Deklaracje członkowskie i zgody w klubie sportowym online: rodzice, zawodnicy, trenerzy

Większość klubów amatorskich i uczniowskich klubów sportowych działa jako stowarzyszenie, więc o członkostwie decydują Prawo o stowarzyszeniach i statut klubu. Ustawa dzieli zawodników na trzy grupy:

• poniżej 16 lat: mogą należeć do stowarzyszenia za zgodą przedstawicieli ustawowych, według zasad ze statutu, bez prawa głosu na walnym zebraniu (art. 3 ust. 3),
• od 16 do 18 lat: mogą należeć do stowarzyszenia i mają czynne i bierne prawo wyborcze, ale w zarządzie większość muszą stanowić osoby pełnoletnie (art. 3 ust. 2),
• pełnoletni: podpisują deklarację sami.

W praktyce przy dziecku poniżej 16 lat deklarację podpisuje rodzic, a samo dziecko może podpisać ją obok. Przy siedemnastolatku deklaracja nie wymaga zgody rodzica, ale składka i opłaty za obozy to już zobowiązanie finansowe, więc wiele klubów i tak prosi rodzica o podpis pod częścią o opłatach. W podpiszmy dodajesz obu sygnatariuszy w jednym dokumencie, a kolejność ustawiasz: najpierw rodzic, potem zawodnik. Uchwałę zarządu o przyjęciu nowych członków możesz podpisać tak samo, opisujemy to na stronie dla fundacji i stowarzyszeń.

Przed każdym wyjazdem drużyny klub potrzebuje tego samego zestawu od kilkunastu albo kilkudziesięciu rodzin: zgody na wyjazd, danych kontaktowych w razie wypadku, informacji o lekach i alergiach, akceptacji regulaminu wyjazdu i kosztów. Masowa wysyłka robi z jednego PDF osobny egzemplarz dla każdego rodzica, każdy z własną Kartą Podpisów. Automatyczne przypomnienia chodzą do tych, którzy zwlekają, a rodzic, którego dziecko nie jedzie, odrzuca dokument z krótkim uzasadnieniem, więc trener od razu wie, na kogo nie liczyć.

Obóz sportowy trwający kilka dni poza miejscem zamieszkania dzieci to zwykle wypoczynek w rozumieniu ustawy o systemie oświaty, z kartą kwalifikacyjną uczestnika i zgłoszeniem do kuratorium. Te obowiązki i obieg karty opisaliśmy na stronie dla organizatora wypoczynku. Tutaj wystarczy pamiętać, że kartę kwalifikacyjną możesz zebrać online tak samo jak zgodę na jednodniowy turniej.

Badań lekarskich zawodnika nie zastąpi żadne oświadczenie rodzica. Orzeczenie o zdolności do uprawiania sportu wydaje lekarz, a klub przechowuje jego kopię albo informację o terminie ważności. Możesz za to poprosić rodzica o podpis pod oświadczeniem, że dziecko ma aktualne badania, i o zgodę na przechowywanie tej informacji.

Klub, który prowadzi zajęcia z dziećmi, ma obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Przed dopuszczeniem trenera czy wolontariusza do pracy z dziećmi klub sprawdza go w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym i uzyskuje informację z Krajowego Rejestru Karnego, a sam musi mieć przyjęte standardy ochrony małoletnich. Sprawdzenia w rejestrach robisz w systemach państwowych, nie w podpiszmy. W podpiszmy obsłużysz dokumenty wokół nich:

• oświadczenie trenera o zapoznaniu się ze standardami ochrony małoletnich, wysłane masowo całej kadrze po każdej zmianie standardów,
• umowy zlecenia z trenerami i sędziami,
• porozumienia wolontariackie z rodzicami, którzy pomagają przy turniejach,
• oświadczenie o państwach zamieszkania z ostatnich 20 lat, jeśli trener mieszkał za granicą (więcej na stronie dla organizatora wypoczynku).

Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, ale nie jest ono potrzebne, gdy osoba stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak publiczna impreza (art. 81 ust. 2 pkt 2 prawa autorskiego). Zdjęcie pełnych trybun albo całej drużyny w akcji z daleka zwykle mieści się w tym wyjątku. Portret zawodnika, zdjęcie strzelca bramki i nagranie z wywiadem już nie.

Przy dzieciach klub nie powinien opierać się na wyjątkach. Zbierz zgodę na wizerunek od rodzica przy zapisie do sekcji i opisz w niej konkretnie: profil klubu, strona internetowa, materiały dla sponsora, lokalne media. Sponsor, który chce użyć zdjęć zawodników w swojej reklamie, potrzebuje zgody obejmującej także ten cel, więc zapisz to w umowie sponsorskiej i w zgodach.

1. Pakiet na zapis: deklaracja członkowska, zgoda rodzica, zgoda na wizerunek i regulamin sekcji scalone w jeden PDF do 6 MB albo wysłane jako osobne szablony.
2. Masowa wysyłka przed sezonem i wyjazdami: jeden dokument do całej grupy, każdy rodzic podpisuje własny egzemplarz.
3. Kod SMS dla rodziców: gdy chcesz mieć pewność, że zgodę na wyjazd podpisał rodzic.
4. Zespół w planie Team: trenerzy kilku sekcji pracują na wspólnych dokumentach klubu, a zarząd widzi, czego brakuje.
5. Karta Podpisów: przy każdym dokumencie data, godzina, e-mail i skrót SHA-256, przydatne przy kontroli i sporze z rodzicem.

Czego nie podpiszesz naszym podpisem: wniosków do KRS i dokumentów składanych w urzędach przez profil zaufany, dokumentów w systemach rejestracji zawodników prowadzonych przez związki sportowe oraz umów, dla których przepis wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Komercyjne kluby z karnetami, a nie członkami, znajdą swoje dokumenty na stronie dla siłowni i klubu fitness.