2 eIDAS: „Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu”. Kodeks cywilny w art. 78(1) § 1 wiąże formę elektroniczną, równoważną pisemnej, wyłącznie z podpisem kwalifikowanym i nie wymienia podpisu zaufanego.

Stąd praktyczna różnica. W relacjach z podmiotami publicznymi oba podpisy działają jak własnoręczny. W obrocie prywatnym podpis zaufany nie jest QES. Część komentatorów czyta art. 20ae ust. 2 szeroko, ale ustawodawca w ust. 2a musiał osobno rozciągnąć skutek podpisu zaufanego na dostawców usług telekomunikacyjnych i to pod warunkiem zgody obu stron. Bezpieczne założenie w umowach jest więc takie: podpis zaufany daje formę dokumentową, a gdy ustawa żąda formy pisemnej, potrzebny jest podpis kwalifikowany albo papier.

• Wniosek do urzędu, pismo do ZUS, deklaracja. Podpis zaufany wystarcza i nic nie kosztuje.
• Sprawozdanie finansowe. Ustawa o rachunkowości wymienia z nazwy podpis kwalifikowany, zaufany i osobisty, więc zadziała każdy z nich. Szczegóły w tekście kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe.
• Umowa o pracę, pełnomocnictwo ogólne, przeniesienie praw autorskich. Forma pisemna, więc elektronicznie tylko podpis kwalifikowany.
• Umowa B2B, zlecenie, NDA, zamówienie. Forma szczególna nie jest wymagana. Wystarczy każdy z nich, a także zwykły podpis elektroniczny.
• Kontrahent z zagranicy. Podpisu zaufanego nie złoży bez PESEL-u. Zostaje podpis kwalifikowany z jego kraju albo zwykły podpis elektroniczny, jeśli forma na to pozwala.

Przy większości umów handlowych nie potrzebujesz ani podpisu zaufanego, ani kwalifikowanego. W podpiszmy.pl składasz zwykły podpis elektroniczny (SES), a gdy wszyscy sygnatariusze przejdą kod SMS albo weryfikację tożsamości, dokument osiąga poziom zaawansowany (AdES). Druga strona podpisuje z linku, bez konta, PESEL-u i certyfikatu, a każdy dostaje PDF z Kartą Podpisów. Nie oferujemy podpisu kwalifikowanego ani podpisu profilem zaufanym. Wszystkie trzy drogi krok po kroku opisuje poradnik jak podpisać dokument elektronicznie, a podstawy prawne strona eIDAS i podpis elektroniczny.