NDA z pracownikiem kara umowna i co zamiast niej w umowie o pracę

Krótka odpowiedź: w NDA z pracownikiem zatrudnionym na umowie o pracę kara umowna jest co do zasady nieskuteczna, bo odpowiedzialność pracownika za szkodę regulują przepisy Kodeksu pracy, w tym limit trzech miesięcznych pensji przy szkodzie nieumyślnej (art. 119 KP). Karę umowną możesz skutecznie zastrzec w NDA ze zleceniobiorcą, wykonawcą dzieła i współpracownikiem B2B (art. 483 KC). Pracownika chronisz w inny sposób, a poniżej opisujemy jak.

Pytanie wraca w każdej firmie, która zaczyna porządkować dokumenty kadrowe. Ktoś wkleił wzór NDA z kontraktu z klientem, dopisał „kara umowna 50 000 zł za każde naruszenie” i wysłał do podpisu całemu działowi sprzedaży. Wygląda groźnie, ale w sporze z pracownikiem ten zapis nie obroni się tak, jak się spodziewasz. Warto wiedzieć to wcześniej niż po wycieku listy klientów.

Dlaczego kara umowna nie działa w stosunku pracy

Kodeks pracy zawiera własny, zamknięty system odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy. Pracownik odpowiada za rzeczywistą stratę i normalne następstwa swojego zachowania, bez utraconych korzyści (art. 115 KP). Za szkodę wyrządzoną nieumyślnie odszkodowanie nie może przekroczyć kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 KP). Dopiero przy szkodzie umyślnej pracownik odpowiada w pełnej wysokości (art. 122 KP).

Kara umowna działa odwrotnie. Płaci się ją niezależnie od wysokości szkody, a czasem bez żadnej szkody, wystarczy samo naruszenie. Kodeks pracy takiego narzędzia nie przewiduje, a przepisy o odpowiedzialności materialnej są bezwzględnie obowiązujące na korzyść pracownika. Stąd stanowisko, że umowa nie może go obciążyć ponad ustawowe zasady, a zapis o karze byłby nieważny albo bezskuteczny. Sąd pracy najczęściej oddali powództwo o jej zapłatę, a w najlepszym razie uzna ją za podstawę do zasądzenia odszkodowania w granicach Kodeksu pracy.

Pracodawcy próbują obejść to na dwa sposoby i oba zawodzą. Pierwszy to zawarcie NDA „jako umowy cywilnoprawnej” obok umowy o pracę. Skoro obowiązek poufności dotyczy informacji uzyskanych w związku z zatrudnieniem, sąd i tak będzie oceniał go w ramach stosunku pracy. Drugi to potrącenie kary z wynagrodzenia, które Kodeks pracy ogranicza (art. 87 KP) i które wymaga odrębnej zgody w formie pisemnej.

Gdzie kara umowna w NDA jest dopuszczalna

Poza stosunkiem pracy obowiązują zasady Kodeksu cywilnego. Jeśli podpisujesz poufność ze współpracownikiem B2B, zleceniobiorcą na umowie zlecenia albo wykonawcą dzieła, kara umowna za niedotrzymanie zobowiązania niepieniężnego jest dopuszczalna (art. 483 § 1 KC). Wierzyciel nie musi wtedy wykazywać wysokości szkody, wystarczy fakt naruszenia i zapisana w umowie kwota. Dłużnik może prosić sąd o miarkowanie, jeśli kara jest rażąco wygórowana albo zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane (art. 484 § 2 KC).

W umowie B2B kwotę kary warto powiązać z realiami. Zbyt wysoka kara jest podatna na miarkowanie, a kwota symboliczna nie odstrasza. Praktyka rynkowa to stała suma za każdy przypadek naruszenia, powiązana z wartością kontraktu albo z kosztem wycieku jednej bazy klientów. Treść gotowej klauzuli znajdziesz we wzorze umowy o zachowaniu poufności z pracownikiem, który ma wariant pod współpracownika cywilnoprawnego.

Czym chronisz informacje, gdy pracownik nie zapłaci kary

Brak kary umownej nie zostawia Cię bez narzędzi. Kolejność zwykle wygląda tak.

Odszkodowanie z Kodeksu pracy. Jeśli pracownik ujawnił informacje i firma poniosła szkodę, możesz dochodzić jej na zasadach z art. 114 i następnych. Musisz wykazać szkodę, winę pracownika i związek przyczynowy, ale przy umyślnym działaniu odpowiada on w pełnej wysokości. Dlatego liczy się dokumentacja: umowa, logi dostępu, wiadomości.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Naruszenie obowiązku zachowania tajemnicy może być ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 3 KP). Uzasadnia je jednak tylko świadome naruszenie z winą pracownika, a na decyzję masz miesiąc od chwili, gdy dowiesz się o okoliczności.

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ujawnienie lub wykorzystanie tajemnicy przedsiębiorstwa wbrew obowiązkowi jest czynem nieuczciwej konkurencji (art. 11). Przedsiębiorca może żądać zaniechania, usunięcia skutków, naprawienia szkody i wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści (art. 18). Przy poważnej szkodzie ujawnienie przez osobę związaną obowiązkiem jest także przestępstwem (art. 23). Warunek jest jeden. Informacja musi być tajemnicą przedsiębiorstwa, czyli firma musi podjąć, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania jej w poufności (art. 11 ust. 2).

Zakaz konkurencji po ustaniu pracy. Jeśli ryzyko dotyczy przejścia do konkurenta, a nie samego wycieku, rozważ umowę z art. 101(2) KP. Musi być pisemna, określać okres zakazu i gwarantować odszkodowanie nie niższe niż 25% wynagrodzenia za ten okres. Opisujemy ją w osobnym wzorze zakazu konkurencji.

Co naprawdę wzmacnia NDA z pracownikiem

Skoro karą nie postraszysz, wartość NDA leży gdzie indziej. Trzy rzeczy robią różnicę w sporze.

Po pierwsze, konkretny zakres. Zapis „wszelkie informacje, do których pracownik miał dostęp” jest zbyt szeroki, żeby udowodnić, że akurat ta lista klientów była tajemnicą. Wymień kategorie: cenniki i marże, baza klientów z warunkami, kod źródłowy, receptury, plany sprzedaży.

Po drugie, okres po zatrudnieniu. Obowiązek z art. 100 § 2 pkt 4 KP kończy się razem z umową o pracę, więc bez wpisanego okresu NDA po odejściu niewiele dodaje. Zwykle wpisuje się 2 do 5 lat, a dla tajemnic przedsiębiorstwa czas, w którym zachowują poufny charakter.

Po trzecie, dowód podpisu. W sporze o ujawnienie pracownik często twierdzi, że nigdy nie widział tego dokumentu. Podpis złożony z linku, z kodem SMS albo weryfikacją dokumentem i zapisem daty, godziny i skrótu pliku w Karcie Podpisów zamyka taką linię obrony. W firmie z dziesiątkami osób to także jedyny sposób, żeby bez zgubionych papierów zebrać komplet podpisów od całej załogi.

Jak wprowadzić NDA bez ryzyka błędów

Zacznij od listy osób, które faktycznie mają dostęp do informacji chronionych. Dla nich przygotuj pełną wersję z zakresem i okresem po zatrudnieniu. Dla reszty wystarczy krótsza klauzula w pakiecie dokumentów przy przyjęciu. Jeśli przyjmujesz nową osobę i zbierasz komplet podpisów od szkolenia wstępnego po teczkę, pomoże Ci szkolenie wstępne BHP i teczka nowego pracownika, a poufność dołącz do tego samego pakietu.

Nie wpisuj kary umownej w umowie z pracownikiem, nawet jeśli wzór z internetu ją zawiera. Zamiast tego dopisz odesłanie do zasad Kodeksu pracy, bo to ono i tak rozstrzygnie spór. Dodaj też punkt o prawie do zgłoszenia naruszenia przez sygnalistę, ponieważ klauzula, która by je zakazywała, byłaby w tym zakresie bezskuteczna.

Gdy dokument jest gotowy, wyślij go do podpisu zbiorczo. W podpiszmy.pl wgrywasz PDF, dodajesz pracowników i każdy dostaje własny link, a Ty widzisz, kto jeszcze nie podpisał. Całość opisujemy na stronie o umowie o zachowaniu poufności z pracownikiem, a stałych współpracowników B2B obsłużysz tym samym sposobem w ramach podpisu elektronicznego NDA.

Najczęstsze pytania

Czy w NDA z pracownikiem można zapisać karę umowną?

W umowie o pracę przeważa stanowisko, że nie. Odpowiedzialność pracownika za szkodę reguluje Kodeks pracy, a kara umowna z Kodeksu cywilnego pogarszałaby jego sytuację ponad ustawowe limity. Przy zleceniu, dziele i kontrakcie B2B kara umowna jest dopuszczalna na podstawie art. 483 KC.

Ile pracownik zapłaci za ujawnienie tajemnicy firmy?

Za szkodę wyrządzoną nieumyślnie najwyżej trzy miesięczne pensje (art. 119 KP). Za szkodę umyślną odpowiada w pełnej wysokości (art. 122 KP), ale pracodawca musi udowodnić szkodę, winę i związek przyczynowy. Przy ujawnieniu tajemnicy przedsiębiorstwa dochodzą roszczenia z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Czy bez NDA pracownik może ujawniać informacje firmy po odejściu?

Nie wolno mu ujawniać tajemnicy przedsiębiorstwa, ale tylko takiej, którą firma realnie chroniła. Obowiązek z art. 100 KP kończy się razem z zatrudnieniem, więc dla pozostałych informacji bez umowy nie ma podstawy do roszczeń. To główny powód, dla którego pracodawcy podpisują NDA.

Co zamiast kary umownej w NDA z pracownikiem?

Odszkodowanie na zasadach Kodeksu pracy, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia za ciężkie naruszenie obowiązków, roszczenia z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz zakaz konkurencji po ustaniu pracy z odszkodowaniem nie niższym niż 25% wynagrodzenia. Do tego dochodzi dowód, że firma chroniła informacje.

Czy NDA z zleceniobiorcą może mieć karę umowną?

Tak. Kara umowna za niedotrzymanie zobowiązania niepieniężnego, jakim jest poufność, jest dopuszczalna w umowach cywilnoprawnych (art. 483 KC). Sąd może ją zmiarkować, jeśli jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 KC), więc wpisz kwotę proporcjonalną do realnej szkody.