Protokoły odbioru instalacji dla elektryka i hydraulika online: podpis klienta w terenie

Potoczne „uprawnienia SEP” to świadectwa kwalifikacyjne. Osoby zajmujące się eksploatacją sieci, urządzeń i instalacji określonych w przepisach wykonawczych muszą mieć kwalifikacje potwierdzone świadectwem wydanym przez komisję kwalifikacyjną (art. 54 ust. 1 Prawa energetycznego). Świadectwo traci ważność po upływie 5 lat od wydania (art. 54 ust. 1aa). Nie jest to sprawa formy podpisu, tylko tego, kto może wykonać pracę, więc w protokole wpisz numer świadectwa i datę ważności.

Przy okresowych kontrolach obiektu protokół sporządza osoba przeprowadzająca kontrolę i musi on zawierać co najmniej jej imię i nazwisko, numer uprawnień budowlanych ze specjalnością i podpis (art. 62a ust. 1 i 2 Prawa budowlanego). Do protokołu dołącza się kopie uprawnień i zaświadczenia o przynależności do izby, chyba że osoba jest w centralnym rejestrze osób z uprawnieniami (art. 62a ust. 4 i 4a). Te kopie możesz dołączyć jako kolejne strony tego samego PDF.

W podpiszmy osoba mierząca jest pierwszym sygnatariuszem, a jej podpis w Karcie Podpisów ma imię i nazwisko, e-mail, datę i godzinę. Nie wpisujemy za nikogo numerów uprawnień i nie sprawdzamy ich. To jest po stronie firmy instalacyjnej.

Właściciel lub zarządca obiektu zleca kontrole okresowe (art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego):

• co najmniej raz w roku: instalacje gazowe oraz przewody kominowe (dymowe, spalinowe, wentylacyjne),
• co najmniej raz na 5 lat: badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń, ochrony od porażeń, oporności izolacji i uziemień,
• dwa razy w roku (do 31 maja i do 30 listopada) zakres kontroli rocznej w budynkach o powierzchni zabudowy ponad 2000 m² i innych obiektach o powierzchni dachu ponad 1000 m².

Dla firmy instalacyjnej obsługującej spółdzielnię albo zarządcę to setki protokołów w sezonie. Obieg w podpiszmy wygląda tak: jeden szablon protokołu, po kontroli wypełniony PDF dla każdego lokalu albo budynku, podpis kontrolującego, a potem podpis zarządcy, który przyjmuje protokół. Lokator nie musi podpisywać protokołu, ale gdy odmówił wpuszczenia, notatka z datą próby wejścia podpisana przez technika też się przyda.

Protokołów z kontroli przewodów kominowych nie przeniesiesz do nas: sporządza się je w formie dokumentu elektronicznego w systemie centralnej ewidencji emisyjności budynków (art. 62a ust. 5).

Gdy zlecenie od konsumenta podpisujesz w jego mieszkaniu, jest to umowa zawarta poza lokalem przedsiębiorstwa. Musisz wydać dokument umowy albo potwierdzenie jej zawarcia na papierze lub, za zgodą konsumenta, na innym trwałym nośniku (art. 15 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). PDF z podpisem, który klient dostaje e-mailem, jest takim nośnikiem, ale zgodę na tę formę warto wpisać w treść zlecenia.

Jeśli klient chce, żebyś zaczął pracę od razu, przed upływem 14 dni na odstąpienie, potrzebujesz jego oświadczenia z wyraźnym żądaniem na trwałym nośniku oraz potwierdzenia, że wie o utracie prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi (art. 15 ust. 3). Przy wezwaniu do pilnej naprawy lub konserwacji prawo odstąpienia nie przysługuje, ale tylko co do tej naprawy i niezbędnych części. Za dodatkowe usługi i towary już tak (art. 38 ust. 1 pkt 8).

W praktyce: zlecenie z tymi dwoma oświadczeniami w formie szablonu, klient podpisuje na swoim telefonie przed rozpoczęciem pracy, protokół odbioru podpisuje po zakończeniu. Dwa dokumenty, dwie godziny w Karcie Podpisów.

• Klient nie ma maila pod ręką: sprawdzasz adres na miejscu i wysyłasz link. Przy zleceniach o wyższej wartości dodaj kod SMS, żeby podpis był powiązany z numerem telefonu klienta.
• Podwykonawca dla generalnego wykonawcy: protokół odbioru instalacji podpisuje kierownik robót i inspektor nadzoru, w ustalonej kolejności. Szerszy obieg dokumentów budowy opisaliśmy na stronie podpis elektroniczny w firmie budowlanej.
• Usterki przy odbiorze: klient odrzuca protokół z uzasadnieniem, a Ty masz na piśmie listę zastrzeżeń zamiast rozmowy przez telefon.
• Pomiary z miernika: raport wyeksportowany z miernika scalasz z protokołem w jeden PDF do 6 MB, żeby wyniki i podpis były w jednym pliku.
• Fotowoltaika i pompy ciepła: tam dochodzą zgłoszenia do operatora i dotacje, zobacz stronę dla instalatorów fotowoltaiki.

Czego nie podpiszesz u nas: dokumentów składanych przez inne systemy państwowe (jak protokół kominiarski), wniosków wymagających profilu zaufanego i dokumentów, dla których umowa albo przepis żąda formy pisemnej lub podpisu kwalifikowanego. Nasz podpis jest zwykły albo zaawansowany, nie kwalifikowany.