E-sign i e-signature w Polsce: jak podpisać dokument elektronicznie z kontrahentem z kraju i zagranicy

Tak. eIDAS jest rozporządzeniem UE, więc obowiązuje w Polsce wprost, tak samo jak w Niemczech czy Francji. Zwykły podpis elektroniczny zachowuje w polskim prawie formę dokumentową (art. 77(2) KC): wystarczy, że oświadczenie ma postać dokumentu i da się ustalić, kto je złożył. Tak zawiera się większość umów handlowych, zleceń, NDA, zamówień i aneksów.

Forma pisemna to inna liga. W wersji elektronicznej spełnia ją wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78(1) KC). Dotyczy to na przykład umowy o pracę, pełnomocnictwa ogólnego czy przeniesienia autorskich praw majątkowych. Pełną listę znajdziesz w zestawieniu jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Podpis kwalifikowany jest potrzebny tylko wtedy, gdy wymaga go przepis albo umowa stron. Jeżeli kontrahent z zagranicy ma podpis kwalifikowany wydany w innym państwie UE, polska strona musi go uznać: art. 24a ust. 1 eIDAS stanowi, że kwalifikowane podpisy oparte na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim uznaje się za kwalifikowane we wszystkich pozostałych.

Inaczej jest z certyfikatami spoza Unii. Podpis złożony certyfikatem, którego wystawca nie jest kwalifikowanym dostawcą usług zaufania z unijnej listy zaufanej, nie jest podpisem kwalifikowanym w rozumieniu eIDAS, nawet jeśli w swoim kraju ma wysoki status. W Polsce działa wtedy jak podpis zwykły albo zaawansowany. Podpiszmy.pl podpisu kwalifikowanego nie wydaje. Jeśli dokument go wymaga, certyfikat kupuje się u dostawcy, co opisujemy na stronie jak uzyskać podpis elektroniczny.

Ekrany podpisu w podpiszmy.pl są po polsku. Kontrahent, który nie zna polskiego, poradzi sobie, jeśli w polu wiadomości dopiszesz dwa zdania po angielsku, na przykład: „Open the link, read the document, draw or type your signature and click the sign button”. Treść samej umowy może być dwujęzyczna. Jak dobrać język umowy z obcokrajowcem, wyjaśniamy w tekście umowa z obcokrajowcem: w jakim języku.

Kontrahent nie potrzebuje polskiego numeru PESEL, profilu zaufanego ani konta. To główna różnica wobec podpisu zaufanego, który jest dostępny tylko dla osób z PESEL. Sytuację cudzoziemców bez polskich dokumentów omawia osobno strona podpis elektroniczny dla obcokrajowca.

1. Wgraj PDF do 6 MB, najlepiej z pełną treścią i załącznikami w jednym pliku.
2. Dodaj do 15 sygnatariuszy: imię i adres e-mail. Opcjonalnie ustaw kolejność.
3. Przy ważniejszych dokumentach włącz kod SMS lub weryfikację tożsamości ze zdjęciem dokumentu i twarzy. Gdy przejdą ją wszyscy, dokument ma poziom zaawansowany (AdES).
4. Po podpisaniu każda strona dostaje PDF z Kartą Podpisów: nazwiska, e-maile, adresy IP, znaczniki czasu i skrót SHA-256 dokumentu.

Jeśli porównujesz narzędzia, zobacz też nasze zestawienia z DocuSign i PandaDoc. Ogólne zasady eIDAS opisuje strona eIDAS i podpis elektroniczny.

This section is a brief summary for foreign business partners. It is general information, not legal advice.

Is an electronic signature valid in Poland?

Yes. The eIDAS Regulation (EU) No 910/2014 applies directly in Poland. Under Article 25(1), an electronic signature cannot be denied legal effect or admissibility as evidence solely because it is electronic or because it is not qualified. Under the Polish Civil Code, a simple electronic signature satisfies the documentary form (Article 77(2)), which is enough for most commercial contracts, NDAs, orders and amendments.

When is a qualified electronic signature (QES) required?

Only where Polish law requires the written form. The electronic equivalent of the written form is a document signed with a QES (Article 78(1) of the Civil Code). Typical examples are employment contracts and transfers of copyright. A QES issued by a qualified trust service provider in any EU member state is recognised in Poland (Article 24a(1) eIDAS). Notarial deeds cannot be replaced by any electronic signature.

How to sign with podpiszmy.pl

You receive an e-mail with a link. Open it, read the PDF, then draw or type your signature, or sign with a click. No account and no Polish ID number are needed. The signing screens are in Polish, so the sender will usually add short instructions in English. After everyone signs, you receive the final PDF with a signature page listing names, e-mail addresses, IP addresses, timestamps and the SHA-256 hash of the document. podpiszmy.pl does not provide qualified signatures.