Umowa z członkiem zarządu sp. z o.o. i umowa B2B z członkiem zarządu podpisana online

Przepis jest krótki: „W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników” (art. 210 § 1 KSH). W spółce akcyjnej tę samą zasadę wyraża art. 379 § 1 KSH, z tą różnicą, że pełnomocnika powołuje walne zgromadzenie.

• Rada nadzorcza. Jeśli spółka ją ma, może podpisać za spółkę. W praktyce rada deleguje do podpisu jednego albo dwóch swoich członków na podstawie własnej uchwały.
• Pełnomocnik z uchwały wspólników. W spółkach bez rady to jedyna droga. Uchwała sama w sobie jest umocowaniem, osobny dokument pełnomocnictwa nie jest potrzebny.
• Nie zarząd. Ani prezes, ani pozostali członkowie zarządu, ani prokurent działający z ramienia zarządu nie reprezentują spółki w tej umowie.

Czy pełnomocnikiem może zostać inny członek zarządu, a nawet ten sam, z którym spółka zawiera umowę? Na to pytanie sądy i komentatorzy odpowiadają różnie. Najbezpieczniej wskazać w uchwale osobę spoza zarządu, na przykład wspólnika albo zaufanego pracownika. Wtedy nikt nie podważy umowy przy kontroli podatkowej, w sporze ani przy wycenie spółki przed sprzedażą, kiedy kupujący przegląda wszystkie umowy z zarządem.

Przepis nie rozróżnia rodzajów umów, więc obejmuje każdą umowę spółki z członkiem jej zarządu. Najczęściej w praktyce chodzi o te dokumenty:

• Umowa B2B z członkiem zarządu prowadzącym jednoosobową działalność, na przykład na usługi programistyczne, doradcze albo sprzedażowe.
• Kontrakt menedżerski, czyli umowa o zarządzanie, do której stosuje się przepisy o zleceniu.
• Umowa zlecenia i umowa o dzieło, gdy członek zarządu wykonuje dla spółki konkretne zadania.
• Umowa o pracę, także z członkiem zarządu zatrudnionym na etacie dyrektora.
• Pożyczka, najem i sprzedaż, gdy członek zarządu pożycza spółce pieniądze, wynajmuje jej lokal albo kupuje od niej samochód.
• Aneksy, w tym waloryzacja wynagrodzenia. Aneks to umowa, więc podpisuje go ta sama strona co umowę główną.

Przy pożyczce, kredycie i poręczeniu dochodzi drugi wymóg. Art. 15 § 1 KSH wymaga zgody zgromadzenia wspólników na taką umowę z członkiem zarządu. Bez tej zgody czynność jest nieważna, choć zgodę można wyrazić także po podpisaniu, najpóźniej w ciągu dwóch miesięcy (art. 17 § 1 i 2 KSH).

Uchwała jest dokumentem, od którego zależy ważność całej umowy, więc warto ją przygotować tak, żeby za kilka lat nie budziła wątpliwości. Dobra uchwała wskazuje:

• Pełnomocnika z imienia i nazwiska, najlepiej osobę spoza zarządu.
• Członka zarządu, z którym spółka zawiera umowę.
• Rodzaj umowy, na przykład „umowa o świadczenie usług B2B” albo „kontrakt menedżerski”.
• Zakres, czyli czy pełnomocnik może też podpisywać aneksy i wypowiedzenie. Pełnomocnictwo rodzajowe oszczędza nową uchwałę przy każdej waloryzacji.
• Datę i sposób podjęcia, na zgromadzeniu albo w trybie pisemnym.

Uchwała podjęta na zgromadzeniu trafia do księgi protokołów z podpisem przewodniczącego i protokolanta (art. 248 § 1 KSH). Bez zgromadzenia uchwałę podejmuje się, gdy wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie albo na głosowanie pisemne (art. 227 § 2 KSH). „Na piśmie” oznacza podpis własnoręczny albo kwalifikowany, więc uchwały w trybie pisemnym nie zbierzesz naszym podpisem. Więcej o tym piszemy przy uchwale wspólników online.

O tym, czy wystarczy podpis przez link, decyduje forma, jakiej ustawa wymaga dla danej umowy. Sam art. 210 KSH formy nie zastrzega, mówi tylko, kto reprezentuje spółkę.

• Umowa B2B, kontrakt menedżerski, zlecenie, dzieło. Ustawa nie wymaga formy szczególnej. Podpis elektroniczny przez link jest ważny, a z kodem SMS ma poziom AdES.
• Pożyczka powyżej 1 000 zł. Wymaga formy dokumentowej (art. 720 § 2 KC), którą podpis elektroniczny spełnia. Pamiętaj o zgodzie wspólników z art. 15 KSH.
• Najem lokalu na dłużej niż rok. Powinien być zawarty na piśmie (art. 660 KC). Bez tej formy umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony, więc przy długim najmie wybierz podpis kwalifikowany.
• Umowa o pracę. „Umowę o pracę zawiera się na piśmie” (art. 29 § 2 KP), czyli odręcznie albo podpisem kwalifikowanym.
• Umowa w spółce jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu. Akt notarialny, opis w sekcji niżej.

Jeśli spółka i członek zarządu umówią się, że zmiany wymagają formy pisemnej, ta klauzula też wiąże. Wtedy aneks podpisują podpisem kwalifikowanym albo odręcznie, a nasz podpis zostaje do dokumentów bez takiej klauzuli.

Gdy jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, art. 210 § 1 KSH nie stosuje się. „Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego”, a notariusz zawiadamia o niej sąd rejestrowy (art. 210 § 2 KSH). Wyjątek dotyczy tylko czynności dokonywanych na wzorcu w systemie teleinformatycznym (art. 210 § 3 KSH).

W takiej spółce umowy B2B ze swoim jedynym członkiem zarządu nie podpiszesz ani u nas, ani podpisem kwalifikowanym. Jeśli w spółce jest drugi wspólnik albo drugi członek zarządu, wracasz do zwykłej zasady z § 1, czyli pełnomocnika z uchwały.

To najczęstszy błąd w małych spółkach. Prezes podpisuje umowę B2B z wiceprezesem, a wiceprezes z prezesem, bo „zarząd reprezentuje spółkę”. W relacji z członkiem zarządu ta reguła nie działa.

• Ryzyko nieważności. Sądy często uznają taką umowę za nieważną. Podpis kwalifikowany tego nie zmieni, bo problemem jest osoba, nie podpis.
• Koszty podatkowe. Przy kontroli wynagrodzenie z wadliwej umowy bywa kwestionowane jako koszt spółki.
• Spór przy rozstaniu. Odchodzący członek zarządu albo nowy wspólnik może powołać się na wadę umowy przy rozliczeniach.

Naprawa polega zwykle na podjęciu uchwały o powołaniu pełnomocnika i ponownym podpisaniu umowy albo aneksu, który ją potwierdza. Przy takiej porządkowej akcji kilku umów naraz przydaje się podpisywanie umów w spółce z o.o. przez jeden obieg z kolejnością podpisów. Szczegóły naprawy warto ustalić z prawnikiem spółki.