Umowa elektroniczna: jak zawrzeć umowę mailowo i kiedy to nie wystarczy

Mailowe zawarcie umowy działa według zwykłego schematu oferty i przyjęcia. Oświadczenie złożone mailem jest złożone drugiej stronie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej tak, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 2 KC). W praktyce to moment, w którym mail trafia do skrzynki adresata, nie moment jego przeczytania. Umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez oferenta oświadczenia o przyjęciu oferty (art. 70 § 1 KC).

Szczególne reguły oferty w postaci elektronicznej (obowiązek potwierdzenia jej otrzymania, lista informacji o procedurze zawarcia umowy) nie mają zastosowania do zawierania umów za pomocą poczty elektronicznej i podobnych środków indywidualnego porozumiewania się (art. 66(1) § 4 KC). Dotyczą sklepów i formularzy internetowych, nie korespondencji między handlowcami.

Spory biorą się zwykle nie z formy, tylko z treści: czy odpowiedź „OK, działamy” przyjęła ofertę z ceną z pierwszego maila, czy z poprawionej wersji trzy wiadomości niżej. Dlatego warto kończyć negocjacje jednym mailem z pełnymi warunkami (wzór powyżej) albo jednym PDF-em do podpisu.

Do zachowania formy dokumentowej „wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie” (art. 77(2) KC), a dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77(3) KC). Mail z firmowej skrzynki, z imieniem, nazwiskiem i stopką spełnia te warunki. Podpis nie jest potrzebny. Szerzej o tej formie piszemy w artykule forma dokumentowa: co to jest, a o umowach zawartych bez jakiegokolwiek podpisu w tekście czy umowa bez podpisu jest ważna.

Słabość maila to dowód, nie ważność. Druga strona może twierdzić, że wiadomość wysłał ktoś bez umocowania albo że załącznik był w innej wersji. PDF podpisany przez obie strony z Kartą Podpisów rozwiązuje oba problemy: wiąże treść ze skrótem SHA-256 i pokazuje, kto, kiedy i z jakiego adresu podpisał. Między przedsiębiorcami nie obowiązują ograniczenia dowodowe z art. 74 KC (art. 74 § 4 KC), więc w sporze B2B liczy się siła przekonywania dowodów, a nie sama forma.

Forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu to oświadczenie w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym; jest ona równoważna formie pisemnej (art. 78(1) KC). Forma pisemna to własnoręczny podpis na dokumencie albo wymiana dokumentów podpisanych przez każdą ze stron (art. 78 § 1 KC). Mail, skan czy zwykły podpis elektroniczny tych form nie spełniają. Różnice opisujemy dokładnie na stronie forma elektroniczna a pisemna.

Czy brak formy unieważnia umowę, zależy od rygoru (art. 73 KC). Przykłady, w których mail nie wystarczy:

• poręczenie: oświadczenie poręczyciela wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 876 § 2 KC),
• umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem: forma pisemna pod rygorem nieważności (art. 101(3) KP),
• umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości: akt notarialny (art. 158 KC),
• umowa, w której same strony zastrzegły formę pisemną pod rygorem nieważności dla zmian lub wypowiedzenia (art. 76 KC).

Listę typowych umów z podziałem na formy znajdziesz w zestawieniu jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Jeżeli umowę zawarto w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą stron, odstąpienie od niej i wypowiedzenie wymagają formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę (art. 77 § 2 KC). Mailowe wypowiedzenie umowy B2B jest więc co do zasady skuteczne, nawet gdy umowę podpisano na papierze. Wyjątki trzeba sprawdzić w umowie (klauzula o formie pisemnej wypowiedzenia) i w ustawach szczególnych, np. wypowiedzenie umowy o pracę składa się na piśmie (art. 30 § 3 KP).

Szczegóły, dowód doręczenia i wzór opisujemy na stronach wypowiedzenie umowy mailem i wypowiedzenie umowy B2B.

Umowa zawarta przez firmę z konsumentem wyłącznie za pomocą maila, telefonu lub internetu, w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, to umowa zawarta na odległość (art. 2 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta). Dla przedsiębiorcy oznacza to dodatkowe obowiązki:

• potwierdzenie zawarcia umowy na trwałym nośniku (np. PDF w mailu) w rozsądnym czasie, najpóźniej przy dostawie towaru lub przed rozpoczęciem usługi (art. 21 ust. 1),
• prawo konsumenta do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ust. 1),
• przy usłudze, która ma ruszyć przed upływem tego terminu, wyraźne żądanie konsumenta i przyjęcie przez niego informacji o utracie prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi (art. 21 ust. 2).

Podpisany przez konsumenta PDF z pełną treścią umowy i Kartą Podpisów jest wygodnym trwałym nośnikiem i dowodem, że klient złożył wymagane oświadczenia. Przy krótkich zleceniach od klientów indywidualnych zobacz też umowę przez SMS z klientem.

Gdy negocjacje trwały w mailach, przygotuj umowę albo potwierdzenie warunków jako PDF (do 6 MB) i wyślij do podpisu. Dodajesz sygnatariuszy z obu stron (do 15 osób), możesz ustalić kolejność, np. najpierw kontrahent, potem Twój zarząd. Druga strona nie zakłada konta: dostaje link, czyta PDF i podpisuje w przeglądarce. Przy wyższej stawce włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości dokumentem: gdy przejdą ją wszyscy sygnatariusze, dokument otrzymuje poziom podpisu zaawansowanego. Każdy dostaje PDF z Kartą Podpisów. To nadal nie jest podpis kwalifikowany, więc do umów z listy powyżej potrzebny jest papier, QES albo notariusz.

Typowe błędy przy umowach mailowych: przyjęcie oferty przez osobę bez umocowania (zobacz kto może podpisać umowę w imieniu firmy), brak wskazania wersji załączników, akceptacja z prywatnej skrzynki i milczenie traktowane jako zgoda. Milczenie co do zasady nie zawiera umowy. Wyjątek dotyczy przedsiębiorcy, który dostał ofertę od kontrahenta, z którym pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych: brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się wtedy za przyjęcie oferty (art. 68(2) KC). Na niechciane oferty stałych partnerów trzeba więc odpisać.