Jak podpisać dokument elektronicznie: trzy sposoby krok po kroku

Kolumna „skutek” rozstrzyga wybór. Jeżeli przepis żąda formy pisemnej pod rygorem nieważności (na przykład pełnomocnictwo ogólne albo przeniesienie autorskich praw majątkowych), elektronicznie zadziała wyłącznie podpis kwalifikowany. Jeżeli formy szczególnej nie ma, wystarczy każdy z trzech sposobów. Listę typowych dokumentów z przypisaną formą zebraliśmy w zestawieniu jakie umowy można podpisać elektronicznie, a same poziomy podpisu opisuje przewodnik po rodzajach podpisów elektronicznych.

1. Wejdź na gov.pl do usługi „Podpisz dokument elektronicznie” i dodaj plik.
2. Wybierz podpis zaufany. Przy pliku PDF wybierz format PAdES, wtedy dokument zostanie PDF-em. Format XAdES zamieni go w plik XML, którego odbiorca nie otworzy zwykłym czytnikiem.
3. Zaloguj się profilem zaufanym i potwierdź podpis.
4. Pobierz podpisany plik. Usługa nie wyśle go nikomu za Ciebie, więc odeślij go e-mailem.
5. Jeśli podpisuje druga osoba, musi dodać swój podpis do tego samego pliku, a nie do czystej kopii.

Ta droga jest bezpłatna, ale działa tylko wtedy, gdy każda podpisująca osoba ma profil zaufany, a ten wymaga polskiego numeru PESEL. Skutki prawne podpisu zaufanego i różnicę wobec podpisu kwalifikowanego rozkładamy na stronie podpis zaufany a kwalifikowany, a praktykę podpisywania nim umów na stronie podpisanie umowy profilem zaufanym.

Frazy „podpisz podpisem kwalifikowanym” i „podpisz dokument podpisem kwalifikowanym” zwykle oznaczają, że ktoś wymaga od Ciebie QES. Tego nie da się zrobić bez certyfikatu. Kolejność jest zawsze taka sama:

1. Kup certyfikat kwalifikowany u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania wpisanego do rejestru prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Do wyboru jest certyfikat na kartę z czytnikiem albo w chmurze, na telefon, a u części dostawców także podpis jednorazowy.
2. Potwierdź tożsamość w sposób wskazany przez dostawcę: osobiście, przez bank, e-dowodem albo zdalnie z wideoweryfikacją.
3. Zainstaluj aplikację dostawcy (na przykład przy certyfikatach KIR jest to oprogramowanie Szafir) i aktywuj certyfikat.
4. Otwórz dokument w aplikacji, wybierz format (PAdES dla PDF, XAdES dla pozostałych plików) i potwierdź podpis kodem PIN.
5. Wyślij podpisany plik odbiorcy. Weryfikuje go w czytniku PDF albo w walidatorze podpisów.

Ile to kosztuje i ile trwa, porównaliśmy na stronach jak uzyskać podpis elektroniczny oraz cena podpisu elektronicznego. W podpiszmy.pl podpisu kwalifikowanego nie złożysz. Jeśli dokument go wymaga, kupuje się go u dostawcy certyfikatów.

To najkrótsza droga dla dokumentów bez wymogu formy pisemnej. W podpiszmy.pl wygląda tak:

1. Wgraj PDF (do 6 MB). Jeśli masz Word, zapisz go najpierw jako PDF, a załączniki scal w jeden plik.
2. Dodaj sygnatariuszy: imię i adres e-mail, maksymalnie 15 osób. Jeśli podpisujesz także Ty, wpisz swój adres jak każdego innego sygnatariusza. W razie potrzeby ustaw kolejność podpisywania.
3. Przy ważniejszych dokumentach włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości. Gdy przejdą ją wszyscy sygnatariusze, dokument osiąga poziom podpisu zaawansowanego (AdES).
4. Sygnatariusze dostają link e-mailem, czytają dokument i podpisują na komputerze albo telefonie: rysując podpis, wpisując go albo kliknięciem. Nie zakładają konta.
5. Wszyscy dostają PDF z Kartą Podpisów: imiona i nazwiska, adresy e-mail, adresy IP, znaczniki czasu, metoda identyfikacji i skrót SHA-256 dokumentu.

Jeżeli chcesz tylko szybko podpisać plik, zacznij od strony podpisz PDF online. Skutek prawny takiego podpisu to forma dokumentowa z art. 77(2) KC, a art. 25 ust. 1 eIDAS zabrania odmawiać mu skutku prawnego i dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że nie jest kwalifikowany.

• Wklejony obrazek podpisu. Skan podpisu wklejony do Worda to grafika, a nie podpis elektroniczny z danymi o podpisującym. Więcej w tekście czy skan podpisanej umowy jest ważny.
• Dwie kopie, dwa podpisy. Każda strona podpisuje własny egzemplarz i powstają dwa pliki z jednym podpisem. Podpisy muszą trafić na ten sam dokument.
• Zmiana po podpisaniu. Dopisanie załącznika albo poprawka literówki po złożeniu podpisu zmienia plik i psuje zapis integralności. Scal wszystko przed wysyłką.
• Zły poziom podpisu. Umowa o pracę podpisana w przeglądarce nie spełnia formy pisemnej. Tu potrzebny jest podpis kwalifikowany albo papier.
• Brak umocowania. Elektroniczny podpis osoby, która nie może reprezentować firmy, psuje dokument tak samo jak podpis odręczny.