Oświadczenie o zachowaniu poufności dla zleceniobiorcy ze wzorem i podpisem online

Bez zapisu w umowie albo osobnego oświadczenia obowiązek poufności zleceniobiorcy opiera się wyłącznie na ogólnych zasadach lojalności (art. 734 i następne Kodeksu cywilnego) i na ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W praktyce to za mało, żeby skutecznie dochodzić roszczeń.

Pracownika wiąże art. 100 Kodeksu pracy, który nakłada obowiązek dbania o dobro zakładu i zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Zleceniobiorca takiego przepisu nie ma. Pracuje na swój rachunek, często dla kilku firm naraz, i zna Twoje cenniki, bazy klientów albo kod tylko tyle, ile mu pokażesz. Dlatego poufność musisz mu nałożyć wprost.

Różnicę widać przy sporze. Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji chroni tajemnicę przedsiębiorstwa, którą art. 11 ust. 2 opisuje jako nieujawnione informacje, wobec których przedsiębiorca podjął działania w celu zachowania poufności. Podpisane oświadczenie jest najprostszym dowodem takich działań. Jeśli go nie masz, przeciwnik w sporze powie, że nikt mu nie zakazywał mówić. Dla pracownika zobacz osobno umowę o zachowaniu poufności z pracownikiem.

Do jednorazowego, krótkiego zlecenia wystarczy klauzula w umowie. Do zleceń stałych, projektów z dostępem do tajemnic i do wielu wykonawców lepsze jest osobne oświadczenie, które podpisujesz przed pierwszym udostępnieniem materiałów.

Klauzula zniknie razem z umową, jeśli ją wypowiesz, rozwiążesz albo uznasz za nieważną, a spór o jedno wymaga przeglądania całego dokumentu. Osobne oświadczenie żyje własnym życiem, ma własną definicję informacji poufnych i własny okres obowiązywania. Możesz też użyć jednego wzoru dla dwudziestu wykonawców, bez dopisywania stawek i zakresu prac.

Jest jeszcze powód praktyczny. Zlecenie często zaczyna się od rozmowy i przesłania briefu, zanim ktokolwiek podpisze umowę. Oświadczenie wysyłasz na pierwszym etapie, w kilka minut, a umowę zlecenia dopiero po uzgodnieniu stawki. Jeśli wolisz jeden dokument, zobacz, jak podpisać umowę zlecenia elektronicznie.

Skuteczne oświadczenie ma sześć elementów. Pominięcie któregokolwiek zwykle wychodzi dopiero w sporze.

• Definicja informacji poufnych. Konkretna lista (cenniki, dane klientów, kod, strategie, dokumenty wewnętrzne) plus formuła ogólna. Samo „wszystkie informacje” jest zbyt szerokie.
• Wyłączenia. Informacje publiczne, znane wykonawcy wcześniej albo ujawniane na żądanie organu. Ich brak obniża szanse na utrzymanie klauzuli.
• Zakaz kopiowania i wynoszenia. Kopie na prywatnych dyskach, w komunikatorach i skrzynkach prywatnych to główne źródło wycieków.
• Okres. Czas trwania zlecenia plus liczba lat po jego zakończeniu.
• Zwrot i usunięcie. Obowiązek oddania lub skasowania materiałów w określonym terminie po zakończeniu zlecenia, z pisemnym potwierdzeniem.
• Kara umowna. Stała kwota za każde naruszenie albo za naruszenie, a odszkodowanie na zasadach ogólnych ponad nią. Obie wersje są dozwolone, o ile kwota jest sensowna.

Wzór wyżej zawiera wszystkie sześć. Dopasuj nawiasy do swojego zlecenia.

Karę umowną zastrzegasz w oświadczeniu albo w umowie (art. 483 KC). Sąd może ją obniżyć, jeśli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 KC), więc stawka dwa razy wyższa od rocznych przychodów wykonawcy zwykle nie przetrwa.

Dobrze sprawdza się jeden z trzech modeli. Pierwszy: kwota stała za każde naruszenie, na przykład wielokrotność miesięcznego wynagrodzenia. Drugi: kwota zależna od wartości zlecenia. Trzeci: kara za zakaz ujawnienia plus osobna za brak zwrotu materiałów. Pamiętaj, że kara umowna nie wyłącza odszkodowania ponad jej wysokość tylko wtedy, gdy zastrzeżesz to wprost. Bez tego zapisu kara jest ostatecznym rozliczeniem.

Nie pisz kar od wszystkiego. Sądy łatwiej utrzymują kary tam, gdzie zachowanie jest jasne i da się je udowodnić. Szczegóły dla pracodawcy, który ubiera tę samą klauzulę w umowie o pracę, omawia artykuł o NDA z pracownikiem i karze umownej. Przy trudnej kwocie warto zasięgnąć opinii prawnika, zanim wyślesz dokument do kilkunastu osób.

Ustawa nie wyznacza okresu, więc decydujesz Ty. Najczęstsze ustawienia to dwa, trzy albo pięć lat od zakończenia współpracy. Dla informacji, które pozostają tajemnicą przedsiębiorstwa, dopuszcza się bezterminowość, bo ochrona trwa tak długo, jak informacja jest niejawna.

Krótki okres (rok) ma sens przy cennikach i ofertach, które szybko się starzeją. Długi (pięć lat i więcej) przy kodzie źródłowym, recepturach i planach produktowych. Zapisz dwa okresy w jednym dokumencie, jeśli ujawniasz informacje różnej wagi. Okres liczony „od zakończenia współpracy” jest czytelniejszy niż „od podpisania”, bo zlecenia bywają przedłużane.

Oświadczenie o poufności nie jest umową powierzenia przetwarzania danych. Gdy wykonawca ma dostęp do danych osobowych Twoich klientów (obsługa zgłoszeń, księgowość, marketing), potrzebujesz osobnego dokumentu z art. 28 RODO albo upoważnienia do przetwarzania. Wspólna koperta z dwoma dokumentami oszczędza czas i daje jedno potwierdzenie. Zobacz podpis elektroniczny umowy powierzenia RODO.

Dla praktykantów i stażystów obowiązuje ten sam wzór, ale rozważ okres krótszy i prosty język, bo osoba bez doświadczenia często nie rozumie, co jest poufne. Umowa o praktyki i staż pomoże uporządkować resztę.