Podpis elektroniczny w firmie energetycznej: sprzedaż energii, grunty pod sieć i odbiory prac

Art. 5 ust. 2 Prawa energetycznego wylicza, co musi zawierać umowa sprzedaży: miejsce dostarczenia i ilość energii w okresach umownych, cenę lub grupę taryfową i warunki ich zmiany, sposób rozliczeń, bonifikaty za niedotrzymanie standardów obsługi, odpowiedzialność stron, okres obowiązywania i warunki rozwiązania. Formy szczególnej przepis nie wymaga, więc umowę z klientem biznesowym podpiszesz przez link.

Przy zmianie sprzedawcy liczy się pełnomocnictwo. Odbiorca końcowy może wypowiedzieć umowę na czas nieoznaczony bez kosztów, składając oświadczenie o wypowiedzeniu (art. 4j ust. 3), a przy umowie na czas oznaczony obowiązują zasady z ust. 3a. Nowy sprzedawca zwykle działa na podstawie pełnomocnictwa: wypowiada umowę za klienta, zgłasza zmianę i zawiera umowę dystrybucyjną z operatorem. Pełnomocnictwo, umowę sprzedaży i zgody RODO wysyłasz jednym PDF-em, który klient podpisuje w czasie rozmowy z handlowcem.

Umowy z konsumentami zawierane na odległość i poza lokalem firmy podlegają ustawie o prawach konsumenta, łącznie z prawem odstąpienia. Opisujemy tu głównie klientów firmowych, bo tam podpis przez link skraca negocjacje najbardziej.

Firma, która buduje albo modernizuje linię, rozmawia z dziesiątkami właścicieli działek. Część dokumentów można zebrać przez link, część nie.

• Online: zgoda na wejście na teren w celu pomiarów, przeglądu albo usunięcia awarii, protokół szkód w uprawach i ugoda o odszkodowaniu za zniszczone plony, list intencyjny przed negocjacjami służebności, protokół z oględzin.
• U notariusza: służebność przesyłu (art. 305(1) KC) jest ograniczonym prawem rzeczowym. Oświadczenie właściciela, który ją ustanawia, wymaga formy aktu notarialnego (art. 245 § 2 KC).
• Na papierze lub z podpisem kwalifikowanym: dzierżawa gruntu pod farmę na kilkanaście albo kilkadziesiąt lat. Bez formy pisemnej umowa staje się umową na czas nieoznaczony i można ją wypowiedzieć, co dla projektu z finansowaniem bankowym jest nie do przyjęcia.

Dla rolników, od których dzierżawicie ziemię, przygotowaliśmy osobną stronę o umowach rolniczych online.

1. Pakiet klienta biznesowego: umowa kompleksowa, pełnomocnictwo do zmiany sprzedawcy, lista punktów poboru energii i zgody w jednym PDF do 6 MB. Przy wielu lokalizacjach klienta do umowy podpisuje kilku członków zarządu w ustalonej kolejności.
2. Kod SMS lub weryfikacja tożsamości: przy sprzedaży telefonicznej włącz kod SMS, a gdy podpisuje osoba, której umocowania nie znasz, weryfikację tożsamości zdjęciem dowodu. Wtedy dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego.
3. Masowa wysyłka do właścicieli działek: ten sam wzór zgody na wejście na teren wysyłasz do wszystkich właścicieli na trasie linii. Każdy podpisuje własny egzemplarz.
4. Kolejność na protokole odbioru: kierownik robót podwykonawcy, inspektor nadzoru, przedstawiciel inwestora. Link wędruje dalej sam.
5. API: sprzedawca z własnym CRM i billingiem wysyła umowy przez API, a webhook informuje system o podpisaniu.

• Wnioski do URE, zgłoszenia do operatora w jego portalu, dokumenty w postępowaniach administracyjnych: składasz je w systemach, które wymagają podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego albo własnego logowania.
• Polecenia pisemne na pracę przy urządzeniach energetycznych: to dokument wewnętrzny organizacji pracy. Jeśli prowadzisz je w wewnętrznym systemie, zostań przy nim. Podpisem przez link możesz dokumentować zapoznanie pracowników z instrukcjami, podobnie jak karty szkolenia BHP.
• Klient twierdzi, że nie zlecał zmiany sprzedawcy: Karta Podpisów z kodem SMS, adresem IP i czasem podpisu pokazuje, kto i kiedy podpisał pełnomocnictwo.
• Właściciel działki odmawia wejścia ekipy: odrzucenie zgody z uzasadnieniem trafia do Ciebie, zanim brygada wyjedzie.