Prośba o wydłużenie terminu płatności jak odpowiedzieć kontrahentowi i co podpisać

Krótka odpowiedź: na prośbę kontrahenta o wydłużenie terminu płatności odpowiedz szybko i konkretnie, zgódź się tylko na krótkie odroczenie dla rzetelnego płatnika i zapisz zgodę w porozumieniu podpisanym przez obie strony. W porozumieniu wpisz numery faktur, nowy termin, los odsetek i skutek niedotrzymania terminu. Sam mail „ok, poczekamy” nie rozstrzyga, czy odsetki biegną, ani nie przerywa przedawnienia.

Prośba przychodzi zwykle w ostatni dzień przed terminem: klient czeka na wpływ od swojego klienta i pyta, czy faktura może poczekać dwa tygodnie. Odpowiedź w trzy minuty bywa tania, a skutki widać dopiero, gdy kontrahent nie zapłaci i okazuje się, że nie masz niczego poza luźną wymianą maili. Poniżej jak podjąć decyzję i jak ją zapisać.

Czy muszę zgodzić się na prośbę o wydłużenie terminu płatności?

Nie musisz. Termin płatności wynika z umowy albo faktury i jednostronnie się nie zmienia. Odmowa nie jest naruszeniem umowy, a po upływie terminu możesz naliczać odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i dochodzić rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

Zgoda ma jednak sens biznesowy, gdy kontrahent płaci rzetelnie od lat, kwota jest ważna dla Twojej relacji, a odroczenie jest krótkie. Porównaj koszt dwóch tygodni czekania z kosztem utraty stałego odbiorcy.

Od czego zależy, czy się zgodzić

Cztery pytania wystarczą, żeby zdecydować w kwadrans.

• Historia płatności. Czy ten kontrahent kiedykolwiek spóźnił się bez uprzedzenia? Prośba przed terminem jest dobrym znakiem, bo większość problematycznych płatników milczy.
• Wielkość faktury w Twoim cash flow. Jeśli odroczona kwota to kilka procent miesięcznych wpływów, zgoda jest tania. Jeśli decyduje o wypłatach, odroczenie ma realną cenę.
• Długość odroczenia. Między przedsiębiorcami termin płatności co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie to uzgodnią i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Przy fakturze po 30 dniach odroczenie o kolejne 30 mieści się w tej granicy.
• Zabezpieczenie. Jeśli dług jest zabezpieczony poręczeniem albo zastawem, wydłużenie terminu wymaga zgody zabezpieczającego, inaczej jego odpowiedzialność może być kwestionowana.

Co zaproponować w zamian za zgodę

Zgoda bez niczego w zamian uczy kontrahenta, że terminy są miękkie. Zaproponuj jedną z trzech opcji, zależnie od relacji.

Przy ratach dodaj zapis, że niezapłacenie jednej raty czyni całość natychmiast wymagalną. To najprostsze zabezpieczenie, które nic nie kosztuje.

Jak zapisać zgodę na wydłużenie terminu płatności

Najlepiej krótkim porozumieniem, które podpisują obie strony. Powinno zawierać strony, numery faktur z kwotami, dotychczasowy i nowy termin, zapis o odsetkach, skutek niedotrzymania nowego terminu, informację, że pozostałe warunki umowy się nie zmieniają, oraz datę. Gotowy wzór z wariantami znajdziesz w opisie porozumienia o wydłużeniu terminu płatności, możesz go od razu wysłać kontrahentowi do podpisu z linku.

Dlaczego nie sam mail? Bo mail nie mówi, od kiedy biegną odsetki, nie ma podpisu osoby uprawnionej do zaciągania zobowiązań i nie przesądza, czy kontrahent uznaje dług. Podpisane porozumienie robi wszystkie trzy rzeczy. Jeśli dłużnik jest już po terminie, taki dokument bywa też traktowany jako uznanie długu, które przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 KC), a gdy potrzebujesz rat i pełnego uznania, użyj ugody z uznaniem długu.

Czy wydłużenie terminu płatności wymaga formy pisemnej?

Zmiana umowy wymaga formy, którą ustawa lub strony zastrzegły dla jej zawarcia (art. 77 § 1 KC). Przeczytaj klauzulę o zmianach w umowie ramowej. Jeżeli mówi o formie pisemnej pod rygorem nieważności, a w obiegu masz tylko skan lub mail, ryzykujesz, że zmiana będzie nieskuteczna. Przy zwykłych umowach handlowych bez takiej klauzuli wystarcza porozumienie podpisane elektronicznie, a podpis zaawansowany z kodem SMS i raportem z datą oraz godziną jest dowodem, kto i kiedy się zgodził.

Co z księgowością i VAT

Nowy termin trafia do kartoteki kontrahenta, a księgowa powinna wiedzieć, od jakiej daty liczyć ulgę na złe długi w VAT, która opiera się na terminie płatności określonym w umowie lub na fakturze. Odroczenie planuj też w prognozie cash flow, bo kilka zgód naraz potrafi opóźnić wypłaty. Do ułożenia budżetu i prognozy wpływów przyda się controlling finansowy z wyciągu bankowego, który pokaże, ile odroczeń możesz sobie pozwolić w danym miesiącu.

Gdy kontrahent zamilknie po zgodzie

Jeśli podpisane porozumienie przewiduje utratę korzyści terminu, po pierwszym uchybieniu możesz żądać całości, wysłać wezwanie i naliczać odsetki od dotychczasowego terminu. Podpisany PDF z raportem podpisów jest dokumentem, od którego zaczyna się dalsza windykacja, a nie sporem o to, co ustalono przez telefon. Jak prowadzić taką dokumentację, opisaliśmy w części o podpisywaniu dokumentów w windykacji.

Jak odmówić, żeby nie stracić klienta

Odmowa nie musi oznaczać zerwania relacji. Napisz, że termin wynika z umowy i że nie możesz go przesunąć w całości, ale możesz zaproponować częściową płatność w terminie, a resztę w krótkim odroczeniu. Klient, który zapłaci choćby połowę w terminie, jest dla Ciebie mniejszym ryzykiem niż taki, który odkłada całość. Jeśli odmawiasz, zrób to na piśmie i w tym samym mailu wskaż datę, od której naliczysz odsetki. Cisza po odmowie bywa odczytywana jako cicha zgoda.

Najczęstsze błędy przy odroczeniu płatności

• Zgoda przez telefon. Za miesiąc nikt nie pamięta, czy mowa była o dwóch tygodniach, czy o dwudziestu dniach roboczych.
• Brak zapisu o odsetkach. Obie strony zakładają co innego, a spór dotyczy kilkuset złotych, ale kosztuje relację.
• Podpis osoby bez uprawnień. Porozumienie podpisuje pracownik księgowości kontrahenta, a umowę zawierał zarząd. Poproś o podpis osoby, która może zaciągać zobowiązania, albo o pełnomocnictwo. Szczegóły wyjaśniamy w tekście kto może podpisać umowę w imieniu firmy.
• Odroczenie bez śledzenia. Nowy termin ginie w skrzynce. Wpisz go do rejestru, najlepiej z eksportem do arkusza, żeby przypomnienie przyszło w dniu, w którym płatność ma wpłynąć.
• Wiele odroczeń z rzędu. Trzecia prośba z rzędu o przesunięcie to sygnał ostrzegawczy. Zmień wtedy rozmowę z odroczenia na ugodę ratalną z uznaniem długu.

Szablon odpowiedzi do kontrahenta

Dzień dobry, dziękuję za informację. Możemy przesunąć termin płatności faktury [numer] na [data], jeśli potwierdzimy to krótkim porozumieniem z zapisem o odsetkach i nowym terminem. Wyślę je do podpisu z linku, zajmie to kilka minut. Proszę o wskazanie osoby, która podpisze w imieniu firmy.

Najczęstsze pytania

Czy muszę zgodzić się na prośbę o wydłużenie terminu płatności?

Nie. Termin wynika z umowy lub faktury i bez Twojej zgody nie zmienia się. Odmowa nie jest naruszeniem umowy, ale po terminie możesz naliczać odsetki i dochodzić rekompensaty. Zgoda ma sens, gdy kontrahent płaci rzetelnie i odroczenie jest krótkie.

Jak odpowiedzieć na prośbę o wydłużenie terminu płatności?

Odpisz szybko, wskaż fakturę, zaproponuj konkretną datę i warunki, na przykład odsetki albo zabezpieczenie, a zgodę zapisz w porozumieniu podpisanym przez obie strony. Samo „ok” w mailu nie rozstrzyga, czy odsetki biegną.

Czy mogę zażądać odsetek za wydłużony termin płatności?

Tak, jeśli zapiszesz to w porozumieniu. Możesz naliczyć odsetki umowne za okres odroczenia albo zawiesić je do chwili, gdy kontrahent nie dotrzyma nowego terminu. Bez zapisu zwykle zostaje spór, od kiedy odsetki biegną.

Czy wydłużenie terminu płatności wymaga formy pisemnej?

Zależy od umowy. Gdy zastrzega ona formę pisemną pod rygorem nieważności dla zmian, mail może nie wystarczyć. W pozostałych przypadkach wystarczy porozumienie w formie elektronicznej, na przykład podpisane z linku zaawansowanym podpisem.