Zgoda na zabieg weterynaryjny online: jak lecznica zbiera podpisy właścicieli

Kastracja, sanacja jamy ustnej, usunięcie guza skóry: przy zabiegach planowych właściciel przyjeżdża rano, zwierzę jest na czczo i zdenerwowane, w recepcji kolejka. Zgoda podpisana w tych warunkach to często podpis bez czytania, a potem spór o kosztorys przy odbiorze.

Lepszy porządek wygląda tak: po kwalifikacji do zabiegu lecznica wysyła zgodę z opisem zabiegu, ryzykiem znieczulenia, zaleceniami przed zabiegiem (głodówka, leki) i widełkami kosztów. Właściciel czyta wieczorem, w spokoju. Jeśli czegoś nie rozumie albo nie akceptuje kwoty, odrzuca dokument z uzasadnieniem, a lecznica oddzwania przed zabiegiem, nie po nim.

W kosztorysie podaj, co jest w cenie (znieczulenie, leki, kontrola po zabiegu), co jest dodatkowo płatne i w jakich widełkach, gdy okaże się, że trzeba usunąć więcej zębów albo wykonać badanie histopatologiczne.

Właściciel jest w pracy albo za granicą, a psa przywozi pet sitter. Kot fundacji przyjeżdża z domem tymczasowym. Szczenięta na szczepienie przywozi hodowca, ale jedno już ma nowego właściciela. Osoba przy ladzie nie jest wtedy posiadaczem zwierzęcia, więc jej podpis pod zgodą na zabieg jest wątpliwy.

Rozwiązanie z podpiszmy: zgodę wysyłasz właścicielowi, który podpisuje ją na telefonie tam, gdzie jest. Jeśli zwierzę ma być potem odebrane przez inną osobę, właściciel podpisuje też krótkie upoważnienie wskazujące tę osobę z imienia i nazwiska. Przy fundacji podpisuje osoba uprawniona do jej reprezentowania albo wolontariusz z pełnomocnictwem (zasady opisujemy na stronie podpis elektroniczny dla fundacji).

Włącz kod SMS na numer z karty klienta. Gdy link otworzy ktoś inny niż właściciel, bez kodu nie podpisze.

Najtrudniejsze momenty to te, gdy plan się zmienia. Przy hospitalizacji właściciel akceptuje koszt doby pobytu i zasady odwiedzin, ale po trzech dniach leczenie się przedłuża. Przy zabiegu lekarz znajduje drugi guz albo ciało obce i trzeba zdecydować od razu.

• Przedłużenie hospitalizacji: wysyłasz aneks z nowym szacunkiem kosztów, właściciel podpisuje go z domu.
• Decyzja w trakcie zabiegu: nie czekaj na podpis. Zadzwoń, zanotuj rozmowę w dokumentacji lecznicy (godzina, kto rozmawiał, na co wyrażono zgodę). Po zabiegu możesz wysłać właścicielowi potwierdzenie rozszerzenia zakresu do podpisu, co zamyka temat przy rozliczeniu.
• Zgoda z góry: w zgodzie na zabieg planowy możesz przewidzieć, do jakiej kwoty lub w jakim zakresie lekarz rozszerza zabieg bez telefonu. Właściciel wybiera to świadomie, zanim zwierzę trafi na stół.

Lecznica obsługująca zwierzęta gospodarskie albo konie pracuje w terenie: gospodarstwo jest 40 kilometrów dalej, a rolnik ma czas wieczorem. Umowę o stałą opiekę weterynaryjną (zakres wizyt, dyżury, rozliczenie za dojazd, zasady wzywania w nocy) podpisujecie przez link. Aneks z nowym cennikiem trafia do wszystkich gospodarstw masową wysyłką, każde podpisuje własny egzemplarz.

Uczciwie o granicach: dokumentacji leczenia zwierząt gospodarskich, recept weterynaryjnych i dokumentów przekazywanych inspekcji weterynaryjnej nie prowadzimy. Te dokumenty lecznica wystawia według przepisów weterynaryjnych i w swoim systemie. Podpiszmy służy do umów, zgód, upoważnień i aneksów.

RODO w lecznicy dotyczy danych właściciela (imię, adres, telefon), a nie danych o zdrowiu zwierzęcia. Historia choroby psa nie jest daną o zdrowiu w rozumieniu art. 9 RODO, ale dane właściciela w karcie pacjenta już są danymi osobowymi.

1. Szablony zgód: osobny PDF dla kastracji, stomatologii, zabiegów chirurgicznych i badań w sedacji.
2. Wysyłka po kwalifikacji: lekarz ustala termin, recepcja wysyła zgodę z kosztorysem, właściciel podpisuje na telefonie.
3. Kod SMS lub weryfikacja tożsamości: gdy zwierzę przywozi ktoś inny albo zabieg jest kosztowny.
4. Plan Team: kilku lekarzy i recepcja widzą wspólne dokumenty i wiedzą, czy zgoda na jutrzejszy zabieg jest już podpisana.
5. Karta Podpisów: PDF ze znacznikami czasu dołączasz do karty pacjenta w programie lecznicy.

Jeśli lecznica ma własny system do zapisów i chce wysyłać zgody automatycznie po umówieniu zabiegu, w planach Business i Team jest API i webhooki (opis: podpis elektroniczny przez API).