Zgody klientek w salonie kosmetycznym online: zabieg, karta klientki, portfolio i podnajem

SES oznacza zwykły podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Przy zabiegach o wyższym ryzyku, takich jak mezoterapia mikroigłowa czy laser, włącz kod SMS, żeby wiązać podpis z numerem klientki.

Zgoda na zabieg kosmetyczny w salonie, który nie jest podmiotem leczniczym, nie podlega ustawie o prawach pacjenta. Jej rola jest dowodowa: pokazuje, że klientka została poinformowana o przebiegu zabiegu, przeciwwskazaniach, możliwych reakcjach i zaleceniach po zabiegu, a mimo to zdecydowała się na niego. Dlatego liczy się moment podpisu. Zgoda podpisana w domu, z czasem na przeczytanie, jest dużo mocniejsza niż parafka złożona w fotelu.

Praktyczny obieg wygląda tak: po umówieniu wizyty salon wysyła zgodę na konkretny zabieg jako PDF. Klientka podpisuje ją z telefonu albo odrzuca z uzasadnieniem, jeśli ma przeciwwskazanie, na przykład jest w ciąży albo bierze lek fotouczulający. Kosmetyczka dowiaduje się o tym przed wizytą, a nie po zabiegu. Przy serii zabiegów wystarcza jedna zgoda na serię, a przy zmianie zabiegu nowa. Gotowy wzór znajdziesz na stronie zgoda na zabieg kosmetyczny.

Karta klientki zawiera zwykle alergie, przyjmowane leki, choroby skóry, ciążę. To dane dotyczące zdrowia, czyli szczególna kategoria danych osobowych. W salonie kosmetycznym podstawą ich przetwarzania jest zwykle wyraźna zgoda klientki (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Salon musi umieć wykazać, że zgodę uzyskał (art. 7 ust. 1 RODO), a jej wycofanie ma być tak samo łatwe jak wyrażenie (art. 7 ust. 3 RODO).

Z tego wynikają trzy zasady:

• zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu jest osobnym punktem, nie częścią zgody na zabieg,
• zgoda marketingowa (SMS z promocjami, newsletter) jest osobnym dokumentem i nie może warunkować zabiegu,
• karta z danymi o zdrowiu nie leży na recepcji; podpisany PDF przechowujesz tam, gdzie dostęp mają tylko osoby wykonujące zabieg.

W podpiszmy nie ma pól do wypełniania w PDF, więc karta trafia do klientki uzupełniona danymi z rozmowy lub z poprzedniej wizyty, a klientka potwierdza je podpisem albo odrzuca z informacją, co się zmieniło.

Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Zdjęcie ust po powiększeniu czy brwi po makijażu permanentnym często pozwala rozpoznać klientkę, więc publikacja na Instagramie salonu bez zgody to ryzyko roszczeń.

Dobra zgoda na wizerunek w salonie rozróżnia zakresy: zdjęcia wyłącznie do dokumentacji zabiegu, zdjęcia w portfolio bez twarzy, zdjęcia z twarzą w mediach społecznościowych, udział w reklamie. Klientka zaznacza te, na które się zgadza, a salon ma dowód dokładnie tego zakresu. Gdy klientka po roku prosi o usunięcie zdjęć, Karta Podpisów pokazuje, na co zgodziła się wcześniej, a Ty usuwasz publikacje i zapisujesz datę wycofania.

Coraz więcej salonów działa jako miejsce pracy kilku samodzielnych specjalistek: kosmetolożki, linergistki, stylistki paznokci. Wynajmują one stanowisko albo gabinet i rozliczają się z salonem stałą opłatą lub procentem. Najemca może oddać rzecz najętą w podnajem, jeżeli umowa najmu mu tego nie zabrania (art. 668 § 1 Kodeksu cywilnego). Zanim podpiszesz umowę podnajmu stanowiska, sprawdź więc swoją umowę najmu lokalu.

W umowie podnajmu opisz stanowisko i sprzęt, godziny dostępu, opłatę, zasady korzystania z recepcji i systemu rezerwacji oraz to, kto jest administratorem danych klientek danej specjalistki. Ten ostatni punkt często się pomija, a od niego zależy, kto zbiera zgody i kto odpowiada za karty klientek. Jeśli zamiast podnajmu specjalistka pracuje w godzinach i według poleceń salonu, zastanów się, czy to nadal współpraca, a nie zatrudnienie.

Umowę podnajmu i umowę o współpracy podpisujecie elektronicznie, a aneks z nową opłatą wysyłasz wszystkim specjalistkom masową wysyłką.

1. Szablony zgód dla każdego rodzaju zabiegu, osobno karta klientki, zgoda na wizerunek i zgoda marketingowa.
2. Po rezerwacji wysyłasz zgodę na zabieg i kartę, z kodem SMS przy zabiegach o wyższym ryzyku.
3. Przy nowej klientce dokładasz regulamin salonu z zasadami zadatków i odwoływania wizyt.
4. Zespół w planie Team: recepcja i właścicielka widzą wspólne dokumenty salonu.
5. Własny system rezerwacji może wysyłać zgody przez API i odbierać informację o podpisie przez webhook.

Czego nie podpiszesz: zgód na zabiegi medycyny estetycznej wykonywane przez lekarza, jeśli są zabiegiem o podwyższonym ryzyku, bo te podlegają ustawie o prawach pacjenta i wymagają formy pisemnej. Przygotowuje je lekarz, a salon, który z nim współpracuje, nie powinien ich zastępować własną zgodą kosmetyczną.