Umowa z architektem online: obieg dokumentów w pracowni projektowej

Najczęstszy błąd pracowni, która przechodzi na podpis przez link, to wysłanie jednej umowy z klauzulą „z chwilą zapłaty Zamawiający nabywa autorskie prawa majątkowe”. Taka klauzula podpisana zwykłym podpisem elektronicznym nie przenosi praw, bo art. 53 wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Inwestor myśli, że ma prawa, a w razie sporu ma co najwyżej licencję.

Bezpieczniejszy układ:

• Umowa główna online: zakres projektu, etapy, terminy, wynagrodzenie, liczba rund poprawek, nadzór autorski i licencja niewyłączna na potrzeby realizacji jednego obiektu. Podpis przez link wystarcza.
• Osobna umowa przeniesienia praw albo licencji wyłącznej: gdy inwestor jej potrzebuje, na przykład deweloper, który chce powtarzać projekt na kolejnych działkach. Podpisujecie ją odręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Szerzej o wyborze formy piszemy w poradniku umowa o przeniesienie praw autorskich: jaki podpis.

Projekt budowlany rzadko ma jednego autora. Architekt prowadzi projekt, ale konstrukcję, instalacje sanitarne i elektryczne czy drogi wewnętrzne projektują branżyści, często jako osobne firmy. Jeśli pracownia obiecuje inwestorowi przeniesienie praw do całości, sama musi je najpierw skutecznie nabyć od każdego branżysty, też na piśmie. Inaczej przenosi coś, czego nie ma.

Dokumenty z branżystami rozdziel tak samo jak z inwestorem. Umowę podwykonawczą z zakresem, terminem przekazania części projektu i wynagrodzeniem podpiszecie przez link. Przeniesienie praw albo licencję wyłączną podpiszcie odręcznie albo kwalifikowanym podpisem. Przy projektach wnętrz z udziałem stolarza czy firmy oświetleniowej zasady są te same.

Architekt często składa za inwestora wniosek o warunki zabudowy albo o pozwolenie na budowę. Art. 33 § 2 KPA stanowi, że pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Pisma kierowane do organu mogą być sporządzone w postaci elektronicznej, ale wtedy opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 14 § 1a i § 1d KPA). Podpis przez link w podpiszmy tych wymagań nie spełnia.

W praktyce inwestor podpisuje pełnomocnictwo odręcznie albo profilem zaufanym, a Ty dołączasz je do wniosku razem z dowodem opłaty skarbowej. Online zbierzesz natomiast wszystko, co dzieje się poza urzędem: zgodę inwestora na treść wniosku, akceptację projektu przed złożeniem i upoważnienie do rozmów z gestorami sieci, jeśli ich zasady dopuszczają taką formę. Podobny problem ma geodeta, opisaliśmy go na stronie o pełnomocnictwie dla geodety.

1. Szablony: umowa na projekt domu, umowa na projekt wnętrz, akceptacja etapu, zlecenie zmian, protokół przekazania dokumentacji.
2. Oboje inwestorzy jako sygnatariusze: przy małżonkach albo współwłaścicielach działki dodaj obie osoby. Karta Podpisów pokaże, że akceptację podpisali oboje.
3. Kolejność podpisów przy akceptacji projektu: najpierw projektanci branżowi potwierdzają swoje części, potem architekt prowadzący, na końcu inwestor.
4. Odrzucenie z uzasadnieniem: inwestor, który nie akceptuje koncepcji, odrzuca ją z opisem uwag. Masz je na piśmie, a nie w pięciu wiadomościach głosowych.
5. Plan Team: kilku architektów prowadzi projekty na wspólnych dokumentach pracowni, a biuro widzi, która akceptacja czeka.

• Inwestor za granicą: projekt domu dla rodziny, która mieszka w Niemczech. Umowę i akceptacje podpisuje przez link, a pełnomocnictwo do urzędu podpisuje profilem zaufanym albo odręcznie i wysyła pocztą.
• Spór o rundy poprawek: umowa zakłada dwie rundy, inwestor chce piątą. Podpisane akceptacje poprzednich etapów i zlecenie zmian z wyceną rozstrzygają, co było w cenie.
• Termin płatności za etap: Karta Podpisów na protokole przekazania dokumentacji pokazuje datę odbioru, od której biegnie termin zapłaty.
• Wykonawca zmienia projekt na budowie: zgoda architekta na odstępstwo, podpisana przez link, trafia do inwestora i kierownika budowy tego samego dnia. O dokumentach wykonawcy piszemy na stronie dla firm budowlanych.