PandaDoc: alternatywa po polsku do podpisywania umów i dokumentów

PandaDoc to platforma, w której dokument powstaje od zera: z szablonu, w edytorze, z tabelą cenową, a potem trafia do klienta i jest podpisywany. Nastawienie na proces sprzedaży widać w całym produkcie, od szablonów ofert po integracje z systemami CRM.

podpiszmy.pl zaczyna się w innym miejscu. Dokument już istnieje, zwykle jako PDF przygotowany w Wordzie albo przez prawnika. Wgrywasz go, wskazujesz do 15 sygnatariuszy, a oni podpisują z linku w przeglądarce. Nie mamy edytora dokumentów, pól formularza do wypełniania ani generatora dokumentów. Jeśli tego potrzebujesz, szukasz narzędzia z tej samej kategorii co PandaDoc, a nie nas.

• Tworzysz dziesiątki ofert w miesiącu z cennikiem i wariantami. To zadanie dla platformy dokumentów sprzedażowych z edytorem. My takich funkcji nie mamy.
• Masz gotowe umowy, aneksy, protokoły i zgody. Tu wystarczy zebrać podpisy i dostać plik z dowodem. To dokładnie nasz zakres, z szablonami (zapisany PDF do ponownego użycia) i masową wysyłką jednego dokumentu do wielu odbiorców.
• Podpisują osoby spoza firmy, jednorazowo. U nas sygnatariusz nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji. Otwiera link, czyta, podpisuje.
• Potrzebujesz integracji. Mamy REST API i webhooki (dokumentacja API), które pozwalają wysyłać dokumenty do podpisu z własnego systemu.

Jeśli porównujesz więcej narzędzi, zobacz też nasze zestawienia z DocuSign i Autenti oraz listę kryteriów w tekście o wyborze programu do podpisywania umów.

O ważności decyduje prawo, a nie marka narzędzia. Art. 25 ust. 1 eIDAS stanowi, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną lub nie jest kwalifikowany. Zwykły podpis elektroniczny zachowuje w Polsce formę dokumentową (art. 77(2) KC), więc wystarcza do umów bez wymogu formy szczególnej: B2B, zlecenia, NDA, zamówienia, aneksy.

Tam, gdzie ustawa żąda formy pisemnej, na przykład przy umowie o pracę, elektronicznie zadziała tylko podpis kwalifikowany (art. 78(1) KC), niezależnie od platformy. Różnice między narzędziami dotyczą więc dowodów: co zapisują o podpisującym i o integralności pliku. U nas to Karta Podpisów z imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail, adresem IP, znacznikami czasu, metodą identyfikacji i skrótem SHA-256 dokumentu.

Nie przytaczamy cudzych opinii, bo nie da się ich rzetelnie zweryfikować. Zamiast tego lista pytań, które warto zadać każdej recenzji narzędzia do podpisu, także naszego:

• Czy recenzent używa narzędzia do tego samego, co Ty: do ofert z edytorem czy do zbierania podpisów pod gotowym plikiem?
• Czy pisze o obrocie w Polsce, z polskimi kontrahentami i polskimi przepisami o formie?
• Czy ocenia cenę w przeliczeniu na liczbę użytkowników, których naprawdę potrzebujesz?
• Czy wspomina, jak wygląda podpisywanie po stronie osoby bez konta?
• Czy recenzja jest aktualna? Cenniki i funkcje zmieniają się często.

Najpewniejszy test to własny dokument. U nas nowe konto ma wersję próbną na kilka dokumentów ze znakiem wodnym, a na stronie głównej możesz wgrać PDF i zobaczyć podpisany wynik bez zakładania konta.

Uczciwie, żeby porównanie było pełne: nie oferujemy podpisu kwalifikowanego, podpisu profilem zaufanym, edytora dokumentów, pól formularza w PDF ani generatora dokumentów z formularza. Jeśli Twój proces opiera się na którejś z tych funkcji, nasze narzędzie go nie zastąpi. Robimy za to dobrze jedną rzecz: dokument, który już masz, trafia do podpisu w minutę i wraca jako jeden plik z pełnym śladem audytowym. Poziom zaawansowany (AdES) dostaje, gdy każdy sygnatariusz przejdzie kod SMS albo weryfikację tożsamości.