Podpis elektroniczny dla doradcy kredytowego: dokumenty pośrednika podpisane przez klienta zdalnie

Przy leasingu, który doradcy firmowi często obsługują obok kredytów, sytuacja jest inna. Umowa leasingu wymaga formy dokumentowej (art. 709[2] KC), więc może być podpisana elektronicznie, jeżeli finansujący na to pozwala. Szczegóły na stronie umowa leasingu w formie dokumentowej.

Pośrednik kredytu hipotecznego, zanim zacznie świadczyć usługi, przekazuje konsumentowi na trwałym nośniku informacje wymienione w art. 17 ust. 1 ustawy o kredycie hipotecznym oraz o nadzorze nad pośrednikami kredytu hipotecznego i agentami. Należą do nich m.in.: firma i adres pośrednika, numer wpisu do rejestru pośredników kredytowych, informacja, czy pośrednik jest powiązany z konkretnymi kredytodawcami, czy świadczy usługi doradcze, procedura składania skarg, a także prowizje od kredytodawców i opłaty ponoszone przez klienta.

PDF wysłany e-mailem jest trwałym nośnikiem, ale sam e-mail nie dowodzi, że klient go otworzył. Dlatego wiele biur wysyła te informacje jako dokument do podpisu z oświadczeniem „otrzymałem i zapoznałem się”. Karta Podpisów pokazuje datę i godzinę, więc widać, że informacje dotarły przed umową i przed pierwszym wnioskiem w banku. Kolejność jest ważna: najpierw informacja, potem umowa. W podpiszmy możesz wysłać oba dokumenty osobno albo połączyć je w jednym PDF, w którym informacja jest na pierwszych stronach.

W samej umowie z klientem opisz: zakres usługi (analiza, wybór ofert, złożenie wniosków, obsługa do uruchomienia), czy i kiedy klient płaci wynagrodzenie, jak rozliczasz się z bankiem, jak długo umowa obowiązuje i jak ją wypowiedzieć. Nie wpisuj obietnic co do decyzji banku. Pośrednik nie gwarantuje przyznania kredytu ani warunków, bo decyzję podejmuje kredytodawca.

Klient zwykle udziela doradcy pełnomocnictwa szczególnego, na przykład do kontaktu z bankiem w sprawie wniosku albo do odbioru dokumentów. Pełnomocnictwo ogólne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 99 § 2 KC), więc go przez link nie udzielisz. Pełnomocnictwo do konkretnej sprawy może mieć formę dowolną, ale bank może mieć własny wzór i własne wymagania co do podpisu. Zapytaj opiekuna w banku, zanim wyślesz klientowi dokument do podpisu. Różnice między rodzajami opisujemy na stronie pełnomocnictwo szczególne.

Upoważnienie do odbioru zaświadczenia o zarobkach czy dokumentów z urzędu to osobne pismo. Pracodawca albo urząd może żądać oryginału z podpisem odręcznym, dlatego przy dokumentach, które idą do instytucji, sprawdź ich praktykę. Tam, gdzie wystarczy PDF, klient podpisuje upoważnienie na telefonie w kilka minut.

Przy kredycie hipotecznym dokumenty podpisuje zwykle para. W podpiszmy dodajesz dwie osoby jako sygnatariuszy tego samego dokumentu. Każda dostaje własny link i podpisuje na swoim urządzeniu, a Karta Podpisów pokazuje oba podpisy z osobnymi znacznikami czasu. Nie wysyłaj dokumentu do jednej osoby „dla obojga”, bo podpis jednego z małżonków nie jest podpisem drugiego.

Doradca pracuje na danych wrażliwych finansowo: dochody, zobowiązania, numery dokumentów. Przy klientach poznanych przez internet włącz weryfikację tożsamości (zdjęcie dowodu i twarzy) albo co najmniej kod SMS. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego. Dane klienta w celu wykonania umowy pośrednictwa przetwarzasz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a zgody zbieraj tylko na cele dodatkowe, na przykład na newsletter o zmianach stóp.

1. Pakiet startowy: informacja o pośredniku, potem umowa, a na końcu zgoda marketingowa jako osobny dokument, którego klient może nie podpisać.
2. Szablony dla kredytu hipotecznego, gotówkowego i firmowego, bo zakres usługi i wynagrodzenie się różnią.
3. Przypomnienia dla klienta, który nie podpisał w ciągu dwóch dni, zamiast telefonów.
4. Plan Team dla biura z kilkoma doradcami: wspólne szablony i podgląd, co czeka na podpis u którego klienta.
5. API i webhooki w planach Business i Team, gdy biuro ma własny system do prowadzenia spraw.

Jeżeli doradca pracuje też z biurem nieruchomości, przy transakcji zakupu mieszkania dokumenty się przeplatają. Obieg po stronie pośrednika w obrocie opisujemy na stronie dokumenty biura nieruchomości, a dokumenty przy ubezpieczeniu kredytu na stronie podpis elektroniczny dla agenta ubezpieczeniowego.