Deklaracja członkowska stowarzyszenia: wzór z klauzulą RODO dla klubu i siłowni

Prawo o stowarzyszeniach nie opisuje deklaracji członkowskiej. Odsyła do statutu: zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 statut określa sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków. W stowarzyszeniu zwykłym tę samą rolę pełni regulamin działalności (art. 40 ust. 2). Dlatego deklaracja ma pasować do statutu, a nie do ogólnego wzoru z internetu.

W praktyce kompletna deklaracja zawiera:

• Nazwę i dane stowarzyszenia, w tym numer KRS albo numer w ewidencji starosty.
• Dane kandydata: imię, nazwisko, datę urodzenia (potrzebną do oceny wieku), adres i kontakt.
• Rodzaj członkostwa, jeśli statut przewiduje członków zwyczajnych, wspierających i honorowych.
• Oświadczenie o znajomości statutu i zobowiązanie do płacenia składek.
• Informację, kto przyjmuje członka i od kiedy członkostwo trwa.
• Zgodę przedstawiciela ustawowego przy małoletnich.
• Klauzulę informacyjną RODO oraz osobne, dobrowolne zgody (wizerunek, newsletter).

Małoletni w stowarzyszeniu i klubie

Art. 3 ust. 2 Prawa o stowarzyszeniach pozwala osobom w wieku od 16 do 18 lat należeć do stowarzyszeń i korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego, przy czym większość zarządu muszą stanowić osoby pełnoletnie. Dzieci poniżej 16 lat mogą należeć do stowarzyszenia za zgodą przedstawicieli ustawowych, bez prawa głosu na walnym zebraniu (art. 3 ust. 3). Klub sportowy dla dzieci zbiera więc deklarację podpisaną przez rodzica, a nie przez samego zawodnika.

Deklaracja nie jest umową, dla której ustawa zastrzega formę pisemną. To oświadczenie kandydata, a członkostwo powstaje z decyzją organu stowarzyszenia. Dlatego wystarcza podpis elektroniczny, a Karta Podpisów z adresem e-mail, adresem IP i znacznikiem czasu dobrze dokumentuje, kto i kiedy złożył wniosek. Szerzej o formie dokumentowej piszemy w poradniku forma dokumentowa: co to jest.

Uważaj na jedno sformułowanie. Wiele starszych statutów mówi o „pisemnej deklaracji”. Forma pisemna w rozumieniu Kodeksu cywilnego to podpis odręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeżeli Twój statut tak stanowi, masz dwie bezpieczne drogi: zbierać deklaracje na papierze albo zmienić statut na „deklarację złożoną w postaci papierowej lub elektronicznej”. Zmianę statutu stowarzyszenia rejestrowego zgłasza się do KRS, więc warto połączyć ją z innymi zmianami.

Klub fitness albo siłownia prowadzona przez firmę nie przyjmuje członków do stowarzyszenia. Zawiera z klientem umowę o świadczenie usług, którą nazywa członkostwem lub karnetem. Kluczowy jest tu regulamin siłowni: zasady korzystania z maszyn, godziny, szafki, ręczniki, odpowiedzialność za rzeczy, zawieszenie karnetu, wypowiedzenie.

Regulamin korzystania z siłowni jest wzorcem umowy. Art. 384 § 1 Kodeksu cywilnego mówi, że wzorzec wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy, a § 4 dodaje, że wzorzec w postaci elektronicznej trzeba udostępnić tak, aby klient mógł go przechowywać i odtwarzać. Najprościej osiągnąć to, dołączając regulamin do tego samego PDF, który klient podpisuje: wtedy każdy dostaje kopię z własną Kartą Podpisów. Przykładowy regulamin siłowni z internetu traktuj tylko jako punkt wyjścia: zapisy o bezzwrotnych karnetach bywają niedozwolone wobec konsumentów.

Regulamin siłowni zewnętrznej (plenerowej, na osiedlu lub w parku) to co innego: ustala go gmina albo zarządca terenu i wywiesza na tablicy. Nikt go nie podpisuje, a korzystanie z urządzeń oznacza jego przyjęcie.

Kontrakt zawodnika to umowa klubu z zawodnikiem o grę lub starty w barwach klubu. Związki sportowe mają własne przepisy o formie, rejestracji i treści kontraktu, dlatego przed podpisaniem online sprawdź regulaminy swojego związku. Umowę sponsorską zawodnika lub klubu opisujemy osobno na stronie umowa sponsorska.

Zbierając deklarację, stowarzyszenie staje się administratorem danych kandydata i musi przekazać informacje z art. 13 RODO: kto jest administratorem, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarza dane, jak długo je przechowuje i jakie prawa przysługują członkowi. Podstawą dla ewidencji członków i składek jest wykonanie zobowiązań wynikających z członkostwa, a nie zgoda, więc nie każ kandydatowi „wyrażać zgody na przetwarzanie danych” jako warunku przyjęcia.

Zgoda jest potrzebna do rzeczy dodatkowych: publikacji zdjęć z zawodów, newslettera, udostępnienia numeru telefonu innym członkom. Zbieraj ją osobno i pozwól odmówić. Wzory takich oświadczeń znajdziesz na stronach zgoda na wykorzystanie wizerunku i zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Dane o zdrowiu (np. oświadczenie o braku przeciwwskazań do treningu) to szczególna kategoria danych z art. 9 RODO: pytaj tylko o to, czego naprawdę potrzebujesz.

1. Przygotuj PDF. Wypełnij wzór danymi stowarzyszenia, dołącz statut albo link do niego oraz, w klubie, regulamin treningów. Zapisz plik jako szablon w panelu.
2. Dodaj sygnatariuszy. Pełnoletni kandydat podpisuje sam. Przy dziecku pierwszym sygnatariuszem jest rodzic. Jeśli chcesz, żeby deklarację od razu przyjął członek zarządu, ustaw kolejność: kandydat, potem prezes.
3. Nabór na sezon: masowa wysyłka. Jeden PDF trafia do wielu osób, każda dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów, więc w ewidencji masz osobną deklarację każdego członka.
4. Identyfikacja. Zwykle wystarcza link e-mail. Przy zawodnikach zgłaszanych do związku albo przy członkach z prawem do reprezentacji możesz dodać kod SMS lub weryfikację tożsamości.
5. Archiwum. Po podpisaniu wszyscy dostają PDF, który zapisujesz przy uchwale o przyjęciu.

Więcej o obiegu dokumentów w organizacjach pozarządowych piszemy na stronie podpis elektroniczny dla fundacji i stowarzyszeń, a porozumienia z wolontariuszami opisujemy przy porozumieniu wolontariackim.

• Członkostwo „z chwilą podpisania deklaracji”, choć statut każe zarządowi podjąć uchwałę. Potem trudno ustalić, kto miał prawo głosu na walnym zebraniu.
• Brak zgody rodzica przy zawodnikach poniżej 16 lat albo deklaracja podpisana przez trenera za dziecko.
• Regulamin siłowni pokazany dopiero po zakupie karnetu. Niedoręczony przed zawarciem umowy wzorzec klienta nie wiąże.
• Statut z „deklaracją pisemną” i deklaracje zbierane mailem bez podpisu. W sporze o ważność uchwał walnego zebrania to pierwsza rzecz, którą sprawdza druga strona.