Podpis elektroniczny dla agenta ubezpieczeniowego: dokumenty klienta podpisane zdalnie

Większość dokumentów, które agent zbiera od klienta, nie ma w przepisach zastrzeżonej formy. Tabela pokazuje, gdzie podpis przez link wystarcza, a gdzie decyduje ubezpieczyciel albo ustawa.

Uczciwie o ostatnich dwóch wierszach: umowę ubezpieczenia zawiera klient z ubezpieczycielem na zasadach tego ubezpieczyciela, a pełnomocnictwo agenta do zawierania umów w imieniu zakładu musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. Tych dokumentów nie zastępujemy.

Art. 8 ust. 1 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń nakazuje, żeby przed zawarciem umowy ubezpieczenia dystrybutor określił na podstawie informacji od klienta jego wymagania i potrzeby oraz podał w zrozumiałej formie obiektywne informacje o produkcie. Proponowana umowa ma być zgodna z tymi wymaganiami i potrzebami (art. 8 ust. 3).

Ustawa nie mówi, że klient musi analizę podpisać. W sporze trzeba jednak wykazać, że analiza została przeprowadzona przed zawarciem umowy i czego dotyczyła. Kwestionariusz podpisany przez klienta przez link daje do tego datę i godzinę podpisu, adres e-mail i skrót dokumentu, który pokazuje, że treść ankiety nie zmieniła się po podpisaniu. Jeśli ubezpieczyciel, z którym współpracujesz, ma własny formularz analizy w systemie sprzedażowym, korzystaj z niego. Podpis przez link sprawdza się przy ankietach, które przygotowuje sama agencja, na przykład przy multiagencji porównującej oferty kilku zakładów.

Informacje o produkcie i o dystrybutorze przekazuje się klientowi co do zasady w postaci papierowej (art. 9 ust. 1). Mogą być przekazane na innym trwałym nośniku na żądanie klienta, jeżeli dystrybutor zapewnił mu wybór między papierem a innym trwałym nośnikiem, a w przypadku nośnika wymagającego dostępu do Internetu, jeżeli klient ma regularny dostęp do Internetu (art. 9 ust. 3). Ustawa odsyła do definicji trwałego nośnika z ustawy o prawach konsumenta.

W praktyce agent przygotowuje krótkie oświadczenie: klient wybiera przekazywanie dokumentów e-mailem jako PDF i potwierdza, że ma regularny dostęp do Internetu. Klient podpisuje je przez link, a podpisany PDF z Kartą Podpisów trafia na jego skrzynkę, więc może go zapisać i odtworzyć w niezmienionej postaci. Podobnie wygląda przekazanie informacji o konflikcie interesów, które ustawa również każe przekazać na trwałym nośniku (art. 15 ust. 5).

Pełnomocnictwo od klienta

Klient często upoważnia agenta do zgłoszenia szkody, uzyskania informacji o stanie sprawy albo kontaktu z ubezpieczycielem. Jeżeli czynność nie wymaga formy szczególnej, pełnomocnictwo podpisane przez link wystarcza. Gdy ubezpieczyciel żąda pełnomocnictwa na własnym druku albo z podpisem odręcznym, stosujesz się do jego wymogów. Wzór i zasady formy opisaliśmy na stronie pełnomocnictwo online.

Zgody na przetwarzanie danych i zgody marketingowe

Zgoda musi być dobrowolna, konkretna i możliwa do wykazania. Podpis przez link pokazuje, kiedy i przez kogo została udzielona, a każdą zgodę (marketing telefoniczny, e-mail, profilowanie) warto przygotować jako osobne oświadczenie, żeby klient mógł podpisać jedną, a odrzucić inną. Wzór: zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Dane o zdrowiu przy ubezpieczeniach na życie zbiera zwykle ubezpieczyciel we własnej ankiecie medycznej, nie przenoś ich do dokumentów agencji bez potrzeby.

Protokół szkody

Po kolizji albo zalaniu mieszkania klient spisuje przebieg zdarzenia, a druga strona potwierdza. Protokół szkody podpisany przez link przez obie strony, każda na swoim telefonie, to gotowy materiał do zgłoszenia u ubezpieczyciela.

• Szablony: ankieta potrzeb dla OC firm, ankieta dla ubezpieczeń majątkowych, oświadczenie o trwałym nośniku, pełnomocnictwo do zgłoszenia szkody. Każdy dokument przygotowujesz raz.
• Podpis zaraz po rozmowie: klient kończy rozmowę telefoniczną i dostaje link. Podpisuje na telefonie w kilka chwil, a Ty wracasz do oferty z kompletem dokumentów.
• Kod SMS przy pełnomocnictwach: wiąże podpis z numerem telefonu klienta. Przy dokumentach o większej wadze dodaj weryfikację tożsamości zdjęciem dokumentu.
• Zespół: w planie Team agenci jednej agencji pracują na wspólnych dokumentach, a biuro widzi, co zostało podpisane.
• Odnowienia: przed odnowieniem polis masowa wysyłka aktualnych zgód do grupy klientów, każdy z własnym egzemplarzem.

Klient kwestionuje, że dostał informacje przed zawarciem umowy. Podpisane oświadczenie o wyborze trwałego nośnika i ankieta z datą wcześniejszą niż data polisy rozstrzygają sprawę. Zgoda marketingowa „była ustna”. Nie wykażesz jej przy skardze do organu nadzorczego, dlatego zbieraj ją w dokumencie. Pełnomocnictwo ze skanu podpisu. Ubezpieczyciel może nie przyjąć obrazka podpisu wklejonego do PDF. Dokument z Kartą Podpisów pokazuje, kto, kiedy i jak podpisał. Agent odchodzi z agencji z dokumentami w telefonie. Dokumenty w koncie zespołowym zostają w firmie.