Podpis elektroniczny w gabinecie lekarskim: pacjent podpisuje przed wizytą, nie w poczekalni

Zasada jest prosta i warto ją znać dokładnie. Na zwykłe badanie lub świadczenie pacjent może wyrazić zgodę ustnie albo zachowaniem, które nie budzi wątpliwości (art. 17 ust. 4 ustawy o prawach pacjenta). Gabinet nie musi więc zbierać podpisu przy każdej konsultacji. Jeśli chce mieć zgodę na piśmie, na przykład przed płatnym badaniem USG z przygotowaniem, podpis elektroniczny dobrze ją dokumentuje.

Wyjątek dotyczy zabiegu operacyjnego oraz metody leczenia lub diagnostyki stwarzającej podwyższone ryzyko. Tu zgodę wyraża się w formie pisemnej (art. 18 ust. 1). Ustawa dopuszcza też zgodę przez Internetowe Konto Pacjenta albo z użyciem podpisu osobistego, i wtedy wymagana jest forma dokumentowa (art. 18 ust. 1a). Podpiszmy nie jest ani IKP, ani podpisem osobistym, a nasz podpis nie daje formy pisemnej. W gabinecie, w którym lekarz wykonuje drobne zabiegi (usunięcie zmiany skórnej, biopsję, iniekcje dostawowe), to lekarz ocenia, czy dana metoda stwarza podwyższone ryzyko. Jeśli tak, zgoda zostaje na papierze.

Co możesz zrobić online także przy takim zabiegu: wysłać pacjentowi wcześniej informację o przebiegu, ryzyku i przygotowaniu, z podpisem pod oświadczeniem, że ją otrzymał. Samą zgodę pacjent podpisuje w gabinecie, już po rozmowie z lekarzem.

Podmiot udzielający świadczeń udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu albo osobie upoważnionej przez pacjenta (art. 26 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta). W małym gabinecie to codzienność: córka odbiera wyniki mamy, mąż dzwoni zapytać o skierowanie, pacjent przenosi się do innego specjalisty i prosi o kopię.

Upoważnienie wysłane linkiem po pierwszej wizycie rozwiązuje to na przyszłość. Pacjent wpisuje osoby, określa zakres (informacja o stanie zdrowia, dokumentacja, oba) i podpisuje na telefonie. Asystentka, gdy ktoś dzwoni, sprawdza podpisany PDF, zamiast szukać kartki w teczce. Przy dokumentacji szczególnie wrażliwej rozważ dodanie kodu SMS, żeby było jasne, że upoważnienie podpisał właściciel numeru z karty pacjenta. Wzór znajdziesz na stronie upoważnienie do dokumentacji medycznej.

Wiele gabinetów zastanawia się nad tabletem z rysikiem przy ladzie. W małym gabinecie rachunek jest zwykle prosty: tablet zbiera podpis tylko od pacjenta, który już stoi przy biurku, czyli w najgorszym momencie, gdy spieszy się na wizytę. Link zbiera ten sam podpis dzień wcześniej, a przy okazji od rodzica, którego nie ma w gabinecie. Pacjent, który zapomniał podpisać, może otworzyć link na własnym telefonie w poczekalni.

Tablet ma też skutki dla danych: podpis rysikiem z zapisem dynamiki bywa traktowany jako dane biometryczne. Porównanie obu rozwiązań opisaliśmy na stronach podpis pacjenta na tablecie i podpis biometryczny. Pacjentom, którzy nie korzystają z e-maila, nadal podasz dokument na papierze. Oba obiegi mogą działać równolegle.

• Najem gabinetu: lekarz, który przyjmuje w wynajmowanym pomieszczeniu na godziny, podpisuje umowę z właścicielem lokalu. O pułapkach tej umowy piszemy na blogu: umowa najmu gabinetu na godziny.
• Drugi lekarz na kontrakcie: umowa o udzielanie świadczeń, aneksy o grafiku i stawkach. Szczegóły na stronie kontrakt lekarski z podpisem elektronicznym.
• Asystentka: umowa, upoważnienie do przetwarzania danych pacjentów i oświadczenie o zachowaniu tajemnicy.
• Dostawca systemu gabinetowego i laboratorium: umowa powierzenia przetwarzania danych.

Dane o zdrowiu gabinet przetwarza w celu leczenia na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO i przepisów o dokumentacji medycznej, a nie na podstawie zgody pacjenta. Zgody zbieraj tylko tam, gdzie wychodzisz poza leczenie, na przykład przy newsletterze.

1. Pakiet dla nowego pacjenta: regulamin wizyt i upoważnienie w jednym PDF, wysyłane po umówieniu pierwszej wizyty.
2. Szablony informacji przed badaniem: osobny dla każdego badania, które wymaga przygotowania.
3. Masowa wysyłka: gdy zmieniasz regulamin albo cennik, każdy stały pacjent dostaje własny egzemplarz do potwierdzenia.
4. Podpisany PDF do dokumentacji: plik z Kartą Podpisów asystentka dołącza do karty pacjenta w systemie gabinetowym. Sama dokumentacja medyczna zostaje w tym systemie, nie prowadzimy jej.

Czego nie podpiszesz naszym podpisem: zgody na zabieg operacyjny i metodę o podwyższonym ryzyku, recept, skierowań i zwolnień lekarskich, które wystawiasz w systemach publicznych, ani dokumentów wymagających podpisu kwalifikowanego.