Darmowe narzędzia do podpisu PDF i alternatywa: DocuSeal, Acrobat Reader i obieg z audytem

DocuSeal to narzędzie do podpisywania dokumentów z kodem źródłowym udostępnionym na GitHubie. Według repozytorium projekt jest objęty licencją AGPLv3 z dodatkowymi warunkami na podstawie jej sekcji 7(b), opisanymi w osobnym pliku. Wersję open source uruchamiasz samodzielnie, np. jako kontener Docker na własnym serwerze. Ma kreator pól w PDF (podpis, data, pole wyboru, załącznik i inne), wielu podpisujących, powiadomienia e-mail przez własny serwer SMTP i weryfikację podpisu PDF.

DocuSeal ma też wersję hostowaną: chmurę docuseal.com oraz docuseal.eu z serwerami w Dublinie. Według cennika (stan na wrzesień 2026) plan Basic w chmurze jest bezpłatny, a plan Pro kosztuje 20 USD za użytkownika miesięcznie. W Pro są m.in. przypomnienia, dwuetapowe potwierdzenie numerem telefonu przez SMS, weryfikacja tożsamości płatna za każdą weryfikację, masowa wysyłka z arkusza, webhooki i API rozliczane za podpisany dokument.

Pamiętaj, że „darmowy” self-hosting nie jest bezkosztowy: płacisz za serwer, kopie zapasowe, aktualizacje bezpieczeństwa, konfigurację poczty i czas osoby, która to utrzymuje. Za bezpieczeństwo danych Twoich kontrahentów odpowiadasz wtedy Ty.

Adobe udostępnia bezpłatnie funkcję Wypełnij i podpisz w Acrobat Reader oraz w wersji online (po zalogowaniu, bez subskrypcji). Podpis wpisujesz, rysujesz albo importujesz jako obraz i umieszczasz w dokumencie. Podobnie działa podgląd PDF w wielu systemach i przeglądarkach.

To wygodne, gdy sam podpisujesz dokument i odsyłasz go e-mailem: oświadczenie, potwierdzenie odbioru, formularz od kontrahenta. Taki plik nie zawiera jednak informacji, kto i kiedy naprawdę złożył podpis, i nie chroni treści przed późniejszą zmianą. Więcej o możliwościach Adobe: podpis elektroniczny w Adobe.

Obie formy mogą być podpisem elektronicznym w rozumieniu eIDAS, ale różnią się siłą dowodową. Podpis zaawansowany musi spełniać wymogi z art. 26 eIDAS: być jednoznacznie przyporządkowany podpisującemu, umożliwiać ustalenie jego tożsamości, być złożony przy użyciu danych, nad którymi podpisujący ma kontrolę, i być powiązany z danymi tak, że każda późniejsza zmiana jest rozpoznawalna. Wklejony obraz tych wymogów nie spełnia. Szerzej: ślad audytowy, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Zgodnie z art. 25 ust. 1 eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną albo nie jest kwalifikowany. Dotyczy to także obrazka w PDF. Umowa zawarta w ten sposób może zachować formę dokumentową (art. 77(2) KC), o ile da się ustalić osobę, która złożyła oświadczenie. I tu leży problem: przy samym obrazku ustalenie tej osoby opiera się tylko na tym, kto wysłał e-mail.

Tam, gdzie ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, nie wystarczy ani obrazek, ani podpis SES lub AdES z żadnego narzędzia: potrzebny jest podpis odręczny albo kwalifikowany (art. 78(1) KC). Dla spraw urzędowych obywatel ma bezpłatny podpis zaufany; różnice opisujemy na stronie podpis zaufany a kwalifikowany. Pełny obraz: moc prawna.

• Sam podpisujesz formularz od kontrahenta i odsyłasz go e-mailem: Wypełnij i podpisz w Acrobat Reader zwykle wystarczy.
• Masz zespół IT i chcesz trzymać dokumenty na własnym serwerze: DocuSeal open source daje taką możliwość, na Twoją odpowiedzialność za utrzymanie.
• Druga strona ma wypełniać pola w PDF: DocuSeal ma kreator pól. My nie mamy pól do wypełniania.
• Potrzebujesz dowodu, kto podpisał, po polsku i bez własnej infrastruktury: w podpiszmy.pl wgrywasz PDF (do 6 MB), dodajesz do 15 sygnatariuszy, opcjonalnie kolejność, kod SMS lub weryfikację tożsamości ze zdjęciem dowodu. Po podpisaniu każdy dostaje PDF z Kartą Podpisów, a przy silnej identyfikacji wszystkich dokument ma poziom AdES.

Zobacz też podpis elektroniczny za darmo, podpisz PDF online i przewodnik po platformach.