Podpis elektroniczny dla fundacji i stowarzyszeń: zarząd, członkowie, wolontariusze i sponsorzy

W spółce sposób reprezentacji opisuje Kodeks spółek handlowych. W organizacji pozarządowej robi to statut. Prawo o stowarzyszeniach wymaga, żeby statut określał sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności sposób zaciągania zobowiązań majątkowych, oraz warunki ważności uchwał władz (art. 10 ust. 1 pkt 6). Ustawa o fundacjach każe fundatorowi opisać w statucie skład i organizację zarządu oraz uprawnienia tego organu i jego członków (art. 5 ust. 1).

W praktyce przed wysłaniem umowy do podpisu sprawdź dwie rzeczy: wpis w KRS (kto jest w zarządzie i czy kadencja nie wygasła) oraz zapis o reprezentacji w statucie. Częste warianty to „dwóch członków zarządu łącznie” albo „prezes samodzielnie, przy zobowiązaniach powyżej ustalonej kwoty dwóch członków zarządu”. W podpiszmy dodajesz wtedy dwóch sygnatariuszy z zarządu i ustawiasz kolejność: najpierw członek zarządu, który przygotował dokument, na końcu prezes.

Jeśli organizacja ma też komisję rewizyjną albo radę fundacji, jej uchwały (np. zatwierdzenie sprawozdania) podpisuje się tak samo: każdy członek organu dostaje własny link.

Od marca 2026 r. przepis pozwalający na głosowanie władz stowarzyszenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie jest już ograniczony do stanu epidemii. Jeżeli członkowie władzy stowarzyszenia wyrazili na to zgodę w formie dokumentowej, głosowanie poza posiedzeniami może odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (art. 10 ust. 1a Prawa o stowarzyszeniach). Statut może to ograniczyć albo wyłączyć (art. 10 ust. 1d). Do głosowania władz fundacji stosuje się te przepisy odpowiednio (art. 5 ust. 1a ustawy o fundacjach).

Jak to zrobić porządnie:

1. Raz zbierz zgody: krótkie oświadczenie każdego członka zarządu, że zgadza się na głosowanie elektroniczne poza posiedzeniami. Forma dokumentowa wystarcza, więc podpiszecie je u nas.
2. Uchwała jako PDF: treść, podstawa ze statutu, miejsce na głos każdego członka.
3. Wszyscy członkowie zarządu jako sygnatariusze: podpis oznacza głos za, a kto jest przeciw, odrzuca dokument z uzasadnieniem.
4. Karta Podpisów: data i godzina każdego głosu trafia do dokumentacji organizacji.

Uchwały, które idą do KRS, na przykład o zmianie statutu czy składu zarządu, możesz uzgodnić w ten sposób, ale do wniosku w Portalu Rejestrów Sądowych dołączasz dokument w formie, jakiej wymaga sąd. Wzór uchwały znajdziesz na stronie uchwała zarządu online.

Wolontariusze. Świadczenia wolontariusza są wykonywane w zakresie, w sposób i w czasie określonych w porozumieniu, a porozumienie powinno zawierać postanowienie o możliwości jego rozwiązania (art. 44 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Przy akcji trwającej do 30 dni porozumienie podpisane online w pełni wystarcza. Jeżeli wolontariat trwa dłużej niż 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie (art. 44 ust. 4), więc przy stałych wolontariuszach wybierz podpis odręczny albo kwalifikowany. Na żądanie wolontariusza organizacja potwierdza na piśmie treść porozumienia i wydaje pisemne zaświadczenie o wykonaniu świadczeń (art. 44 ust. 2).

Członkowie. Nowa deklaracja członkowska, zgoda na przetwarzanie danych i zgoda na wizerunek mogą przyjść w jednym PDF. Przy zmianie regulaminu składek wysyłasz dokument masowo: każdy członek dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.

Darczyńcy i sponsorzy. Umowa sponsorska to umowa wzajemna (świadczenie za promocję), więc podpis elektroniczny wystarcza. Umowa darowizny wymaga aktu notarialnego po stronie darczyńcy, ale staje się ważna, jeśli przyrzeczone świadczenie zostało spełnione (art. 890 § 1 KC). Dlatego przy darowiźnie pieniężnej online sens ma podpisanie porozumienia o celu darowizny i sposobie rozliczenia, a sama darowizna jest ważna z chwilą przelewu. Różnice opisaliśmy w tekście umowa sponsoringu a darowizna.

• Wnioski do KRS. Organizacja wpisana także do rejestru przedsiębiorców (bo prowadzi działalność gospodarczą) składa wnioski wyłącznie przez system teleinformatyczny (art. 19 ust. 2 ustawy o KRS), czyli Portal Rejestrów Sądowych. Organizacja wpisana tylko do rejestru stowarzyszeń i fundacji może dziś jeszcze złożyć wniosek na urzędowym formularzu albo przez portal (art. 19 ust. 3). Od 1 kwietnia 2027 r. wnioski dotyczące także tego rejestru będą składane wyłącznie elektronicznie. W portalu podpisujesz podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym, nie naszym.
• Lista założycieli stowarzyszenia. Zawiera własnoręczne podpisy założycieli (art. 12 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach).
• Porozumienie wolontariackie ponad 30 dni i dokumenty, które wolontariusz może żądać na piśmie.
• Oświadczenie darczyńcy przed przekazaniem darowizny, jeśli chcesz, żeby wiązało od razu: akt notarialny.

Nasz podpis to zwykły albo zaawansowany podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Nie jest podpisem kwalifikowanym i nie zastępuje formy pisemnej. Szczegóły na stronie moc prawna podpisu.